外交文書種類繁多，而且還在隨著國際交往活動的進一步發展而不斷增加。廣義的常用外交文書有二三十種，包括公約、條約、協定、議定書，外交聲明、公報、宣言，照會、備忘錄，外交信函、電報，國書、頌詞、答詞，全權證書、批準書、委托書、領事任命書、領事證書，護照、簽證等。狹義的外交文書僅指照會、備忘錄、函件三類。
1.照會
照會是形式上最嚴肅的外交文書，用於交涉國的外交部、大使館、總領事館及外交代表（大使、公使、代辦等）之間，在外事交涉時表明立場、觀點、態度、做法或通知事項等，分為正式照會和普通照會兩種。
正式照會一般用第一人稱寫成，由具有全權代表身份的國家元首、政府首腦、外交部部長、大使、代辦等簽署發出。它用於正式通知重大事情，如國家之間的承認、建交、斷交、複交，國家領導人的變更，大使、領事的更換等；交涉重要問題，如建議締結或修改條約、召開國際會議、互設領事館、委托代管本國財產等；隆重的禮儀表示，如慶賀、吊唁，通知外交使節就任、離任、返任等。
普通照會用第三人稱寫成，加蓋發照機關印章而不用簽署。它用於外交部及部內的有關單位與駐該國的各國大使館之間進行外事交涉、行政性通知、交際酬答等，如接受邀請、轉送材料、通告喪事、通告假日，批準某協定，提出抗議或警告等。普通照會是一種最常用的外交文書，其莊嚴性僅次於正式照會。
2.備忘錄
備忘錄是國家間或外交代表機關之間在外交活動與事務交涉中，經口頭通知、談話、事實敘述之後，為便於對方記憶，避免發生誤解，將所談內容以書麵形式送交對方的一種外交文書，其鄭重性次於照會，主要用於敘述事實或陳述與補充本方的觀點、意見或駁複對方；或舉行會談時記錄下本方提出的觀點；或以一種客氣的催詢方式提醒某件事等。備忘錄一般不加標題，開頭直敘事實，頭尾均不加客套語，文尾不加簽署與蓋章。遞送方式分當場麵交、會談後送交、作照會的附件三種。會談後送交的多附簡短的說明信。
3.外交函件
外交函件是國家領導人、外交代表之間進行外事交涉的來往信函，用於交流雙方的觀點、意見，協商與聯係解決問題。根據通信者雙方的身份及通信內容的重要程度，分正式函件和便函。正式函件用於國家領導人、外交部部長、大使、代辦等有全權代表身份者交涉重要事項，如邀請、應邀、致謝、建議、表態、吊唁、慰問等，是莊重的外交信件，一般機密性較高，文首寫明國名或首都名、受函者職銜、姓名、尊稱，文尾寫致敬語、發函者職銜、親筆署名、發函年月日與地點，以示鄭重。便函用於事務性內容，如一般的祝賀、吊唁、饋贈、邀請進餐或觀看演出、借還物品等，格式比較隨便。外交函件有時也用於國家機關、團體、企事業單位和地方政府領導人致他國相應機構和人士交涉事務。
4.外交電報
外交電報是一國的領導人、外交機關及其派出機構或代表發給他國或國際組織和代表的公務電報。是一種常用的快速通信的外交文書，其內容與用法同外交函件相似，有邀請電、賀電、唁電、慰問電、感謝電等，電文簡短，文字精練。按發電者形式可分為單發與聯發兩種：單發電報係由單一組織或個人名義拍發的電報；聯發電報係由兩個或兩個以上組織或多人名義聯名發出的電報。按內容及保密要求可分為密電和明電。傳遞方式有通過電訊信號傳輸文字內容的電報，有直接傳送文件、圖表和照片的傳真電報。
5.國書
國書是一國派遣或召回大使、公使時，由國家元首致接使國元首的正式文書，由派使國的元首簽署、外交部部長副署，按其內容分為派遣國書和召回國書。派遣國書又稱就任國書，是派遣使節赴他國執行外交任務的信任狀和介紹信，其正文主要包括所派使節的姓名、官職與特別頭銜，派遣使命，對其忠實可靠與工作才能的讚賞，希望接使國給予信任和工作上的支持與幫助等。派遣國書一式兩份，副本開封，於使節抵達駐在國後，呈送駐在國外交部部長；正本密封，於覲見駐在國元首時當麵遞交。駐在國元首接受國書時，一般均舉行隆重的儀式，除此之外，在許多國家的儀式上，派遣大使和接使國元首還會同時分別致頌詞與答詞。召回國書又稱辭任國書，用於派遣使節任屆期滿或由於其他原因需召回時，向駐在國元首說明緣由。一般由使節在辭別時麵交，如該使節業已提前返國，則由繼任使節連同其就任國書一並遞交。有時也將派遣後任與召回前任使節的內容合並為一份國書。
6.頌詞
頌詞是派遣國大使向接使國元首及政府所致的友好祝願文書，主要內容為表述自己被任命為大使的心情，轉達派遣國元首及其他領導人對駐在國元首及其他領導人、政府和人民的問候，讚頌與評價兩國的關係，讚頌駐在國所取得的成就，表示自己將努力完成所負使命的願望，並希望駐在國予以協助和支持等。頌詞的正本由派遣國大使於遞交國書時當麵對駐在國元首誦讀後遞交；頌詞副本於抵達駐在國後，連同國書副本一起呈送給駐在國外交部部長。
7.答詞
答詞是接使國元首對派遣國大使所致頌詞的回答文書，內容主要是表示接受和歡迎派遣國大使，感謝派遣國元首及其他領導人的問候，對國際形勢及所關心的問題的評論，對兩國關係的評價與頌揚，讚頌派遣國的成就及表示願意協助和支持派遣國大使的工作等。答詞由接使國元首誦讀後麵交派遣國大使。縱覽近代的外交實踐，外交禮儀與外交文書一直在不斷改革，有些國家已經免去互致頌詞、答詞，采取較簡便自由的覲見談話方式。
8.外交聲明
外交聲明是以國家、政府、政黨、團體或其領導人名義，就某個或某些問題和事件表明立場、觀點、態度或主張的外交文書，用於在報刊上公開發表，或向對方宣讀後交給對方，按內容和作者可分為單發聲明和聯發聲明。單發聲明是以一個國家、政府、政黨、團體及外交機關、新聞單位或其領導人名義發表的，性質莊嚴、鄭重，在國際上特別重視和慎重使用，其中尤以以國家政府名義發表的聲明為重，因為這實際上是國家的一種莊嚴宣言；以外交部名義發表的聲明，根據需要可加些事實材料作為其附件；新聞單位奉命發表的聲明，既是一種新聞消息的發布，又是代表政府對某些問題所做的表態；以國家的一定單位（如外交部新聞司）或個人（如外交部發言人）用發表談話的形式發表的聲明，一般語調較客氣，涉及的問題較具體，其鄭重性次於新聞單位奉命發表的聲明。聯發聲明又叫聯合聲明、共同聲明，是由兩個以上國家、政府、政黨、團體或其領導人聯名發表的，其中由兩國、兩黨或團體發表的，具有共同的宣言性質，或具有雙方共同承擔某些權利、義務的條約性質。由兩國領導人共同發表的，一般是在一方訪問另一方時經協商、談判之後，就某些問題發表的共同立場、觀點，或就某些問題表明共同承擔的權利與義務。會議聲明多屬政治性宣言，意在表達到會各國對某些問題的共同意願、態度、主張或應共同遵守的原則等。
9.外交公報
外交公報是國家、政府、政黨、團體向國內外公布重大事件或重要會議情況與決議的正式報道，分為單發公報和聯發公報。單發公報主要用於以一國或其政府的名義，正式向外報道關於國家領導人出訪、來訪的消息等；聯發公報通常稱為聯合公報，是兩個或兩個以上國家、政府、政黨、團體所共同發表的，關於國際重大問題、事件的會談進展情況、經過、達成的協議的正式文件，用以表明雙方或多方的共同看法，或作為對會議情況的正式報道，或作為經過談判達成的具有承擔一定權利與義務的協議文書。其中政治性、新聞報道性的聯合公報報道的對國際重大問題的討論情況，多無實質性內容，屬於對禮節性友好往來的正式報道，它不需要雙方代表簽署，僅由雙方議定文稿，在各自首都的重要報刊上發表。條約性聯合公報反映雙方或多方對共同關心的事件經過談判達成的協議，規定各方承擔的權利與義務等，須經各自全權代表簽署，以昭信守。另外還有建交、複交的聯合公報等。
10.條約
條約是國家或政府之間締結的據以確定其相互權利和義務的協議文書，多用於關於重大的政治、經濟、軍事、法律等問題的協議，有雙邊的，也有多邊的。狹義的條約僅指以條約命名的協議，如同盟條約、友好條約、和平條約、互不侵犯條約等；而廣義的條約是指不論以何種名稱或形式締結的協議，如條約、公約、協定、聯合宣言、聯合公報、聯合聲明、議定書、會談紀要、換文、合同等。條約、公約等屬於國際法律文件，是最重要的外交文書，其締結和生效的法律程序很嚴格，須由國家憲法規定的機關批準。一般由締約國各方派代表經正式談判達成原則協議後，共同擬定條文，並經締約方國家元首批準，再按商定日期和地點舉行換文儀式，交換批準書。通常規定雙方締結的條約，自互換批準書之日起開始生效。條約或公約簽訂後，在其有效期內對各締約國均具有約束力。
協定用於締結意義不十分重大或短期性的協議，其應用較廣泛，如貿易協定、海運協定等。議定書通常用於某些具體問題的協議，或用於對已經締結的條約進行解釋、補充、修改或延長其有效期等。協定和議定書的有效期較短，締結手續也比較簡單。
換文指雙方用互換照會的形式對達成協議的內容予以確認，有時文書是條約、協定等的附件。
合同用於兩國的企業、單位之間有關某項具體業務問題的協議，如駐外使領館購置或租用房屋、地產時使用的合同。
11.全權證書
全權證書是國家元首或政府首腦授予其代表，以全權談判並簽訂條約或出席國際會議的證明文書。按照國際慣例，除國家元首、政府首腦、外交部部長外，其他官員和代表在談判並簽訂條約或出席國際會議時，均應具備全權證書。其內容主要寫明授權者、被授權者的職務、姓名，委派其行使的權力與執行的任務等。全權證書一般由國家元首或政府首腦簽署和頒發。由國家領導人、政府有關部門及其負責人，授權其代表同他國磋商、談判與簽訂一般性協議的證明書，稱為授權證書。各國頒發授權證書的做法不同，國際上無統一規定。
12.領事任命書
領事任命書是一國政府頒發給其總領事、領事前往駐在國政府赴任的任命狀，也是領事行使其職權的合法身份依據和憑證。內容主要寫明被任命者的職務、姓名、任務、赴任地點，以及希望接領國承認，給予其應享受的優遇和權利，對其工作給予協助和支持等。
13.領事證書
領事證書是一國政府承認外國派駐本國的領事官，並確認其在領事區域內執行領事職務的證件，由接領國外交部頒發。
14.護照、簽證
護照是發給本國出國人員的身份證明文件，由外交部製發。按出國人員的具體情況，一般可分為4種：外交護照，發給有外交官身份和適於外交部規定的政府官員。公務護照，發給無外交官身份的因公外出的政府官員。普通護照，發給出國探親、求學、觀光等的一般公民。團體護照，發給出國代表團集體。簽證是出國和歸國人員所持的準許入境、過境和出境的證明文件，由目的國駐本國大使館或其所屬機構發給本國申請出國人員赴該國的入境或過境的簽證，和目的國外交部或其所屬機構發給本國人員自該國出境的簽證。按出國人員情況，簽證也分外交簽證、公務簽證、普通簽證等。