舉行會議前如果不確定唯一聯絡人，會議多半會開得很麻煩，舉辦者和參加者都會很累。
不確定唯一聯絡人，會議舉行的準確時間和詳細內容就可能因為聯絡人不同而有差錯或遺漏，造成信息誤傳。也可能因不同的聯絡人發布通知的時間不同而導致與會者不能及時到場。比如兩個公司開會，甲聯絡人告訴自己公司的人在某禮堂開會，而乙聯絡人告訴自己公司的人會議舉辦地點在另一個地方。如果事實上甲是錯的，那麽就不如由乙來通知甲公司的人。
舉行會議不應到處指定聯絡人，這是會議組織者對與會者應有的責任與禮貌。
溫馨提示：
□舉行會議前，應確定好唯一的聯絡人。
□傳達會議通知時，應避免請別人代為傳達。
□傳達會議通知時，應保證信息真實、準確、及時。