寫一個新聞發布稿的目的是，可以在媒體獲得盡可能多的曝光。
為此，你的新聞發布稿必須從頭到尾都非常吸引人。記住，編輯總是收到比實際需要多得多的新聞稿。這不僅意味著，你的稿子如果想要被選上的話，要非常優秀。而且，意味著你費了很大工夫才完成的稿子可能隻會得到不到10秒的審查時間。
即使你的稿子通過了初審，也不可能全被使用。大多數情況下，你可以期待的最好情況是稿子的前三或四段會被發表，後部分稿子會被編輯修改後才發表。
讀者群
你的新聞發布稿的真正讀者並不是報紙的讀者——或者電視廣播的觀眾——而是這些媒體的編輯。在大多數情況下，即使你的稿子被用了，在發布之前也是被改過，編輯或刪節過的。
所以你最典型的讀者群需由刊載有你的新聞故事的媒體來決定。
記住，你的新聞故事所出現的媒體可能不止一家。確保你谘詢過“媒體指南”，後者會為你提供詳細的聯係方法和不同類別媒體目錄。我們可以推薦的優秀的媒體名單是由倫敦的PIMS組織提供的。你可以購買單本或者訂閱它。
你應該知道的關於你的貨物和/或服務的信息
要想寫出一個有意思的報道，你必須了解新聞的角度並充分懂得你的產品和服務。
最重要的是，你必須確保你的稿子在一開始就展示了你的產品的新聞性。第一段必須有對報道的概要介紹,而接下來的段落則詳細深入介紹但不能跑題。
保持稿子簡短。這篇稿子不能超過一張A4紙。
另外，稿子必須用雙倍或15倍行距。這樣，你的編輯或副編輯可以直接在稿子上修改，然後交出版。
你的稿子必須盡可能嚴肅，以事實為依據，以清楚的題目涵蓋全文。不要試圖使用你在報紙和雜誌上看到的醒目的標題，因為你認為有趣的東西不一定符合編輯的口味。即使符合，像格儒喬·馬可斯這樣的編輯更願意將有趣的文字留給自己。
你還必須為稿子標上日期。一些作者，包括我自己，喜歡在稿子的開頭標上“立即發布”的字樣，但是這隻是一個選擇。如果你的稿子有很高的時間性，那麽,你最好在稿子上標明一個時間的期限（比如稿子是關於一個上市公司在股票市場上的價格等等）。但是如果稿子沒有時間性，那麽,標上時間期限則可能顯得不實事求是。
我的建議是，你的稿子必須保持在6段之內，而這些段落必須有以下的功能。
1一個簡短，清楚和令人興奮的對你的新聞故事的概括。同時，不要在稿子的開端出現“THE”，試著用一個更具活力的開頭。
2在故事的第一段，加入讀者可能想要知道的信息。
3第二段，加入讀者感興趣的其他信息。
4提供你的故事的背景。
5加入故事中涉及的人的話語。如果必要，你可以對真實的話語進行編寫，但是必須首先和本人確認談話的內容。
6結論。一個好辦法是在此提出對未來可能性的一些建議。
在稿子的結尾標上“結尾”兩個字。這樣，編輯知道後麵沒有其他的文字了。
最後，確保你在稿子上留下了聯係人的名字和電話號碼，這樣編輯和記者可以為進一步的信息和你聯係。例文
立即發布1876年3月7日
重要的新交流設備獲得專利
一個蘇格蘭裔美國籍的講演專家亞曆山大·格漢姆·貝爾今天在波士頓為一個可以對人類交流方式產生革命性影響的設備申請了專利。
這個設備叫做“電話”，來自希臘語。TELE意思是遠,而PHONE意思是聲音。電話可以讓人們在離得很遠的情況下和對方說話。這種發明產生了一種可能性，即有一天，你可以和全球的任何角落的人通話。
貝爾和他的家人在1870年移民到美國時，是一位聾啞學生的教師。作為這一行業中的佼佼者，他已經從事了好幾年用電來傳遞聲音的衝擊感覺的研究。他一直相信，一個讓人們可以和遠距離的人通話的設備是會產生的。但是他隻是在最近幾年，才將他的夢想變成現實。
電話的原理是當一個人的聲音進入電流時，用一個電報機放在一個電阻上來轉換為空氣壓力中的振動。這種變動的電流通過電線傳達到接受人的一端，通過電磁和另一個電報機，根據電磁流的振動被轉換為聲音。
作為一個謙虛的人，貝爾不願意自己的話被引用。但是他的助手托馬斯·華生說:“這個發明是我們離開諾亞方舟以來，最偉大的發明。我相信，有一天全人類可以像兄弟一樣使用電話來交流，雖然這一天不一定在我有生之年出現。”
民眾和很多商業機構對電話表現出相當的興趣。一個可能性是建立電話“交換站”，這樣可以在不用每個人有一條電話線的前提下，讓不同的人互相打電話。這個想法好像可以讓華生的預測變成現實。