在寫作外交文書時，應認真遵守格式規範、文字通暢、內容得體、譯文正確四項最基本的要求。

1.格式規範

在國際交往中，外交文書發揮著重要的禮儀作用，因此其寫作格式必須中規中矩，符合有關規範。

一般來講，在寫作外交文書時，應參照既定的規範化格式行文，使標題、抬頭、落款、日期以及禮儀用語等細節之處，完全符合規範化的要求。對於以下幾點，在寫作時尤須重視。

（1）國名。在外交文書中所出現的外國國名，通常應采用全稱。特別是寫於文書封套或正文抬頭之處的國名，應一律使用全稱。若同一國名出現數次，則至少應在第一次出現時使用全稱。若該國習慣使用簡稱，則可使用其正式簡稱。但對有些特殊的國名，任何時候都不宜使用簡稱。

（2）稱呼。在外交文書抬頭部分所出現的受文人的姓名、職銜，一律使用全稱。若以有關機構、組織、團體作為抬頭，亦應采用其全稱。當個人或機構、組織、團體的名稱第一次在正文中出現時，一般都要使用全稱，此後方可使用簡稱。

（3）人稱。外交文書中所使用的人稱，應當與其格式相適應。一般而言，正式照會、外交函件（電報）等均應以簽署者的口氣用第一人稱寫成。普通照會、備忘錄等則應以機構的名義采用第三人稱；在稱呼對方時，亦應采用第三人稱。凡以機構名義發出的外交函件（電報），通常均應采用第三人稱。

（4）印章。凡需要蓋印章的外交文書，一定要認真蓋好。印跡要端正而清晰，印章位置要適當，一般以騎年壓月、上大下小為宜。如印章帶有國徽，國徽位於機構名稱之上。

2.文字通暢

書寫外交文書，因其事關國家形象、單位形象以及己方對待外方的立場與態度，因此必須做到文字通順、表達流暢、語言優美、用詞準確。具體應注意以下六點。

（1）邏輯嚴密。書寫外事文書時，務必要在形式邏輯上前呼後應、一氣嗬成，使之無懈可擊。

（2）文字精確。對於相關國名、人名、職稱、時間、地點、數據、事件、史實以及法律、外交政策等，尤其不允許出現文字錯誤。因此，務必進行嚴格的校對。

（3）字斟句酌。在具體寫作外交文書的過程中，必須字斟句酌，反複推敲，三思而行，既要做到不失禮貌、符合規範，又要做到用詞恰到好處。

（4）注意標點。標點符號在外交文書中雖然所占篇幅不大，但其作用十分重要。倘若在寫作中，標點符號當用未用，或者使用不當，就會產生歧義，導致重大失誤。

（5）言簡意賅。一般而言，外交文書的篇幅大都不長，書寫時要做到言簡意賅，短小精悍。

（6）書寫工整。在撰寫外交文書時，不論是手書還是打印，通篇均應幹淨整齊，字跡美觀清楚，便於閱讀。

3.內容得體

在寫作外事文書時，對其具體內容應予重視。以下四點尤其不容忽略。

（1）語態莊重。外交文書語態應莊重而嚴肅，與其正式程度相一致。

（2）語氣禮貌。在外交文書中，要自始至終表現自尊與敬人之意。

（3）層次清楚。外交文書必須條理清楚，層次分明。

（4）一文一事。在一般情況下，外交文書的內容講究單一性，即應當一文一事。

4.譯文正確

在國際交往中，外交文書通常均應以本國官方文字為正本，必要時附以外文譯本。外文譯本的具體文種，既可以是交往對象國的官方文字，也可以是國際社會所通用的英文、法文。但是，若非另有規定，外文譯本一般隻應使用一種外文。

附在正文之後的外文譯本，通常采用不帶機關名稱的白紙，但應在其右上角注明“譯文”字樣。

我國外交文書的譯文不必套用中文格式，但應當采用外文的習慣格式。按照常規，我駐外機構的一般事務文書，可直接使用其駐在國的官方文字或國際通用的外文。

需要使用外文時，應當確保其正確無誤。這一要求，在任何情況下都不能改變。