製作完項目章程之後，需要交給項目負責人審閱。

在這個時候，應該盡可能準確地把握項目負責人的想法，針對章程中的各項內容（尤其是“①項目的目的、任務、需要取得的成果”）達成共識，避免在後續流程中出現返工的情況。

為了做到這一點，最好製作一份“最終成果的總結材料”，與項目章程一同提交給項目負責人。

比如製作網站的項目，可以用圖像處理軟件製作一個網站的概念圖，甚至手畫一份能夠體現出網站大致概念的草圖也可以，還可以拿其他企業的網站作為樣本。不需要做得太仔細，隻要能夠讓項目負責人理解最終成果的大致情況即可。這樣有助於負責人迅速地做出判斷。

與單純在WORD文檔裏用文字描述“采用色彩豐富的設計，便於用戶輸入的格式”相比，具體的成果更容易使人聯想到最終完成時的狀態。

此外，在進行說明時一定要將整體情況全都展現出來，而不能隻展示部分信息。否則在項目進行到一定階段的時候，項目負責人可能會提出“使用這張圖片沒有問題，但這部分的設計風格我不喜歡”之類的意見。

■　對項目負責人進行說明時的關鍵

為了避免這種部分內容得到了認可，但整體沒有得到認可的情況，在提交項目章程的同時，向項目負責人展示最終成果的整體情況非常必要。

我在軟銀工作的時候，為了避免孫社長發出“權威之聲”，會在立項階段盡可能地將最終成果的整體情況詳細展現出來。

比如在開展“Yahoo！BB”項目的時候，因為要連續推出新服務，並舉辦大量的宣傳和促銷活動，所以服務的仕樣書與訂單每個月都要進行調整。

由於要非常頻繁地與孫社長確認資料的內容，所以不管是製作資料的一方還是確認資料的一方都很容易出現漏項的情況。事實上在最初的一段時期，現場經常出現“這部分內容仕樣書上沒寫，所以無法應對”的問題。

為了解決這一問題，我將所有資料都統一格式，保證“隻要將項目填滿，就不會出現遺漏”，在寫出所有情況的應對方法之後，才找孫社長確認。

如果仕樣書上沒寫應對退貨的方法，導致出現退貨情況時現場亂成一團，那我就在仕樣書上添加“退貨”的項目，寫明“出現退貨時，放入指定的回收箱內”的應對辦法。

這樣一來，不但現場對所有情況都能應對自如，還能防止項目負責人發出“我沒聽你說過關於退貨的處理方法”的權威之聲。

製作項目章程並提交給項目負責人審閱時，務必要說明清楚整體情況。告訴項目負責人“我將要這樣做，請給我權限”，並得到對方的認可。項目章程就相當於項目經理與項目負責人之間簽訂的合同。這是防止出現權威之聲的有力武器。