文件越厚的企業，執行力越差

企業總是充斥著各類資料或提案書等文件，不過我認為，文件越厚的企業，執行力也越差。

我的前東家西友標榜的是“紙的文化”，六十頁的提案書可以說是家常便飯。我以前也經常編寫厚重的資料或提案書。

不過，這些幾十頁的資料或提案書究竟有沒有派上用場？事實上是一點用處也沒有。

舉例而言，假設我們為了迎接新的年度，編製了一份六十頁的“年度政策”，詳細列出今年度要做哪些事情，為此就要耗費相當大的勞力。

可是這麽一份厚達六十頁的資料，員工實在不可能完全掌握其內容並加以實行。為什麽呢？因為門市負責人根本沒時間把整份資料讀完，於是這份費盡心力製作的資料很有可能會原封不動地被“鎖死”在大家的抽屜裏，從頭到尾連翻都沒翻過。

沒人翻閱就等於沒人會去執行。換句話說，結果就跟沒想出任何政策一樣。

文件越厚執行力越差的道理就在這裏。所以，製作厚重的文件，應該可以說是一種無法創造任何成果又偏離本質的工作吧。

出於對西友時期的反省，我決定在無印良品推動“一張A4紙就寫完的資料”的政策。

如果要把所有資料匯整在一張A4紙裏，編寫時就隻能寫下真正重要的事情。如此一來，自然而然會思考什麽事情才是非做不可的事、哪些部分才是改革的主軸、工作的本質又是什麽。

舉例而言，在思考年度政策時，哪些是特別重要的事情、哪些是一定要執行的事情，我也會篩選出其中最重要的三件事。

“如果措施有六七項的話，代表我思考得還不夠深入。”隻要這樣想，就能夠舍棄枝葉，完成最接近本質的工作，一來門市負責人能夠仔細閱讀，二來也更容易推動政策的執行。

從公司的角度來說，與其編製一份六十頁的資料，不如匯總在一張A4紙上。這樣，員工的執行力顯然會比較高。

公司的經營取決於溝通的量和速度。

如果想要增加溝通的量而寫下各種細節的話，文件就會變厚，不過文件越厚，越沒有人想要翻閱，溝通的量就會減少。唯有注意到這一點，並試圖達到書麵溝通量的最大值，然後減少文件厚度的公司，才能夠成為執行上更迅速、切實的組織。

即使製作大量文件，業績也不會提升，反而徒增加班時間。如果減少文件的話，不僅更容易理解，更方便傳達，執行力更高，業績也會提升，加班情況也會減少。這才是考量到本質的工作方式。