一、圖書采訪環節的數據輸出

（一）訂單

訂單是圖書館最終確定所訂購圖書的清單，它是向圖書發行部門或圖書供貨商的訂購憑證，圖書發行部門或圖書供貨商依據訂購清單為圖書館配置圖書，出版發行部門或圖書供應商將配置好的圖書送交圖書館時應將訂單一並送回，用以證明該文獻是圖書館訂購的。訂單的格式是係統設置好的；同時圖書館隨時可根據自己的需要和具體情況對訂單進行相應的修改，訂單輸出的檢索界麵與其他統計輸出的檢索界麵類似，其檢索途徑通常選擇訂購批號、訂購號、發行者代碼等，必要時還要用訂購日期等做限定。

（二）個別登記賬

個別登記賬即按財產號（條碼號）排列的文獻的明細清單，是圖書館將自己采購的每一冊圖書給予一個順序編號、按其驗收順序排列的清單，它記載項目有條碼號、題名、ISBN、出版者、價格、日期等。在傳統圖書館時代，是用登錄簿由手工逐冊登記在冊的，而圖書館數字化時代，這一繁重的手工勞動變得非常簡單且易操作，隻需在係統的登記輸出界麵中進行相應範圍設置，即可通過打印機輸出任何一個範圍內文獻的個別登錄賬。

其檢索途徑通常選取條碼號或者控製號、驗收日期等進行限定。選擇檢索途徑，輸入檢索值、給予一定的檢索範圍，單擊相應按鈕，圖書集成係統就可根據配置好的條件，從數據庫中提取符合條件的數據，通過顯示屏輸出個別登記賬。輸出後還可根據需要進行排序，然後選擇適合自己的格式進行輸出。

（三）驗收總括登錄賬

驗收總括登錄賬亦稱總括登記，是對驗收文獻批號的文獻種數、冊數、價格、條碼號（財產號）進行統計的表格。其檢索界麵與個別登記賬類似，隻是統計的數據源不同而已。

（四）訂購催詢單

訂購催詢單是圖書館集成管理係統中訂購的未到館、未在係統中驗收的文獻，工作人員對未到館的文獻在進行訂購催詢前一定要把催詢範圍內已到館文獻全部經過係統驗收。否則會把那些已經到館而未進行係統驗收的文獻統計出來，導致催詢單失真，從而引起不必要的麻煩，失去其本來具有的意義。

（五）退訂清單

退訂清單是對於訂不到的圖書文獻進行退訂。退訂時首先一定要在圖書集成管理係統中進行處理，打出退訂清單，提供給圖書發行商或供應商。

（六）驗收清單

驗收清單為依據驗收批號對文獻的分類號、題名、責任者項等文獻特征進行統計的明細清單。分類號一般顯示大的類號即可，許多圖書館在驗收時還沒有分配館藏地，所以館藏地點不在驗收清單中。

（七）分配單

分配單是針對采編部門的訂購或驗收崗位收到的複本進行統計的表單。輸出分配單後，各典藏地可根據分配單核對實物，圖書館可根據自己的情況對輸出項目進行相應刪減，但館藏地點是必須有的一項。

二、編目環節的數據輸出

（一）卡片

卡片是把一部文獻的各種特征按照規定的格式分別記錄在一張圖書館專用的白色卡片上，以備讀者做手工檢索或工作人員查詢使用。圖書館自動化係統按照著錄的規定格式進行設計，並提供輸出功能，除傳統的索書號、標目、拚音、正文、排檢項外，卡片中還能輸出館藏地點和其他信息。

輸出格式包括中文通用卡片、中文標目卡片、西文標目卡片等，可在“卡片”下拉菜單中選擇所需格式，也可以通過“新格式”按鈕配置格式。對於每一種格式，都在可以選中該格式的情況下，單擊其按鈕進行格式配置。對於每種卡片輸出的數量及其排列順序等，可通過“參數設置”按鈕進行參數配置。在格式、參數都配置好的情況下，選擇檢索途徑→輸入檢索值→單擊“輸出”按鈕就可以按照設計好的格式，提取出相應的卡片設置。最後，將卡片設置命令輸入到打印機，即可打印卡片。

各類型標目的字段設置及各類型的款目輸出的數量都是可以根據各圖書館的具體情況進行設置的；輸出排序為圖書館的目錄組織提供了很大的方便。在輸出卡片時可以分開輸出，輸出題名款目時選擇“題名”為檢索途徑，輸出“責任者”款目時用“責任者”做檢索途徑，輸出“分類”款目時用“分類號”做檢索途徑，並選擇相應的排序方式，這樣我們輸出來的卡片就是按我們預先設計的順序輸出的。組織卡片排序時就不用再粗分了。

卡片中每一項的數據都是從管理係統的數據庫中提取出來的，可以配置卡片的布局和在卡片中打印的內容，如每項輸出的字體都可按自己的選擇重新設置。卡片上各項輸出內容的字體格式和卡片格式設計中，其對應的項目字體格式是一致的。其他任何一個輸出項都可在係統中進行設置、增減、修改。其設置步驟如下。

（1）在“索書號左邊距”的文本框中輸入相應的數值，單擊“確認”按鈕，設置的數值存入。

（2）在“索書號上邊距”文本框中輸入相應的數值，單擊“確認”按鈕，設置的數值存入。

（3）在“索書號寬度”文本框中輸入相應的數值，單擊“確認”按鈕，設置的數值存入。

正文區在卡片上的布局由以上的配置決定，登錄號、正文區、篇尾1、篇尾2的配置與索書號的配置相同。

（二）書標

書標是用來識別圖書的一個標簽，也叫索書號，它是粘貼在文獻的書脊等醒目位置上作為文獻的排架標識和提供給讀者檢索之用的一個特殊標簽。在不同的圖書館、不同的館藏地點或不同的專業類別，書標按各種規格、不同顏色輸出。各圖書館的書標都大同小異。書標的格式設計要和實際書標尺寸設計的大小一樣，使書標的設計內容能夠正好打印在書標的特定位置上。

（三）書本式目錄

書本式目錄是把每部文獻的多種特征按照規定的格式記錄在空白的書冊上而形成的目錄，包括索書號、正文、館藏地和其他信息。

（四）審校交送清單

審校交送清單是將某一範圍內已經審校且交送到中央書目庫的文獻的某些特征以表格形式逐條列出。其功能和審校交送統計單類似，都可以作為采編部門和流通部門及典藏部門和各館藏地點進行文獻交接的憑證。

（五）表格式目錄

表格式目錄以列表的形式把每種文獻的多種特征表現出來。這種目錄的內容比較簡單，可用來提取滿足某一特定需求的文獻。

（六）新書通報

新書通報是用來報道最近一段時間內圖書館通過驗收新上架的圖書信息，一般采用網頁表格的形式在圖書館網站發布，以供讀者檢索。新書通報中書目記錄的內容包括題名、作者、出版社、出版年、價格、索書號等。選擇數據庫時，可以對工作庫、驗收庫或中央庫的數據打印新書通報。

發布新書通報是對館內一段工作的總結，也是圖書館本身和讀者的有效溝通。

（七）MARC格式編目數據的導出

為了使文獻著錄所生成的編目數據能夠交流（如向總館提交，向各個分館提供服務），需要將自動化係統的編目數據轉換為標準的格式輸出。在自動化集成係統，一般都有專門的MARC格式數據輸出功能，隻要按係統提示選擇輸出記錄的範圍即可。

（八）打印財產賬

圖書館係統中，可在編目完成後激活打印財產賬功能進行統計輸出、具體步驟如下：①選擇數據庫：中央庫、工作庫、中央庫+工作庫；②設置類型：所有、中文、西文，選擇“所有”時，統計類型不分中西文，統計所有的；③選擇館藏單位、典藏地、圖書類型：選擇要統計的館藏單位、典藏地、圖書類型。如果不限製這三個條件，可都選擇“所有”；同時要選擇開始值和結束值。設置好條件後，選擇文件輸出，係統將統計的結果存入文件，供隨時下載。接下來就要進行報表字段的配置，可自由配置財產賬的內容、順序和排序字段，配置好後，就可以打印財產賬了。

隨著科學技術的不斷發展，圖書館事業也伴隨著時代的發展不斷的進步，圖書館伴隨著的各交叉學科門類也在不斷充實、完善之中，圖書館的學科領域的理論與實踐也在不斷提升之中，共同推動著圖書館事業的闊步前進，使圖書館能為人類文明和社會進步不斷做出更大的貢獻。