第一百五十七節 倉庫管理與庫存
黛西點頭答應說：“老板，我們會的。現在我想跟你談一下降低庫存、提高庫存周轉率的工作思路。有些想法還不是很成熟，需要向老板你再溝通一下。”
張帆聽了哈哈大笑：“黛西，過分的謙虛可就是驕傲了啊！你是我們公司物流管理方麵的專家，如果連你都吃不準，我們就更不敢說話了。你說說看，我們一起討論、討論。”
黛西整理了一下思路，有條不紊地說：“我認為要降低庫存，首先要好好地管理庫存，這些工作要從倉庫管理開始。物流係統的管理結果，無論好壞，都會體現在倉庫裏。在大家眼中，倉庫自古以來就是一個‘藏汙納垢’的地方。”
“提到倉庫，我發現一個非常奇怪的現象。從理論上來說，一家公司的庫存水平跟倉庫麵積的大小應該沒有必然聯係的。但是我拜訪過的供應商，無論他們的倉庫有多大，都會堆滿了物料，真是應了那句話‘倉庫有多大，庫存就有多大’。黛西，你怎麽解釋這種現象？”戴比饒有興趣地問道。
“你說的這個現象，讓我想起來我剛畢業的那個時候，跟一位同學共租了一間單間。兩個女孩子的東西把宿舍塞得滿滿的，總覺得空間不夠用，當時我心裏在想：要是一個人一個單間，地方肯定夠用了。後來我買了自己的房子，跟我老公兩個人住在兩室兩廳裏發現空間同樣不夠用！我們根本就不知道哪來的這麽多東西。我老公曾經跟我檢討過這個問題：我們自從搬入新房子之後，空間變大了，東西就會隨便買、買了就會隨便放……過了一段時間之後家裏到處都是東西，不管是常用的、不常用的，該買的、不該買的，反正到最後房子顯得越來越小了，我不得不再次抱怨空間不夠用了。”黛西感慨地說。
張帆微微一笑：“這的確是一個心理問題。庫存可以給大家一種安全的感覺，再加上如果倉庫有足夠地方的話，采購員肯定會想著多買一些原材料、計劃員肯定想著多生產一些成品、銷售部門也沒有那麽迫切的要求客戶提貨了……每個人都覺得倉庫的地方是足夠的，反正有地方放。所以就會出現‘倉庫有多大，庫存就有多高’這種怪圈，每家公司的倉庫永遠沒有空下來的時候。”
“那麽，如果把倉庫的麵積逐步縮小，是不是就會把該暴露的問題都暴露了出來？”戴比突然間想到了一個主意。
張帆回答說：“這個主意和逐步降低公司庫存是一個道理。庫存少了，它所掩蓋的問題就會暴露出來，迫使相關部門著力去解決；倉庫的空間小了，就有可能出現爆倉的情況，大家才會再次重視公司的庫存水平。就像這一次，如果不是你們預計到倉庫的空間不夠用的話，永遠沒有人會想到我們的庫存水平到底是高了，還是低了。”
“其實在倉庫管理方麵，還有一種怪圈，那就是倉庫的麵積越大，生產線物料短缺的情況反而更嚴重。”黛西漫不經心地提到。
“怎麽可能呢？理論上，倉庫越大，可放得下的物料越多，越不可能出現物料短缺的現象才對呀？”戴比感覺很不可思議。
“哈哈，我覺得黛西說的這種怪圈很好理解。倉庫越大，庫存物料數據的準確性越難保證。結果，庫存數據的混亂會導致物料需求計劃出問題，最終的結果就是要用的物料沒找到，不要用的物料一大堆。生產線因為缺料，造成的停線越來越多；因為生產停線了，庫存就會越變越大；因為庫存太多，物料管理不善，造成缺料的情況越來越多……如此往複下去，造成了一個惡性循環，庫存就會越演越烈地快速膨脹。”張帆回答說。
“看來倉庫管理對於公司的正常運營非常重要啊！那麽，我們要從哪些方麵著手才能把倉庫的管理做好？”戴比問道。
黛西回答說：“我覺得倉庫管理的首要任務是，要搞清楚我們庫存到底有多少東西？導致重複采購、呆滯物料過多，或者因缺料被迫停線的根本原因就是倉庫賬物不符，對倉庫管理來說這是一個非常致命的問題。我們做齒輪減速箱的，不管是齒輪箱體、齒輪、齒輪軸等等大件，還是缺螺絲、墊片、螺母等等標準件，隻要在生產需要的時候沒找到相應的物料，就會造成生產計劃延誤。”
“那麽，是什麽原因造成倉庫賬物不符的呢？”戴比繼續問道。
黛西笑著回答說：“這個原因嘛？可以說是千奇百怪、五花八門的。比如說，產品在係統上的物料清單（BOM）設定得不準；生產部、供應商或者客戶臨時拿走了物料，沒有在係統上做帳；物料已經放入倉庫了，倉管員還沒有來得及做帳；或者已經把帳做完了，物料卻沒有及時地放進倉庫裏，時間一長物料就不知道跑到哪裏去了；有可能倉管員做帳時把帳做錯了；有可能來料短缺或者多送了；有可能物料放錯地方了；有可能物料損壞了實物已經處理掉了，還沒來得及在係統上報廢；有可能東西比較小被員工‘順手牽羊’拿回家裏去了……有些原因你連聽都沒聽說過的，比如說東西太輕被風吹走了……哈哈！”
“聽得我頭都大了！有這麽多莫名其妙的原因，倉庫管理人員怎麽樣才能保證做到賬物一致呢？”戴比又問道。
黛西回答說：“對於已經發現的原因，當然要有針對性地製定對策防止問題的再次發生。比如說，針對產品物料清單在係統上設定得不準的問題，常規的做法就是把相關的物料清單定期打印出來，由相關的生產工程師、采購員、計劃員對經常發生庫存差異的物料進行一一確認。而對整體庫存數量準確性的提高，循環盤點可能是目前大家認為最為行之有效的辦法了。”
“什麽叫做循環盤點？”戴比繼續問道。
黛西解釋說，循環盤點法是將倉庫裏的物料逐區、逐類、分批、分期、分庫地進行連續盤點，或者在某些物料達到最低存量時，馬上安排人員進行盤點。倉庫管理人員對各自所管的倉庫物料品種，按月、按季進行有計劃、有重點地進行清查盤點。這種方法可以將年度集中清查盤點的繁重工作，有節奏地分散到平時進行，既不妨礙倉庫物料正常收發工作的進行，又能充分利用倉庫管理人員的作業間隙。
另外，循環盤點法盤點時不必關閉工廠與倉庫，可減少因生產線停工而造成的損失。但是必須有專業盤點人員常年劃分物料類別，利用豐富的經驗進行連續盤點。一般實施循環盤點法的程序是：每日任意地抽出某類物料進行盤點，在一個月內盤點到全部的物料；盤點出抽出來的物料實際的庫存數量；把庫存實數和電腦裏的數據對照，找出差異；最後還要把電腦裏的數據和倉庫裏的實物進行對照，若有差異就要追究其原因。
張帆也來了興趣，他笑著問：“黛西，如果你們在循環盤點的過程中，發現有盤點差異，一般你打算怎麽處理？”
“理論上要逐層審批，然後調整庫存，讓倉庫做到賬務一致。”黛西不假思索地回答說。
“可是你有沒有發現？如果你先把帳調平了，所麵就沒有人會真正地關注差異的來源了。既然找不到差異來源，這個差異有可能還會再發生，你怎麽看待這個問題？”張帆笑著問。
“從我的角度來看，調賬是第一步，然後再考慮追查差異產生的原因是什麽。我可以把這個問題、相關責任人先記錄下來，事後跟蹤。因為隨著時間的推移，賬務差異所造成的影響會越來越大，包括物料需求計劃、采購計劃、生產計劃等等。”黛西坦率地說。
“倉庫除了要求做到賬物一致以外，還有什麽關鍵點嗎？”戴比接著問。
黛西說：“大家都聽說過先進先出吧？先進先出原則指在庫存管理中，按照物料入庫的時間順序整理好，在出庫時按照‘先入庫的物料先出庫’的原則進行操作。因為物品都是有一定保質期的，如果不按照這原則，可能造成很多物料過期。但是在操作過程中，最重要的一點是如何進行物品存放規劃，使管理人員能夠很清楚、方便的找到不同時期的物品。我們倉庫的管理人員要定期去抽查，確認有沒有做到先進先出。”
黛西接著說，倉庫的收貨流程非常關鍵。倉庫管理人員要檢查供應商送來物料的數量、品種、交貨時間是否正確；包裝方式、標識是否正確；如果是提早交貨了，是否得到了采購員、計劃員的一致同意？為了避免庫存的惡性膨脹，早交貨的原物料理論上是不能收貨的。這些動作看似非常簡單，卻對公司的庫存影響非常深遠。當進料檢驗部門確認物料質量合格之後，倉庫管理人員要根據實物的信息錄入係統，做到賬物一致。
同樣的，倉庫的發料、出貨流程也很關鍵。這個流程的基本原則是：手續齊全的物料、產品才能發出去。這些手續有可能是係統產生的撿件單，也有可能是某些部門臨時申請的領料單。在沒有任何手續的情況下，某部門去倉庫要求“借料”的行為是絕對不允許的。因為“借料”在係統上沒有做帳，物料借出去以後就會造成賬物不一致，使用的時候就找不到物料了；而且時間一長，到底是誰的責任也分不清楚了。