聯想記憶雖然方便，但還有一個比它更強大的功能。

那就是能夠瞬間完成郵件文本輸入的“文本登錄”功能。

如果你需要經常發送內容重複的郵件，可以將這封郵件的文本內容全部記錄下來，這樣在下次需要發送這個郵件時，就能夠瞬間將文本內容複製出來。

比如，給顧客發送合同時的郵件，公司內部發送會議通知的郵件等，隻要是需要長期多次發送的郵件，都可以使用文本登錄的功能將其記錄下來。

大家隻要親自嚐試一下就會知道這個方法有多麽方便。

接下來我就為大家介紹具體的方法。

Gmail

在Gmail之中有一個“郵件模板”的功能。

隻需要在發送郵件之前將郵件的文本內容登錄為模板即可，非常簡單。當下次寫郵件時隻需要一瞬間就能將登錄好的模板調用出來。

●“文本登錄”功能的使用方法（Gmail）

我平時就經常使用Gmail。

對自己登錄了多少模板進行確認後，我發現到目前為止我登錄了33個回信模板。

利用這些模板，可以極大地提高我回信的效率。

Outlook

習慣使用微軟Outlook的人也請放心，Outlook也有同樣的功能。

在Outlook之中有一個叫作“Quick Parts”的功能，使用這個功能就能登錄文本並在必要時調用出來。

設定Quick Parts的方法非常簡單。

請參見下圖。

●“文本登錄”功能的使用方法（Outlook）

對於不熟悉的人來說，一開始可能會花費一些時間，但隻要有5分鍾就足夠登錄許多常用的文本。

大家不妨嚐試一下上述方法，一定能夠極大地提高你寫郵件的效率。

首先請試著登錄10個左右的常用文本。可以查閱一下最近一兩周你發送的郵件，如果裏麵有需要定期發送的郵件，就立即登錄上去。

“會議通知郵件”“金額估算郵件”“預約確認郵件”“感謝郵件”……隻要下意識地尋找，一定能找到許多類似的郵件。

據說一名商務人士每天要平均發送12～13封郵件。而寫一封郵件平均花費的時間為6分鍾。

這樣計算的話，每天我們花在寫郵件上的時間就超過1個小時。

也就是說，隻要充分利用“文本登錄”的功能，就可以每天多節省1個小時的時間。

為了提高效率，我們可以有很多方法。

Point

隻要充分利用“文本登錄”的功能，每天就能多節省1個小時的時間。