§5．常用的時間管理工具

前麵講了那麽多時間管理，基本都屬於世界觀範疇，接著我們就來簡要論述方法論的一個方麵——工具。管理時間當然離不開對一些工具的運用，那麽，職場當中比較常用的時間管理工具有哪些呢？現將這些工具分列如下：

（1）計劃管理

每日將要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。避免遺忘、未完事項留待明日。待辦單主要包括的內容有：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。列待辦單時應當注意，每天在固定時間製定待辦單（一上班就做）、隻製定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間，最關鍵的一項是每天堅持。每年年末作出下一年度工作規劃；每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周五作出下周工作計劃。

（2）時間管理“四象限”法

究竟什麽占據了人們的時間？這是一個經常令人困惑的問題。“四象限”法是著名管理學家科維提出的時間管理理論，他按照重要和緊急兩個不同的程度，把所有工作基本上劃分為4個“象限”。4個象限的事務分別是：既緊急又重要的，如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等；重要不緊急的，如建立人際關係、新的機會、人員培訓、製訂防範措施等；緊急不重要的，如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等；既不緊急也不重要的，如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等。“四象限”理論的一個重要立足點是，應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。

日常工作中，很多時候我們其實可以按照計劃很好地完成一件事，卻常常由於沒有及時付諸行動導致該做的事情沒有做成。如此惡性循環下去，眼睜睜看著工作質量下降卻無能為力。因此，我們需要學會合理安排時間，把每天的主要精力用於重要但不緊急這個“象限”的事務上，這是有必要的。

（3）有效的時間管理

美國管理大師德魯克認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麽地方；管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。

（4）時間ABC分類法

將自己的工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；安排各項工作優先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。

（5）考慮不確定性

應付意外的不確定性事件是在時間管理過程中幾乎隨時需要麵對的情況。俗話說，計劃趕不上變化，個人意誌又怎能敵得過上天的安排呢？為應付解決在時間管理方麵的意外，我們一般可有以下3條途徑：第一，依實際情形，為計劃列表裏的每項任務預留適當的額外時間。第二，自己盡最大程度地努力，即便幹擾不斷，也使出渾身熱情完成原定的工作。不要以為這不可能，事實上，隻要你願意改變觀念和習慣，把工作做得又快又正確是完全可以的。第三，除了既定的方案A，製定出方案B，即臨時應急方案。具體如何做，需要在緊急情況時發揮你隨機應變的能力。充分相信自己的能力，努力做到在規定時間內完成工作，這是做到有效時間管理的必備素質。

在工作中要很好地完成工作就必須善於利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富，沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。