上述作業都完成之後,就要製作“項目章程”了。
項目章程是PMBOK的術語,可以理解為“權限委任證明書”。
在立項階段,項目經理需要製作項目章程並提交給項目負責人審核,得到負責人的認可。也就是說,項目章程相當於“項目負責人將自己擁有的權限委任給項目經理”的證明。
如果是普通的業務,權限在誰的手中往往非常明確。比如生產的權限在製造部門的負責人手中,經費的權限在管理部門負責人手中,IT的權限在係統部門的負責人手中。
但項目因為涉及多個部門,甚至可能包括企業外部的組織和個人,所以權限的歸屬並不明確。
這就需要將權限統一委任給一個人。
這個人就是項目經理。
有了項目章程,項目經理就可以告知項目的其他相關者,“項目負責人已經將權限委任給我”。同時,這也相當於告知項目負責人,“項目由我全權負責,你不能中途取消”。
那麽,項目章程都包括哪些內容呢?
具體來說應該包括7項內容。
這是我根據自己擔任項目經理的經驗總結出來的、在最初階段應該得到項目負責人認可的內容(與PMBOK定義的內容不同)。
①項目的目的、任務、需要取得的成果
②項目負責人姓名、項目經理姓名
③利益相關者一覽
④數值目標與相關的成功基準
⑤前提條件
⑥時間表與裏程碑
⑦預算
接下來,我將以我自己運營的英語培訓事業“TORAIZ”的“製作招募講師的網站項目”為例進行說明。
①通過網站傳達“TORAIZ就是英語培訓行業的愛馬仕”這一信息
製作網站的目的、任務和需要取得的成果就是傳達這一信息。
網站不但要起到吸引高端人才的效果,還要傳達“雖然價格昂貴,但同時也能夠提供最高品質的服務”這一理念,吸引能夠與這個理念產生共鳴的人。
也就是說,在項目章程中要明確“項目的目的、想要達成什麽目標,想要取得什麽成果”。
②項目負責人:三木雄信/項目經理:山田太郎(化名)
在這個案例中我是項目負責人。擔任項目經理的員工也要將自己的名字寫出來。
③項目負責人、項目經理、人事負責人、校長、網站製作公司
將這個項目的利益相關者全都寫出來。
④目標:每個月錄用10名講師/相關成功基準:每個月麵試100人
寫清楚這個項目應該達成的目標,以及相關的成功基準。
隻明確最終錄用10名講師的目標是不夠的。根據過去的實際情況可以得知,每10名應聘者中能夠被錄用1人,因此“如果每個月不能麵試100人的話就無法達成目標”。在明確目標的同時,還要明確相關的成功基準。
⑤VERSANT分數在△△以上
明確達成目標和任務的前提條件。
“VERSANT”是一個國際性的口語考試。
因為TORAIZ提供的是“讓學員在一年內掌握英語對話能力”的服務,所以講師必須能夠熟練地用英語進行交流。
將希望應聘者具備的技能作為前提條件明確地寫下來。
⑥時間表:網站在10月20日上線
裏程碑:網站的雛形在9月20日之前完成
明確最終的截止日期,以及必須達成的裏程碑(裏程碑指不允許有延遲的重要節點)。
⑦300萬日元
最後寫明預算。