在執行階段，項目經理的主要職責是什麽呢？
答案是：每周一召開由全體利益相關者參與的例會。
這也可以說是決定項目執行階段成功與否的關鍵。
項目經理在例會上需要做的事情是確認各成員的工作進度。
以計劃階段製作的項目管理表為基礎，檢查各項工作任務是否能夠在截止日之前完成。
如果發現有停滯或遲緩的現象，項目經理就要及時地采取措施進行改善。
有時候隻需要對成員個人的工作方法進行改善即可解決問題；有時候則需要尋求職能部門負責人的幫助，通過增添人手來解決問題。
不管怎樣，通過每周一次的例會，項目經理可以把握項目最新的進展，即便出現問題也能及時想辦法解決。
同時，項目經理還要根據項目的最新情況對項目管理表上的數據進行更新。
在例會的最後，項目經理需要與各個成員約定到下次例會之前需要完成的工作。
為什麽必須讓全體利益相關者都出席會議
在上一章的“計劃⑦”中，我說明了“為什麽每周一都要召開例會”的理由。
那麽，為什麽必須讓全體利益相關者都出席會議呢？
答案是：為了讓所有人都能同時更新信息。
正如我在“立項①”中提到過的那樣，項目成員的人數越多，交流渠道的數量就越多。因此，如果讓成員各自獲取信息，就很容易出現理解錯誤和交流混亂等問題，最終導致無法收拾的局麵。
雖然項目經理能夠發揮“信息中樞”的作用，但要逐一與成員進行交流也需要花費大量的時間。
在例會上將所有人都召集到一起，就能同時共享最新的信息。
如果是一對一的交流，很可能出現“與A共享了，但忘了與B共享”的情況，而在例會上共享信息就不會出現上述問題。
此外，出現預想之外的問題時，成員也可以通過例會及時地將問題反映給項目經理。因為報喜不報憂是人類的普遍心理，如果見麵的機會少，成員就會因為“下次見麵的時候再說”或者“我自己再想想辦法”等原因而沒能及時地將問題反映給項目經理。
如果事態在這段時期繼續惡化，等到項目經理發現的時候，可能已經到了無法挽回的境地。
由此可見，例會是非常有效的項目管理手段。
項目經理如何充分地利用例會，或者說在例會上采取了什麽行動，直接決定了項目整體的效率和品質。
在本章中，我將為大家介紹充分利用例會使項目順利進展的方法。
此外，雖然原則上來說應該讓所有利益相關者都出席例會，但每次都讓項目負責人出席是非常困難的，也是不現實的。
即便如此，每隔幾次也要爭取讓項目負責人出席一次。因為負責人出席會議能夠向成員傳達出“負責人對這個項目非常重視”的信息。
一旦知道負責人也在關注項目的進展情況，成員就不敢在工作中偷懶，也不會出現“稍微拖延一點也沒關係”的想法。