組織指的是一群人為特定目標,搭配資源、程序與架構所組成的團隊。在說明如何管理團隊發展五過程之前,我們先來搞懂以下幾種組織類型:

●產品型:以製造產品為主的公司,此類型大多數擁有自己的品牌。

●功能型:以功能運作為主的公司,各種功能之間,可因不同機能做出有機的結合。

●區域型:以區域運作為主的公司,以覆蓋率為主要考慮。

●客戶型:以客戶服務為主的公司,小型企業以這類型為主。

●混合型:以大品牌為主的大型企業,在總部先以產品劃分,之後以區域來分,例如亞洲、美洲、歐洲;然後再分國家,例如亞洲分為新加坡、馬來西亞、泰國、越南、中國、韓國、日本、印度、澳大利亞,新西蘭、巴基斯坦等。一旦進入國家,就是開始進入功能分類,在業務部又會分客戶屬性,營銷部可再分產品屬性,這就是一個大公司的完整運作組織係統。

組織團隊,需要一個優秀的領導,有道是“千軍易得,一將難求”,我在職場這麽多年,能讓我衷心佩服的人屈指可數,不是喜歡玩弄平衡,就是把屬下當機器,以交易的心態帶領下屬,我給你薪水,你給我數字,如此而已。一個公司的好壞,關鍵在於領導,有好的領導,自然會有好的團隊,也自然會有好的營運成果。

由於大學時代在救國團參與社服工作,後來出社會所學的研習及認證,除了職場相關能力之外,其他也大多與人的成長相關,因此在我心中一直期許自己能成為一個心理谘詢師,去幫助需要幫助的人。所以在當主管期間,我特別致力於協助部屬的個人成長及職能開發,當然也包含團隊如何高效運作。

一、發展法則(團隊發展五過程)

人的一生,生老病死、苦集滅道,所以在養生方麵,我們該知道如何依照四季節氣來調理身體;而在處世方麵,也要能順應人性,在對的時間做對的事情。

團隊跟人一樣,也有它的生命周期,必須關注每個時段該關注的焦點,才會讓這個團隊健康地長大,極大化對組織的貢獻。而美國心理學教授布魯斯·塔克曼(Bruce Tuckman)所提出的團隊發展階段模型,則可被用來辨識團隊構建與發展的關鍵性因素。

團隊的五個發展階段如圖示,並說明如下:

1.組建階段(Forming)

團隊成員剛開始一起工作,對自己職掌和其他成員角色都不是很了解,會有很多疑問,並通過摸索確定何種行為能夠被接受。

【狀況】模糊

●團隊的人對彼此的感覺很陌生

●每個人對個人的職責不清楚

●每個人對團隊任務不清楚

【關注焦點】建立

①文化建立(Establish)

譬如先定義我們的團隊叫作Happy Winning Team,主要任務是快樂、學習與成長。

②破冰之旅(Teambuilding)

一起去拜拜,一起去騎腳踏車,一起唱KTV,以及分派一些簡單有趣的團隊任務,促進和諧。

③基本規則(Ground Rule)

運用主管的威勢,告訴團隊什麽是本部門的基本規則,那也是我管理的底線,說好不得越線。

④清楚個人/團隊目標

很清楚地告訴團隊成員,每個人的職責、要達成的共同目標及任務,還有將來要如何考核他們的表現。

2.風暴階段(Storming)

一旦清楚自己的職責,在有限資源下,彼此分食互爭的個人主義就會出現,這是自然不過的道理。

【狀況】衝突

●個人主義。隻有個人,沒有團隊

●內鬥出現,互看對方不順眼

●小團體開始出現,彼此對抗

【關注焦點】解決

①開放的心

團隊衝突再正常不過了,主管必須用很開放的心去接納看似殘破不堪的團隊。

②解決衝突

親自去了解衝突的原因,傾聽員工的說法,真誠地提出解決方案。

③要求承諾

營造一起麵對目標的使命感,邀部門員工一起對共同目標做出承諾。

3.規範階段(Norming)

既然彼此敵意已被消除,當然人就會因相互取暖而彼此信任,此時的團隊會慢慢穩定下來。

【狀況】互信

●清楚目標:每個人都會因經曆前麵兩個階段而知道個人目標及團隊目標。

●互相信任:經過了解決衝突,整個團隊的人開始放下心防,敞開心胸,彼此信任。

●團隊意識:既然彼此信任,團隊意識就會自然而然地形成。

【關注焦點】發展

①持續改善

要記得永遠都有改善空間,這時可針對一些主要議題做深入的探討及持續改善。

②加強訓練

這個階段,也正是開始練兵的好時機。我個人因為有取得一些認證,這時候我會把我的職場經驗,以及一些相關認證的技能,開始分享給同事們(那時所學所教的東西也都寫在這本書上了);另外,建議可編列戰鬥小組,成員最好老、中、青三代都有,挑出資深的人當小組長,帶領較為資淺的員工。主管必須學會授權,而授權會讓小組長覺得被尊重,一方麵對他們也是一種訓練。

③建立流程

開始建立一些相關運作流程,如銷售流程、企劃流程、服務流程……建立流程的好處是讓團隊跟隨著SOP運作,長期聚焦而穩定強大。

4.展現階段(Performing)

此時彼此信任,再加上人人因訓練而能力大增,正式進入歡樂收割時節。

【狀況】產出

●高效團隊:團隊人人因訓練而有能力,彼此相互合作,高績效自然產生。

●士氣高昂:有能力、互信、高效的團隊,士氣又怎能不高昂呢?而士氣一旦高昂,就會製造更高的績效,良性循環,生生不息。

●個人和團隊目標一致:人人心中有團隊,除了個人目標之外,又有團隊的共同目標。

【關注焦點】成長

①大幅成長

不管是核心事業改善或創新事業,此時正是收割時期,主管必須勇於大幅的收割。一個很有向心力與能力的團隊,總會做出一些讓人很驚喜的大躍進。

②複製成功

這時的團隊會開始有些成功案例,一有了成功案例,便得慶祝與記錄,以增加前進的動能。團隊很辛苦,做主管的必須時時感謝他們,鼓勵他們,重點是要真心。而這些成功案例一定要能被複製,也可說是一種成功方程式,有利於持續改善及團隊迅速複製。

③培養接班

開始拔擢接班人,成就下屬,等於是成就自己,水漲船也高。

5.休整階段(Adjourning)

這大概是五個階段中最令人感傷的一個階段。就我的經驗,團隊過於緬懷過去成就,就會減弱下一波的成就能量。猶如易經幹卦,經過飛龍在天之後,出現亢龍有悔,組織會因為享受成功而進入緩慢閑散的狀態。

【狀況】安逸

●耽於成就:經過很豐碩的收割,緬懷成就會自然發生。

●開始鬆懈:耽於成就之後,自然就會開始鬆懈,不再像前幾期那麽如履薄冰的苦心經營。

●成長遲緩:一連串的成長,緬懷成就,加上緊繃後的鬆懈,成長自然要變遲緩,甚至呈現負成長。

【關注焦點】再造

①人員調動

讓人員做調動(Rotate),一來是再建立戒慎之心,二來是給予新的學習,訓練屬下多元的能力。

②啟動新學習

網絡時代,新的課題日新月異,不可留戀在舊的能力當中。我本來隻是個大型企業項目經理,後來轉職產品經理,再升任為副總經理,之後變成資深副總經理。每一個轉變都帶來很多新的課題與新的學習,一開始我總認為自己撐不下去,之後卻都遊刃有餘,樂在其中,也因為這些多元曆練,讓我更客觀地經曆這整個既寬又深的生意結構。

③設定新目標

一成不變的核心改善事業,隻圖幾個百分點的成長,日久讓人覺得乏味,找尋新白地市場,啟動新的商業模式,才會讓人一日千裏地蛻變成長。

我曾經Report給過很多不同類型的主管,有的溫和,有的霸道,有的自私,有的寬容。而終究會留下感恩懷念的,就是那些曾經很用心對待,真心希望我變得更好的主管。

屬下的感知並不如我們想象中的弱,相反的,主管的一點一滴都會受到屬下的關注。

所以當我升任主管時,我常常告訴自己要善待別人,傳播愛的種子,用心去提升他們的職場競爭力。以後當他們升任主管時,也希望他們能這樣去善待他們的下屬,如此一來,職場自然會呈現良性循環、生生不息。

誰說職場非得要爾虞我詐的玩弄政治手段呢?