第一百七十六節 工作方法的四個環節
朱迪突然間想起了一個問題：“提到持續改善，我聽說生產線的員工普遍有一種擔心：生產效率提高了，公司所需要的員工就減少了，大家都怕因為公司業績改善了反而有員工被公司解雇了。”
田東回答說：“所以在改善方向的選擇上，很多基層管理者都傾向於保持同樣員工數量的前提下，考慮如何多做些產品。這樣做可以建立與一線員工穩定的工作關係，因為他們覺得保護下屬員工的工作、生活條件是基層主管的職責所在。某些主管為了‘保護’下屬員工，會抵製各種各樣的改善計劃。”
“但是如果大家都不考慮改善，低效率的工作模式會讓整個公司麵臨更具大的風險：在全球化的市場環境下，缺乏競爭力的公司很容易麵臨破產的風險。就像你們中國人一直所說的，‘逆水行舟，不進則退’，沒有進步就意味著落後啊！”
田東回答說。“你說得很對！這是一個沉重卻又現實的話題，我們不得不直麵麵對。作為現代企業的管理者們，都深刻地接受‘持續改善’的概念，都在想方設法如何才能讓公司不斷地生產出更多高品質、低價格、短周期的產品來幫助公司提高生產效率，可以說‘持續改善’是大家唯一的出路。改善的第一步就是要打破大家的日常習慣，但是習慣的力量太強大了，就好像以下故事裏的大象一樣。”
大家是不是覺得一根小小的柱子、一截細細的鏈子就能拴得住一頭千斤重的大象很荒謬？可是這種荒謬的場景天天在Y國和T國隨處可見。那些馴象人在大象很小的時候，就用一條鐵鏈將它綁在水泥柱或鋼柱上，無論小象怎麽掙紮都無法掙脫。小象漸漸地習慣了不掙紮，直到長成了大象可以輕而易舉地掙脫鏈子時也不會掙紮了。小象是被鏈子綁住，而大象則是被習慣綁住。
“對啊！那些被習慣綁住的人遲早是要吃虧的。在你剛才提到的‘工業內部培訓’（TWI）裏，有關於改善方麵的內容嗎？”朱迪問道。
田東介紹說：“‘工業內部培訓’的‘工作方法’（JM）就是關於如何改善工作方法的。跟剛才我說到的‘工作指導’（JI）和‘工作關係’（JR）一樣，‘工業內部培訓’的創立者也把‘工作方法’改善方法總結成四個環節，其中第一個環節就是‘工作細節分解’：將現行工作方法的所有細節全部羅列出來。”
朱迪說：“說到工作方法的細節分解，我的中文老師曾經給我講過一個非常有趣的‘分魚流程’。”
話說N局長非常喜歡吃魚，每次吃飯時一定要點一條價格相當昂貴的魚。有一次N局長跟本部門的部分成員一起吃飯，他想利用給下屬分魚的機會給他們進行思想教育。
魚送上來之後，N局長非常嫻熟地用筷子把魚眼挑了出來，給他左、右兩邊的兩位副局長一人一個，他說：“這叫‘高看一眼’，希望二位今後一如既往地配合我的工作。”
兩位副局長麵帶微笑，異口同聲感動地說：“謝謝N局長！我們一定不辜負您的期望，全力支持您的工作！”
N局長又把魚骨頭剔了出來，夾給了財務科長說：“這叫‘中流砥柱’。你是我們局裏的骨幹，這個自然歸你。”
財務科長受寵若驚地說：“謝謝老板！”
N局長把魚嘴給了他的“表妹”說：“這叫‘唇齒相依’。”
N局長的“表妹”拋給他一個源遠流長的媚眼說：“謝謝N哥！”
N局長把魚尾巴給了辦公室主任說：“這叫‘委以重任’。”
辦公室主任感激涕零地說：“謝謝老大！”
N局長把魚肚子給了策劃部主任說：“這叫‘推心置腹’。”
策劃部主任點頭哈腰地說：“謝謝局長！”
N局長把魚鰭給了行政部主任說：“這叫‘展翅高飛’，你是咱們局裏離局長位置最近的精英，絕對會步步高升的。”
行政部主任滿臉笑顏地說：“還望局長多多栽培！”
N局長把魚腚給了工會主席說：“這叫‘定有後福’。”……
分到最後盤子裏隻剩下了一堆魚肉，N局長苦笑著搖搖頭，歎了一口氣說：“這個爛攤子，還得由我收拾啊，誰讓我是局長呢？”
田東笑著說：“我們中國人的飯局，哈哈！這也算是工作細節分解吧。‘工作方法’的目標是幫助現場管理人員製定改善計劃，通過合理利用可用的人員、設備、材料，在更少的時間內生產出更多高質量的產品。對於製造型企業來說，‘工作細節分解’主要關注在物料運輸、機器操作、手工作業這三個方麵，將現行工作方法的所有細節全部詳細地羅列出來。”
“嗬嗬！看來跟N局長分魚的概念還不一樣的。當我們完成了‘工作細節分解’之後，接下來應該做什麽？”
田東回答說：“當‘工作細節分解’結束之後，就進入‘工作方法’的第二個環節：應用‘5W1H’對每一個細節進行提問，提問的問題如下。”
Why：它為什麽是必要的？
What：它存在的目的是什麽？
Where：它應該在哪裏完成？
When：它應該什麽時候完成？
Who：它應該由誰去完成？
How：怎麽樣做才是最好的方法？
“為什麽要問這些問題？聽起來好像很無聊啊！這個步驟能不能省略啊？”朱迪有點不明白。
“當然不能省略了！這是‘工作方法’中非常關鍵的一個環節。每一位老員工對現行的工作方法都已經熟視無睹了，他們都覺得‘存在就是合理，合理就會存在’。通過對現行工作方法的細節分解，然後再對每一個工作細節問這六個問題，可以引發團隊成員以煥然一新的目光去思考：到底這些工作細節的存在是不是合理的？還有沒有更高效、更便捷的辦法？從而激發大家的發散思維、創造性思維。”田東解釋說。
“哦，原來是這樣的！那提問問題的時候，是不是一定要按你說的順序進行？”
“是的！當某個問題已經給非常滿意答案的時候，千萬不要滿足於這個答案，而是要堅持把這六個問題問完，把每一個問題的答案都寫在分解表上，隻有這樣你才能全麵地掌握改善機會。”
“明白！那麽第三個環節是什麽？”
“第三個環節，開發新的工作方法。在這個時候，我們很熟悉的‘ECRS原則’就可以出場了。通過團隊全體成員前兩個環節的努力，團隊已經對現行工作方法的每一個細節都掌握得非常清楚了，並且已經思考過每個細節的‘5W1H’了。在‘工作方法’的第三個環節裏，開始思考用以下的方法來尋找改善的行動方案。”
第一，取消不必要的工作細節。剛才在問“它為什麽是必要的？”和“它存在的目的是什麽？”的時候，你會發現某些工作細節是沒有存在意義的，也沒有任何對工作有幫助的目的，它隻會浪費人力、設備、材料，在這種情況下我們可以果斷地取消這些沒有必要的工作細節；
第二，適當地進行工作細節之間的合並。在問“它應該在哪裏完成？”、“它應該什麽時候完成？”、“它應該由誰去完成？”等問題的時候，我們會找到某些工作細節的合並機會：本來分開在兩個地方做的東西可以合並在一起做；本來由不同作業員做的，可能會合並成由一名作業員做就可以了……
第三，重排工作細節以獲得更好的作業順序。在特殊情況下，不可能取消或者合並的工作細節，可以考慮把它們進行重新排列以獲得更好的作業順序。通過重新排列它們的工作順序，看看是否可以省掉不必要的原材料移動、尋找、拿起、放下等等動作；
第四，簡化所有必要的工作細節。團隊成員可以群策群力地考慮，是否可以對通過上述三個步驟之後留下來的工作細節進行簡化，比如說將材料、工具、儀器放到俱佳的位置方便作業員操作；充分運用作業員的雙手，減少單手操作造成的浪費；使用自動供料機構、自動輸送機構等等。
“通過上述這三環節，我們已經得出一份初步的‘工作方法’改善計劃了。那麽第四個環節又是什麽呢？”
“第四個環節，應用新的方法。一份做得非常好的改善計劃書，如果沒有得到有效的執行，那它跟一遝白紙是一樣的。要把改善計劃付諸實施，關鍵是要得到你上級、平級、下屬員工的大力支持，我覺得以下四個要點非常重要。”
第一，要取得上級領導的支持。把整個團隊完成的改善計劃完美地展現給上級領導，向他們說明為什麽要這麽做，這麽做的好處是什麽，需要哪些成本等等項目細節。如果沒有得到高層管理人員的認可，很多改善計劃都會胎死腹中；
第二，得到上級的支持之後，需要向執行層麵的員工進行宣傳和貫徹。同樣地，也要讓他們理解這一次變革給他們帶來的是什麽，隻有獲得執行層麵人員的理解和支持，改善項目才能有效地推動下去。
第三，取得其他部門的支持。一個改善項目可能會牽涉到很多職能部門，比如說安全部門需要確認在新的工作流程中，員工是否容易受傷；質量部門需要確認新的工作方法能否讓產品達到質量標準；財務部門需要確認新的方法在成本方麵是否具有優勢；生產部門需要確認整體產出、產量計劃是否可行……得到他們專業的支持，會讓項目的推進變得更加順利。
第四，不要忘記表揚那些對於改善項目做出貢獻的人，要對他們表示真誠的感謝。還可以適當地對某些作出重大貢獻的員工給予物質的鼓勵，認可他們的努力。
“聽起來，‘工業內部培訓’的‘工作方法’跟‘精益生產’裏的一些工具有很多相似之處啊。”朱迪若有所思地說。
“是的！比如說‘工作細節分解’跟‘價值流程圖’有異曲同工之處；‘持續改善’與第三個環節‘開發新的工作方法’比較類似；第四個環節的‘向上級主管報告方案’與‘提案改善體係’很相似；分析‘5W1H’的腦力風暴過程與‘品質圈’活動也差不多……所以說‘工業內部培訓’是‘精益生產係統’的‘前半生’，處處可以看到兩者類似的影子。”