親愛的朋友：
讓我來告訴你如何更有效率地支配時間：
管理者日理萬機，天天都要埋頭於紛繁雜亂的事務堆中。時間是個常數，對任何人都是公正的，無非是兩種，即可控時間、不可控時間。善於規劃時間的主管，可控時間會增多，工作效率高、成就大。因此，特別應講究時間的使用效率，花一分時間就要有，—分收獲。如果—位管理者能認真分析一下他對時間的支配記錄，他就會發現，他把很多時間花在·了相對來說並不重要的事情上，許多工作本可由下級去做，根本沒有必要親自處理。美國麻省理工學院的摩文為了掌握企業管理人員的時間利用問題，曾花了六年時間對300名經理及管理人員進行調查，發現多數成功的經理都有兩條共同之處：—是精於安排自己的時間，二是善於限定自己的工作範圍。
可見，能否有效地支配時間，提高時間的利用率，是衡量一個企業領導者素質的重要標準。如果——個管理者陷入一般事務中，由於他隻是增加時間的使用數量，沒有提高時間的使用質量，不僅使管理具體事務的人無所適從，他自己也忙忙碌碌，收效甚微。
那麽，怎樣才能有效支配時間呢?成功人士總結的經驗是：
(1)精心做出計劃
為了規劃時間，在一天開始的時候，就列好一張表，把你那一天中要做的事都列出來，把你首先要做的事用紅筆畫出來，用綠色的筆把你接著做的劃出來，而用藍色的筆把那些可以留待明天再做的劃出來。你可以根據情況另外製定一個計劃體係，但是，你必須要有一個計劃體係，否則，你不會知道什麽已經做完了，什麽還沒有做。把你作過標記的表裝訂存檔，以便放在你手邊隨時查閱。
如果一個經理的工作充斥著打岔的事，就意味著他的時間被分割得支離破碎，他和別人之間的交流總是很簡捷，而要做的事情是各種各樣、無奇不有。換言之，你不會有長時間的、可預見的、不被打岔的整段的時間。所以應該格外注意一下你是不是做了許多救火的工作，這意味著你總是忙於應付危機，而不能完成你那些計劃好了要做的工作。如果情況確實如此，那麽你就得安排一下時間，試著盡量避免發生這些危機。這麽做，也許包括要了解一下事情的模式，何時、何地、何人?這些問題是不是總和同一個人有關?原因是什麽?你也許該和那些相關的人士開個會，幫助他們控製一下情緒，以避免出現危機。
(2)找出浪費時間的原因
即使那些最忙、備受時間壓力的人也會浪費許多時間。他們並非故意如此，多數情況下是完全沒有意識到這一問題。多年來已經養成的工作模式，其中有很多陋習，隨時在吞噬著你的時間：你的辦公桌缺乏條理，要找一份文件就花費了數分鍾；你和一位同事不期而遇，扯了許多無聊的廢話；你把三分之一的時間用於各種會議，但有些會議卻沒有什麽價值；你對一件難辦而義不得不辦的事情優柔寡斷，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要約會一位重要人物，但對方不守時讓你白等了20分鍾；你正專注於某項工作被突然來訪者打斷，再集中起精神返回原來的思路又用了十幾分鍾，或者，你花費很多時間去處理瑣事……
如果你正存在這類問題，而你又希望提高工作效率，那麽，不要讓懶於改變現狀的惰性控製你，立即著手改變你的工作習慣。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相當長的時間裏利用它，隻要按具體日程做細微改變就可以了。這是一項十分有益的工作。
為了更客觀地了解現狀，首先要對你的工作方式、利用時間的模式做一個檢查。如果你能根據自己工作的特點準備一些表格，調查起來就十分簡便了。要把時間調查表放在最方便拿到的地方，隨時記錄，為此安排—周的時間就足夠了。從早晨起床到晚上休息，把所有的行動都絲毫不漏地記錄下來。為了簡化記錄，你也可以隻調查上班的這一段時間。，如果把一天積累的所有事項再回憶起來，就難免會有疏漏。不要遺漏發生的特殊事情，以便於尋找工作的規律性，為以後做工作計劃更為切實可行提供幫助。時間調查表的內容力求客觀準確，分析這些問題才更有價值。
隨著你對工作情況的了解，你自然會對時間利用的方法變得格外重視。把每一項工作所占用你的時間作一個統計，看你在處理問題、進行工作上麵使用了多少時間；在不太重要的工作上花費了多少時間；用於會議的時間有多少，你又用了多少時間在會議的計劃和準備上了；每天處理信件花多少時間；而處理必辦信件又花多少時間；在部下委托給你的工作上又花了多少時間？你是否一到單位就看報紙，而報紙內容又與工作無關?你是否過多地出席了對工作不起任何作用的會議?你是否喜歡跟別人聊聊天，說些沒有必要的話而浪費了彼此的工作時間?你是否把別人能幹的工作都留在自己手中親自處理?接受這樣的一個事實是很重要的，即支離破碎的時間是主管工作的一個方麵，因為你必須要學會處理他們及利用零碎時間完成工作。如果你想等到有一長段時間時才開始一項工作，你也許就得永遠等下去了。
下麵我們來總結下些剝奪你時間的罪魁禍首：
①任務的耽擱拖延。
②不斷的電話(把電話先篩選‘下，盡量隻接——些重要的，而且，如果可能的話，你可以在你精力不濟的那段時間裏回所有要回的電話)，，
③文件的錯置。
④不速之客。
⑤等候來訪者(這段時間你仍可繼續工作，或者找些事情來做，要懂得充分利用這些空檔)。
⑥沒有把工作分派給別人去做。
⑦不必要的文山會海(你要考慮一下你在那些會議中充當什麽角色，然後再決定你是否有參加的必要)。
⑧不必要的通信。
(3)盡量保留較少的文件
一個管理人員必須做的第一件事情，就是去判斷一份文件是否值得保存下來。在作這個決定之前，他必須非常明白，到底哪些文件對他是十分重要的，哪些文件對他未來事業的成功是至關重要的，哪些信息是他在未來赴約時所需要知道的。要解決這些問題，他必須優先考慮而且要慎重考慮他打算在下個星期、下個月或者下個年度要完成什麽指標，而不能隻考慮下個小時或下一天要做些什麽，在這種意義上，你保留了什麽，你就是什麽樣的人。例如如果一個公司中層管理人員被很好地進行了組織安排的話，他桌上保留下來的文件應該比他推出去的文件要少。如果是這樣，就說明他在公司得到重視。他對他應該做哪些工作、有什麽職權知道得清清楚楚。如果他在公司沒有得到很好的組織安排，他就會去做各種工作。他沒有得到公司的重視。他不可能把所有的工作都優先處理。因為如果他對所有的工作都予以同樣優先處理的話，那就等於對所有的工作都沒有予以優先處理。
我覺的應該保存的文件有下麵幾種：
①如果一個管理人員在一件文件中許諾要做什麽事情，那麽就把這份文件保存下來。
②如果一份文件的內容表明在公司的職員或者部門之間可能或者即將會發生某種衝突，那麽就把這份文件保存下來。
③如果一份文件有關一個方案，或者涉及有關未’解決的遺留問題，把它保存下來。
(4)ABC工作法
即先把你要做的事列一張清單，再把最重要、最迫切的事情列入A類，B類次之，C類則一般屬於一些雜務小事。采取ABC工作法，可以使你的工作大大的程序化。采用AJIC工作法時，可先將你一天要幹的工作都列出來，然後清除幾項不重要的，在剩下的工作項目前逐一編上重要與否的編號，最重要的任務標上A，是一些截工期已臨近、又是老板分配給你幹的工作，這些都是你在一天內必須完成的任務。次等重要的標上B，是那些嚴重影響他人的、會損害你的信譽的、或如耽誤會導致可怕後果的工作。再次一等的標上C，與前兩者比利益和重要性又差—籌，它們也有必要得到完成，但不一定要立即完成的工作。我們可以采用花費與收益檢測法來決定哪個該 A、哪個該B、哪個該C。要把主要精力集中完成A類工作，其次是B類，這樣有主次、有先後地逐步展開，對於C類事情，可以適當授權讓你的下級代勞。柯維提出一種“有計劃拖延法”，即領導者應把時間花在A-與B兩類工作上，把C忘掉，A、B兩類事情辦好了，就完成了工作的80％～90％，要是有人打電話來催問C的事，就可將這個事劃人B類；要是有人親自來找，就可以把這件事劃人A類。
采用ABC工作法必須注意以下幾點：
①ABC工作法絕不是懶惰和推托。優先順序是持續變動和要求注意的。為維持優先順序必須評估任務，要求每個月檢討要求、收益和報酬。然後剔除任務，問你自己：“我做的那件事可以由別人代勞嗎?”最後判斷：你這個月做的最重要的計劃是什麽以及它們要花掉多少時間?。
②知道什麽要忽略。威廉·詹姆士說過，聰明的藝術就是“知道什麽要忽略”的藝術。瑣碎和世俗的事耗費我們太多的時間。安東尼·坎波洛博士提過一次社會學的研究，50位95歲的人被問到：“如果你的生命可以重活一次，你會怎麽不同地做?”它是一個開放的問題，這些老者的答案也五花八門，但有三個答案經常出現，且主宰著研究的結果。這三個答案是：如果我重活一次，我會多反省。如果我重活一次，我會多冒險。如果我重活一次，我會多做一些我死後會繼續留下來的事。可見，太多人為錯誤的事情而活。 ·
—位年輕的小提琴演奏家被問到她成功的秘訣。她回答說：“有意地疏忽。”她然後解釋， “我在學校時，要浪費時間做很多事。早餐後，回到我的房間，整理床鋪打掃房間，地板吸塵，以及做任何引起我注意的事。然後趕去練琴。我發現進步的比我想像中的小，所以我行事逆轉。在練好琴前，我刻意忽略任何其他的事。我相信，有意的疏忽導致了我的成功。”
③在兩個“好的選擇”中做出選擇。一名燈塔管理員在崎嶇的岩岸上工作，他每個月會收到補給油料，以維持燈塔的照明；因為距海岸不遠，他時常有訪客；有—天晚上，村甲的—位婦人懇求給她一點油，以維持家庭暖和。另—次，，—位父親來要一點油，好點燈，還有人要—點油潤滑車輪。這些要求似乎理由正當，管理員想討好每個人，就答應所有的要求；到了月底，發現油料供應不足，很快油就用光了，燈光也熄滅了。當晚發生數起船難，葬送了人命。有關當局展開調查，管理員十分後悔。對他的理由和懇求，他們的回答是：“給你油隻有一個目的——維持燈塔的照明!”
大多數人麵臨對或錯的問題時，可以分別優先順序。當麵對兩個好的選擇時，挑戰就會出現；現在該做什麽?萬一兩個選擇都非常適合我們：工作的要求、收益和報酬，該怎麽辦?如何在兩個好的選擇中打破關係?這是很難做的決定，我覺的不妨問你的下屬或同事，聽聽他們的選擇。還可以選擇機會之—能否由別人代勞?若是可以，交出去，致力於惟一能由你做的。或者哪個選擇機會對客戶較有利?我們有太多次像要保持店內幹淨而不曾打開大門的商人。但經營商店的真正理由是有客人來買東西，而不是弄得幹幹淨淨!這一點好象我們都忽略了，以組織的目標才是作為你的決定的基礎。
④千萬不要花太多時間做次要的事。幾年前，一則新聞說300條鯨突然死亡。原來這些鯨為追逐沙丁魚被困在一個海灣裏。有評論道： “小魚**海上的龐然大物赴死。它們追逐小目標，濫用巨大的權力追逐無意義的目標，造成它們的暴死。”
生活中的小事，常使我們犯錯。一個悲慘的例子是東方航空公司的巨無霸噴氣客機在佛羅裏達的艾弗格雷墜毀。這架飛機是目前很有名的401班機，從紐約到邁阿密，總是載滿度假的旅客。飛機接近邁阿密機場準備降落時，指示起落架放下的燈沒亮。飛機在艾弗格雷沼澤的上空盤旋，飛行組員忙著檢查是否起落架真的沒放下，或是信號燈的燈泡有瑕疵。機工長設法換燈泡時，它動不了，機上其他組員想幫他。他們在換燈泡時，沒人注意到飛機正失去高度，飛機就落在沼澤裏，數十人在墜機時喪生。一組熟練的高薪飛行組員，在亂弄一隻75分錢的燈泡時，飛機載著乘客摔落地上。由此可見，大部分重要目標無法達到的理由，是我們花太多時間做次要的事。
⑤時間限製和緊急狀況迫使排定優先順序。我們在帕金森定律裏找到這一條：如果你隻有一封信要寫，你會花一整天去寫。如果你有20封信要寫，你會在一天內寫完。我們工作最有效率的時間是什麽時候?假期前那個星期!為什麽我們的生活不能總是像離開辦公室前的那個星期那樣做決定、清理桌麵、回電話?在正常情況下，我們有效率(事情做對)!當時間壓力增強或緊急狀況高升，我們變成有效(做正確的事情)。效率是存活的基礎，有效是成功的基礎。
一個成功企業管理者