在國際交往中，要真正做好公務接待工作，使接待方對來賓所表達的種種善意真正為對方所接受，就必須保證接待工作要遵照常規接待禮儀來進行操作，其基本特征就是要求從事具體接待工作的人員首先必須樹立起良好的禮賓意識。
禮賓的含義，簡單地講，就是規定全體有關人員在從事公務接待工作的整個過程之中，應自覺而主動地、自始至終地對自己的接待對象以禮相待。而就其實質而言，禮賓其實就是主人以尊重、友好、關懷、照顧待客，並使對方所感知、所接受的一種必不可少的實際行動。
在公務接待中，禮賓規格通常被專業人士視作頭等大事。在確定接待工作的具體環節與具體程序時，首先必須確定禮賓規格，沒有禮賓規格為先導，接待中的一係列工作將難以開展。
禮賓規格，實際上就是指禮賓工作具體過程中的各種規矩，具體是指在國際交往中禮待外方人士的一係列的具體規定，亦即在公務接待的具體過程中所必須遵守的、已被先期正式規定的具體要求或衡量優劣的具體標準。在各式各樣的公務接待工作中，若不事先確定禮賓規格，或者不遵守業已確定的禮賓規格，往往就會出現這樣或那樣的差錯。
1.掌握原則
不論是確定禮賓規格還是遵守禮賓規格，都應當對其基本原則重點掌握。有了這些基本原則作為指南，處理具體問題時便會遊刃有餘，比較順利。
（1）服從外交。禮賓規格雖然僅僅涉及具體的外賓接待標準，但是通常它卻直接或間接地與本國同有關交往國家之間的關係密切相關。國家與國家、政府與政府之間的關係，一般屬於外交範疇，在任何時候，確定禮賓規格或操作禮賓規格，均應首先服從於本國外交的大政方針。服從外交原則的具體含義，主要是指公務接待中禮賓規格的具體安排要服從本國外交工作的需要，禮賓規格的操作必須為本國的外交工作服務。
（2）身份對等。依照國際慣例，國際交往活動中，雙邊關係講究的是對等。對等在雙方交往中的含義，就是要求交往雙方禮尚往來，你方如何待我，我方即可如何待你。所謂身份對等，具體是指在確定接待外方人士的禮賓規格時，應與外方人士的具體身份相稱，同時還應參照外方在接待己方身份相仿者時所采用的具體的禮賓規格。這也就是要求己方所給予來訪的外方人士的禮遇應當恰到好處，以免己方人士在出訪對方國家時可能會受到的任何形式的怠慢。
（3）一律平等。依照國際慣例，在國際交往活動中，多邊關係講究的是平等。在具體確定或操作用以接待來自多方的外籍人士的禮賓規格時，一定要明確平等待客為先的正確理念，對有關各方真正做到一視同仁。一律平等原則的具體要求是，在確定和操作用以接待來自多方的外籍人士的禮賓規格時，一定要不論其國家大小，不分強弱，不看貧富，不講親疏，嚴格地、無條件地平等相待，注意做好有關各方的平衡。
（4）有所區別。在強調身份對等與一律平等兩項原則的同時，在為外方來賓安排具體的禮賓規格時，還應注意充分尊重對方的風俗習慣以及其他方麵的特殊做法，絕對不要搞一廂情願，不強人所難，不強加於人，不勉強行事，否則必將事與願違。有所區別，在此即指在確定和操作用以接待來自與己方存在習俗差異及其他差異的外方人士的禮賓規格時，必須充分考慮雙方的這些差異，具體情況具體對待，不能千篇一律。
2.熟悉特征
禮賓規格具有禮賓性、規範性、穩定性、差異性、簡約性等主要特征，在國際交往活動中，有關人員必須對禮賓規格的這些具體特征有所了解。
（1）禮賓性。禮賓規格是專門用以接待來賓的，在國際交往活動中，它則專門用以接待外籍來賓。由此可見，它不僅僅是一種禮儀，而且還是專門用來接待來賓尤其是外籍來賓的禮儀。因此，禮賓性是禮賓規格的主要特征之一，以專用於接待外籍人士的禮賓規格來接待內賓是沒有必要的。
（2）規範性。作為一種專門規定、專項標準或者具體要求，禮賓規格的規範性特別強，它對於己方人員在具體接待工作中應當“如何有所為”“如何有所不為”，往往都規定得一清二楚，可以稱其為“禮賓規範”。為了使之製度化、正規化、標準化和易於操作，禮賓規格通常都由國家的外交、外事部門明文規定，有時候它也有可能出自國際慣例或者是本國對外交往中約定俗成的做法。
（3）穩定性。如果從總體上進行考察，禮賓規格絕對不可能一勞永逸、一成不變，在某些時候，各國乃至各單位、各部門，都會根據自身需要對其進行調整。不過在一般情況下，對它所做的調整都屬於微調，它的變化通常也是局部的、個別的。相對而言，禮賓規格往往比較穩定，是輕易不會變更的。正因為其具有輕易不變的“剛性”，禮賓規格才有規矩可言，才不至於被禮賓對象所誤解。經常性的變更調整，實際上是對禮賓規格的一種否定。
（4）差異性。具體確定和操作國際交往活動中的禮賓規格時，在基本要求不變的大前提之下，其具體做法經常因人而異。也就是說，在接待不同的外方人士時，往往有著許多不同的規定或要求，此即所謂禮賓規格的差異性。在某些特定的情況下，當交往雙方的關係發生重大變化或受到某種因素左右時，用以接待外方的禮賓規格也會與既往的做法略有不同，這也是其差異性的一種表現。
（5）簡約性。第二次世界大戰結束後，尤其是自20世紀90年代以來，各國禮賓工作都發生了一定程度的變革。就禮賓規格而言，此種變革的主要趨勢是不斷地使之簡化、再簡化。
3.來賓分類
在具體運作禮賓規格時，往往需要對所接待的外方人士加以區分，並予以不同對待，這一點非常關鍵。一般而論，在國際交往中所接待的外方人士，大體上可分為VVIP、VIP、IP、SP、CP五類，在確定這五類不同的外方人士的禮賓規格時，有著不同的具體要求與注意事項。
（1）VVIP。英文“Very Very Important People”的縮寫，含義為“非常非常重要的客人”或“異常重要人士”。在國際交往中，VVIP一般指正式來訪的各國現職的黨和國家主要領導人，即各國現任的國家元首、政府首腦、執政黨領袖，有時還應包括由主權國家所組成的國際組織的主要負責人。此類客人通常稱為“國賓”。在正常情況下，各國都會以最高檔次的禮賓規格接待此類客人，同時還會特別重視其榮譽性與安全性問題。
（2）VIP。英文“Very Important People”的縮寫，含義為“非常重要的客人”，在國際交往中往往稱其為“要人”。VIP一般包括正式來訪的下列人士：各國政府的重要負責人，如中央政府副部長以上官員，地方政府副省長以上官員；各國合法政黨主要負責人；各國王室成員；各國議會主要負責人；各國軍方重要負責人，如軍隊統帥，三軍總司令、副總司令，總參謀長、副總參謀長，將軍以上軍銜擁有者；各國少數民族領袖；各國宗教界領袖；各國合法的群眾團體的主要負責人；各種被本國正式承認的重要國際組織的負責人；各國駐本國使節及各國際組織駐本國的代表；各國商界領袖；各國知名的企事業單位負責人；與己方存在正常合作關係的單位、部門的主要負責人；等等。曾擁有此類身份的非現職人員，亦應被視同現職看待。接待VIP時，通常應采用較高檔次的禮賓規格，同時還須考慮己方與對方的禮尚往來問題。
（3）IP。英文“Important People”的縮寫，含義為“重要客人”。在國際交往中，此類“重要客人”通常是指正式來訪的各國各界知名人士、新聞界人士、同行業人士、具有潛在合作可能的單位與部門的負責人士，以及存在合作關係的單位與部門的一般工作人員。在接待IP時所具體執行的禮賓規格，應突出體現接待方對對方的重視，同時還應注意主動聯絡對方，以加強聯係，促進溝通。
（4）SP。英文“Special People”的縮寫，含義為“特殊的客人”。在國際交往中，SP具體所指的，一是身體狀況特殊者，如老、幼、病、殘、孕；二是風俗習慣特殊者，如少數民族人士、宗教界人士；三是發揮特殊作用者，如上述三類客人的助手、秘書以及其身邊的工作人員，或上述三類客人的配偶、長輩、子女以及其他親友；四是關係特殊者，如以前與己方產生過重大矛盾、衝突者或對己方持敵視態度者。在確定特殊客人的禮賓規格時，一方麵要堅持遵守規定；另一方麵也要在力所能及、不卑不亢的前提下，給對方以適當的照顧。
（5）CP。英文“Common People”的縮寫，含義為“普通客人”。在國際交往中，此類“普通客人”一般是前來進行正式訪問或非正式訪問的、除上述四類客人之外的其他所有的外方人士。具體運作CP的禮賓規格時，關鍵是要對對方尊重、重視，不能因其“普通”而對對方接待不周。
4.常規內容
不管是確定禮賓規格，還是具體操作禮賓規格，如果對禮賓規格的內容不了解或了解得不夠全麵，就不可能對其進行成功的運作。一般而言，在公務接待中，禮賓規格的常規內容主要包括下列三項。
（1）費用的多少。在此是指某次公務接待工作的開支總額及其具體環節所需費用的支出狀況。在任何情況下，接待來賓都是需要花錢的，一次外賓接待工作的費用支出狀況尤其是總開支，既應該有一定標準，又必須反映出接待方對對方的重視程度。
（2）規模的大小。一般指的是在公務接待的具體過程中，尤其是在迎送、宴請、陪同等重要的環節上，接待方人員所參與的具體範圍以及實際到場具體人數的多少。在公務接待中，所謂接待規模大往往是指具體到場的接待方人員範圍廣、人數多，反之則稱為接待規模小。一般認為，接待規模越大，表明接待方對此次接待工作重視的程度越高。
（3）身份的高低。這裏通常是指在公務接待過程中，尤其是在一些較為重要的場合，到場的接待方人士具體身份的高低，特別是到場的接待方主要人士的具體身份的高低。顯然，接待方到場的人士，尤其是主要人士的身份越高，越說明接待方尊重並重視對方，雙方關係也更為密切。
5.操作方式
在國際交往活動中，大體上有如下五種常規的禮賓規格操作方式可供參考。有時，可以酌情選擇其一，也可以根據情況兼而用之。
（1）執行明文規定。在許多情況下，對於公務接待工作中的具體禮賓規格，有關部門對其中的常規性問題通常都做出了明文規定。這些規定，有的出自各國各級政府，有的出自各類單位，有的則出自外交、外事部門。這類明文規定的禮賓規格，往往具有較強的規範性，因此，在具體的接待工作中，必須全麵地、一絲不苟地貫徹執行。
（2）實施常規做法。在公務接待的具體工作過程中，有許多禮賓規格的細微之處是不可能一一作出規定的，故處理這些問題時，各單位、各部門往往都有一些自己的補充、變通或其他規定的做法。一般而論，隻要它行之有效，並且不與有關明文規定相抵觸，均可采納。
（3）采用國際慣例。在確定或操作用於公務接待的禮賓規格時，還可以直接采用通行於國際社會的做法，即采用國際慣例。此種方式，既易於被雙方所接受，又易於接待方人員操作。采用有關的國際慣例時需要注意兩點：一是不應與己方的外交方針相抵觸；二是不應違背接待對象的習俗。
（4）遵照對等做法。當一時難以確定用以接待外方人士的禮賓規格時，接待方還有一種方式可循，就是遵照對等的做法、參照被接待方在此之前接待己方同等職級人員時所采用的禮賓規格去執行，以示雙方有來有往，禮遇相當。
（5）比照他方成例。若上述方式均難以實施，接待方還可參考本國其他機關、單位、部門以前接待被接待對象時所采取的成功的接待經驗。這種做法，往往可以使接待方“兼聽則明”，在接待工作中少走彎路。在學習其他機關、單位、部門成功經驗的同時，還須注意吸取其不成功的教訓，避免犯同樣的錯誤。