身在辦公室，我們主要的精力當然是在工作上。然而來自各方麵的打擾無可避免，其中電話和來自上司、下屬等的打擾則最為平常，以致有人抱怨難平。對待這樣的打擾，有人全麵出擊來對付，有人消極地應付，也有人視而不見。全麵出擊的人終會被卷入其中，讓自己疲勞不堪；消極應付和視而不見的人有可能錯失良機或貽誤大事。那麽究竟怎樣做才算是可取之道呢？無論怎麽做，我們的目的都是，將被打擾的時間縮短，將其負麵影響減至最少。

為了減少接聽和撥打電話的幹擾，我們需要運用以下藝術。

第一，事先約定，提前準備。跟你的客戶提前溝通好打電話的時間，跟你的朋友、熟人、家人約定好上班時間盡量不打電話，這不是不近人情。這樣可以避免你在全神貫注工作時被打斷，或在電話急用時占線，或接不到該接的電話，從而減少時間的浪費。

第二，開場白簡短而明確。工作之外，我們平常給人打電話大多出於聯絡感情需要，開場經常是幾句或一段寒暄，比如“最近忙不忙啊”、“在哪裏發財啊”、“與對象感情進展怎麽樣了”等。而在辦公室場合就應該減少寒暄，盡量從工作角度出發，使用簡短而明確的開場白。

比如在辦公室裏，你需要打電話給某位合作夥伴，不妨開門見山：“您好，我是×××，我給你打電話是因為……”或“您好，我是×××，想就××事跟您……”如果接到陌生人來電，你可以說：“您好！這裏是×××。請問您有什麽事需要幫忙嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麽事需要幫忙嗎？”等等。

第三，嚴格圍繞主題，控製通話時間。打電話的時候，記得隨手做記錄，不管是自己的還是代接。以免掛掉電話後忘記了某些細節信息，而不得不重新聯係。另外，還需要注意，談話圍繞同一個主題，提醒自己控製時間。有些人一拿起電話就開始喋喋不休，說著說著就偏離了主題。遇到這種情況，你不妨直言：“我想您的時間也是有限的，請說重點部分好嗎？”“您看我們今天的討論是不是先到此為止呢？”

這麽做，即使一次電話省下的時間不過2～3分鍾，但按照你每天接10個電話來算，一天下來就省了半小時，一個月就可以省出幾個小時，這可是非常可觀的一筆時間財富呀！

第四，對電話加以過濾。有些電話純粹是“垃圾信息”，比如保險或其他各種商業名目的推銷電話，你應該先看號碼大致判斷一下，再決定要不要接。在拒絕的時候做到有禮貌，不要給對象留下不良印象。

在工作中被上司、下屬、平級同事打擾時，如何應對比較妥當？

首先，來自上司的打擾。來自上司的打擾最難控製也最難拒絕，一般的做法隻有接受。如果你恰好身為一名管理者，最好時不時提醒自己，不要隨意打擾下屬。有一位職員，每當被召喚來到上司辦公室時，他都不忘順手帶上一件待完成的工作，如要寫的工作報告、檢查報告草案、等待閱讀的資料等。這麽做至少有3個好處，一來有效利用在一旁等待上司打電話或做決策的時間；二來可以提醒上司自己的工作也是非常忙的，希望他可以盡快結束對話讓自己回到工作中；三來還可以讓主管對自己勤懇的工作態度留下深刻印象。時間管理不單單是一個如何利用時間的問題，裏麵也滲透了人際交往技巧、為人處世分寸等智慧。再說白點，若想成為時間管理的贏家，你則需要具備一些小小的智慧。

其次，來自下屬的打擾。為使下屬盡量少打擾你，建議你先考慮下列問題。

（1）你是不是立即回答下屬的問話，使他們不至於認為他們必須親自請示你才能獲得回應？

（2）你是不是跟下屬明確講過，讓他們可通過便條、郵件等方式提出問題，而不必親自上門麵見？

（3）你是否曾經訓練你的助理，將下屬的要求或疑問集中起來，然後每天下班前或每星期向你匯報一次？

（4）你是不是每天都確定一個固定時間，專供下屬向你提問？

（5）你是不是盡可能地把集體例會列為每日或每周工作的一部分？

如果對以上5個問題你的答案都為肯定或肯定占多數，說明你是一個善於應付來自下屬的幹擾的管理者。對下屬的提問、請求你處理得及時、妥當與否，會透露出你作為領導者的風度和時間意識。好的管理者善於將下屬的時間與自己的有機協調起來，他們能做到尊重下屬的時間，懂得尊重下屬的時間就是尊重下屬的人格。

再次，來自平級同事的打擾。對上司的打擾，你通常隻能無奈地接受；對下屬的打擾，你可以將他的打擾方式加以定型化。可是，要處理同事或同級人員的打擾，恐怕必須多花一點心思才行。以下是你應該牢記的一些要點：

第一，讓對方認識到對你的打擾。熱心對待同事的請求，積極協助團隊成員，這些沒錯。但是，你應該讓他們知道，因為他們的打擾你的工作效率會降低。

第二，自己做到不隨意打擾他人。己所不欲，勿施於人。你不希望被經常打擾，別人也不喜歡。首先自己自覺做到，自己工作範圍內的事情盡量自己完成。

第三，如果你經常被打擾而又無法控製這種局麵，那麽反思一下原因。是你不喜歡得罪他人？因為你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常谘詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？通過自問，找到混亂局麵的根源，然後找出應對之策。

時間管理其實很簡單，就是你得清楚自己應該做什麽，不能做什麽。在某個時刻，當你知道自己應該做這件事情並且必須完成它，那麽你應該堅持按照自己的想法去做。當麵臨各種出其不意的幹擾時，你仍要跟自己說“暫時完不成沒關係，但今天該做的事我一定按計劃做完”。那麽多人之所以被各種意外的打擾搞得沒有方向，就是因為他們不知道應該做什麽，不應該做什麽，或者即使明白也沒有強迫自己照做。