時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結為，把時間花在那些不是必須做的事情之上。正確的做法則是找出最重要的一件事，然後去做，也就是說“最重要的事情要先做”。
在一次時間管理課上，教授在桌子上放了一個玻璃缸，然後又從桌子下麵拿出一些鵝卵石。
教授把鵝卵石一一放進玻璃缸中，直到放不下為止，然後問：“玻璃缸滿了沒有?”
學生都回答說：“滿了。”
“是這樣嗎?”教授又從桌子底下拿出一袋小石子，把小石子倒入玻璃缸裏，晃一晃，又放進去了一些。
教授笑著又問：“這回玻璃缸滿了沒有?”
這回學生不敢回答得太快了。“可能還沒滿?”有的同學遲疑地說。教授又拿出一袋砂子，慢慢晃著倒進去了。“這回呢?”教授又笑著問。“沒有滿!”全班同學異口同聲地回答。
“很好!”稱讚完了以後，教授從桌底下拿出一大瓶水，把水倒進看起來已經被鵝卵石、小石子、砂子填滿的玻璃缸。
教授問：“從這件事上你們悟到了什麽?”
一個學生回答：“無論我們怎麽忙，行程排的多滿，如果再擠一下的話，還是可以再做很多事的。”
"你說的很好，”教授微笑說，“但是我想告訴你們的是，另外一個更為重要的信息。”
說到這裏，教授故意停頓，用眼睛向全班同學掃了一遍說：“我想告訴各位是，如果你不先將大的鵝卵石放進玻璃缸裏去，以後可能永遠沒有機會再把它們放進去了。各位有沒有想過，什麽是你生命中的鵝卵石?”
人生短暫，能做的事其實真的很有限。要把有限的時間用到對於自己最有意義的最重要的事情上去。
生活是複雜的。每個人都有喜怒哀樂，都有親朋好友，都忍受著無窮的瑣事幹擾。完全避免這些是不現實的，但是，一個想幹事業的人必須分清事情的主次，為自己去做最重要的事留下充足的時間和最多的精力。否則，你就是一個不能駕馭時間的人，並會因此而使自己的夢想成為泡影。
建議每一位有心人都能製訂一份自己在一段時間裏的詳盡工作計劃，並在每天結束前精確地安排明天的工作，同時還要製訂一份科學的休息時間表，從而保證自己始終精力充沛地從事最有意義的工作。
一般來說，我們可以根據重要性來定優先次序，而以緊急性作為次要但也是重要的考慮因素。標先後次序的時候要考慮兩個因素：緊急性和時間效益率。
時間效益率隻是一種評估方式，使我們認識到某一件工作雖然沒有另一件工作重要，也沒有緊急性，但是做這件工作獲益很大，所用的時間也不多，仍然有很好的理由先辦好它。例如，你一天最重要的工作是擬定一項報告，需要花大半天的時間，但是你還有一些可以分給別人去做的小事，那麽在你開始草擬你的報告之前，用幾分鍾的時間把這些小事分配下去，被分配到的人就會有更多的時間去做了。
每天都有無數的事情等待著我們去處理，而且有許多事情看起來還顯得非常緊急，比如響個不停的電話，下一個小時的某個會議，給某個客戶的回信等等。陷入事務性的圈子，把我們變得忙忙碌碌的情景看來是必須而且是可以理解的，但是實際情況並非如此。每個人一天所做的事情，至少有80%是並不重要的。
什麽事是必須做的?這是時間管理的第一個關鍵問題。時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結為，把時間花在那些不是必須做的事情之上。正確的做法則是找出最重要的一件事，然後去做，也就是說“最重要的事情要先做”。
許多時候，迫於壓力，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著更深遠的影響。剛開始，我們仍然知道重視事情的重要程度，先做那些"緊急且重要的”,但慢慢地，我們常不由自主地轉而去做那些“緊急但不重要的事”。
真正的高效能人士都是明白輕重緩急的道理的，他們在處理一年或一個月、一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來安排自己的時間。
一開始時心中就懷有最終目標，能幫助我們很快地確定事情的重要性，它是讓我們做正確的事的重要保障。這個“最終目標”會時刻提醒我們，這件事雖然緊急，卻並不重要，那件事雖然看起來還可以拖延，但它卻有助於我們向目標更快地邁進。
在生活中總會聽到這樣的感歎，如“我現在沒有時間”、“我最近很忙”之類的話。的確，我們現在的生活比以前好多了，但是，真正清閑的人卻越來越少了。每個人都好像有永遠幹不完的工作、忙不完的事情，無論是上班還是休息都感覺身心疲憊。
加班，似乎成了很多上班族的正常生活。由於社會的競爭激烈，人們好像沒有閑下來的時候，每天總是早出晚歸，而且還總是不停地感歎：“今天太忙了，還有好多事都沒有做呢!"
既然這樣，我們就應該給予合理安排時間以應有的重視。
那麽，我們又該如何學習合理安排自己的時間呢?為時間做預算、做規劃，是管理時間的重要戰略，是時間運算的第一步。成功目標是管理時間的先導和根據。你要以明確的目標為軸心，對自己的一生做出規劃並排出完成目標的期限。
(1)確定自己的工作範圍
有的人整天非常忙碌，但他所做的事情大部分都不是份內之事。也正是由於他無原則的接受工作，使得每個人都認為什麽工作都可以交給他做。在這樣的情況下，他不想加班，不想忙碌的確是太難了。所以，我們一定要明確自己的做事範圍，而非毫無原則的接受和幫助別人工作。
(2)別人能做的就交給別人做
如果有些事情你可以交給別人去做的話，那麽你就應毫不猶豫地交給別人。隻有在自己必須處理的事情時，再自己處理，而且在處理的時候還要盡量提高效率。
(3)辦公室不能過於舒適
在辦公室放上一盆植物或一張照片能夠讓你舒緩工作的壓力，但是把辦公室照著家來布置卻是得不償失的。下班後，你不應該把工作帶到家裏，但是，也不要把工作場所當成自己的家。否則，你很快就會模糊上班與下班的界限，跟家人相處的時間也將逐漸減少。