做事須講究效率，而效率往往就是從簡化開始的。把事情化繁為簡的一個關鍵是抓住事物的主要矛盾。永遠要記住雜亂無章是一種必須祛除的壞習慣。
羅馬的哲學家西加尼曾經說過“沒有人能背著行李遊到岸上”。在乘火車和乘飛機時，超重的行李會讓你多花很多錢。在生活的旅途上，過多的行李讓你付出的代價甚至還不僅僅是金錢。它使你不會像沒有負擔那樣迅速地實現你的目標，更糟的是，你可能永遠都不會實現你的目標。這不僅會剝奪你的滿足感和快樂，而且最終它還會讓你發瘋。
有這樣兩種類型的人：一種是善於把複雜的事物簡單化，辦事又快又好；另一種是把簡單的事物複雜化，使事情越辦越槽。當我們讓事情保持簡單的時候，生活顯然會輕鬆很多。不幸的是，倘若人們需要在簡單的做事方法和複雜的做事方法之間進行選擇，我們中的大部分人都會選擇那個複雜的方法。如果沒有什麽複雜的方法可以利用的話，那麽有些人甚至會花時間去發明出來。這也許看起來很荒謬，但真有不少這樣的事。很多勤奮人就在做這樣的事。
其實，我們沒有必要把自己的工作變得更複雜。愛因斯坦說：“每件事情都應該盡可能地簡單，如果不能更簡單的話。”
把事情化繁為簡的一個關鍵是抓住事物的主要矛盾。必須善於在紛紜複雜的事物中，抓住主要環節不放，“快刀斬亂麻”，使複雜的狀況變得有脈絡可尋，從而使問題易於得到解決。
同時它還意味著要善於排除工作中的主要障礙。主要障礙就像瓶頸堵塞一樣，必須打通，否則工作就會“卡殼”，耗費許多不必要的時間和精力。
有些人將“雜亂”作為一種行事方式，他們以為這是一種隨意的個人風格。他們的辦公桌上經常放著一大堆亂七八糟的文件。他們好像以為東西多了，那些最重要的事情總會自動“浮現”出來。對某些人來說他們的這個習慣已根深蒂固，如果我們非要這類人把辦公桌整理得井然有序，他們很可能會覺得像穿上了一件“緊身衣”那樣難受。不過，通常這些人能在東西放得這麽雜亂的辦公桌上把事情做好，很大程度上是得益於一個有條理的秘書或助手，彌補了他們這個雜亂無章的缺點。
但是，在多數情況下，雜亂無章隻會給工作帶來混亂和低效率。它會阻礙你把精神集中在某一單項工作上，因為當你正在做某項工作的時候，你的視線不由自主地會被其他事物吸引過去。另外，辦公桌上東西雜亂也會在你的潛意識裏製造出一種緊張和挫折感，你會覺得一切都缺乏組織，會感到被壓得透不過氣來。
如果你發覺你的辦公桌上經常一片雜亂，你就要花時間整理一下。把所有文件堆成一堆，然後逐一檢視（大大地利用你的紙簍），並且按照以下四個方麵的程度將它們分類：即刻辦理、次優先、待辦、閱讀材料。
把最優先的事項從原來的亂堆中找出來，並放在辦公桌的中央，然後把其他文件放到你視線以外的地方——旁邊的桌子上或抽屜裏。把最優先的待辦件留在桌子上的目的是提醒你不要忽視它們。但是你要記住，你一次隻能想一件事情，做一件工作。因此你要選出最重要的事情，並把所有的精力集中在這件事上，直到把它做好為止。
每天下班離開辦公室之前，把辦公桌完全清理好，或至少整理一下。而且每天按一定的標準進行整理，這樣會使第二天有一個好的開始。
不要把一些小東西——全家福照片、紀念品、鍾表、溫度計以及其他東西過多地放在辦公桌上。它們既占據你的空間也分散你的注意力。
每個坐在辦公桌前的人都需要有某種辦法來及時提醒自己一天中要辦的事項。這時日曆也許很有幫助，但是最好的辦法可能是實行一種待辦事項檔案卡片（袋）製度，一個月的每一天都有一個卡片（袋），再用些袋子記載以後月份待辦事項（卡片）。要處理大量文件的辦公室當然就需要設計出一種更嚴格的製度。
此外最好對時間進行統籌，比如到辦公室後，有一係列事務和工作需要做，可以給這些事務和工作安排好時間：收拾整理辦公桌3分鍾，整理一天工作計劃的安排5分鍾，關於某一報告的起草15分鍾，等等。
總之，那些容易把事情複雜化的人應該學會的一種能力是：清楚地洞察一件事情的要點在哪裏，哪些是不必要的繁文縟節，然後用快刀斬亂麻的方式把它們簡單化。