你有沒有這樣的感觸：當辦公桌上堆滿了文件、書籍、日曆、水杯、水機等一係列物品時，心情會變得煩躁，思緒會一片混亂，完全進入不了工作的狀態？特別是找一件東西找不到時，翻來翻去，焦急萬分……好不容易找到了，時間已經浪費了不少，整個人也覺得疲乏。
時間有限，人的精力也有限。越來越多的公司都在推崇“5S整理法”，如果我們能夠掌握這個方法，上述的雜亂狀態就能得到減緩或避免。少了雜亂的事分心，自然就能把心思專注在重要的事情上，提升效率了。
那麽，何謂5S整理法呢？
5S整理法起源於日本，是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）和素養（Shitsuke）這5個詞的首字母縮寫，指在生產現場對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效管理，深受日本企業的推崇和青睞。
·1S——整理
區分要和不要的東西，除了需要用的東西以外，其他的都不放置。
在判斷“要和不要”時，可遵從一個原則：把未來30天內，用不著的任何東西都挪出現場，目的是騰出空間來活用。
·2S——整頓
要的東西按照規定定位、規定方法擺放整齊，明確數量，明確標示，實現三定：定名、定量、定位。這樣做的目的，是為了避免因找東西而浪費時間。
·3S——清掃
清除工作現場內的髒汙，保持一個幹淨、明亮的環境。
·4S——清潔
將上述的3S實施的做法製度化、規範化，維持其成果。
·5S——素養
培養文明禮貌習慣，按照規定行事，養成良好的工作習慣。這一條的目的在於，提升人的品質，培養對工作認真負責的態度。
豐田公司在維持和改善工作環境時，一直使用5S整理法，且尤其重視整理和整頓這兩點。認真執行5S整理法，可以有效地消除工作中的浪費，提升工作效率。在豐田公司，沒有人會認為整理是可有可無的雜事，而是將其視為工作本身。
豐田的一個生產車間，牆邊擺滿了儲物架，架子上放著許多長期不用的物品，有些零件明明隻需要一個，貨架上卻擺著兩三個，甚至更多。
有一次，豐田的指導師讓員工把不需要的物品清理掉，隻在貨架上擺放那些用得著的物品。結果發現，很多貨架都空了出來，可以挪走不用。更讓大家意外的是，當他們把貨架挪開時，發現貨架後麵居然有一扇窗戶。
通過整理和整頓，能夠消除被浪費的時間、空間和物品，隻用最低限度的零件和工具來工作，能夠大大提高工作效率。就在這一年，豐田的這家生產車間一年成功削減了300萬日元的生產成本，殘次品的數量也大幅減少，產品的質量提升了一個層次。
許多人對5S整理法存在誤解，認為隻要工作環境和場地看起來幹淨、整理就可以了。事實上，這並不是5S整理法的精髓。單純地把東西擺放整齊，頂多算整潔，但整潔不是目的和終點。比如，對書架進行整理時，將書本按照大小進行歸類，或者把資料文件按照紙張的大小和顏色進行歸類，這樣看起來是挺整潔的，但並不能提升工作效率。在尋找相應的書籍和文件時，依然要挨個地翻看，花費不少時間。
對我們來說，如何在現實中運用5S整理法才能實現提高效率的目的呢？
·對辦公資料和用品進行分類
所有的辦公用品和工具都可以大致分為三類：現在要用的、將來要用的、永遠不會用的。
現在要用的東西，也就是今天或明後天需要的東西。如果是生產現場，這些東西就相當於產品的零部件，或是必不可少的工具。如果是辦公室，那就是與手頭正在進行的項目密切相關的資料和用品，這些東西要放在手邊，有助於工作的順利開展。
環顧四周，你會發現還有一些東西是這樣的情況：
這個資料可能某一天會用到、那個文件有可能會有用……然而，這些東西將來真的會用到嗎？你最好捫心自問：到底什麽時候能夠用到？給出一個確定的期限，如一周後、三周後、一個月後、三個月後，按照時間區間對這些東西進行分類。
如果無法給出期限，那就把它們歸為“不確定”的一類。到期後，如果這些東西還是沒有用到，那就可以歸為“永遠不會用”的類別中，然後無情地舍棄掉。
·按照有效的標準疊放資料與文件
何謂有效的標準？不是簡單地按照資料和文件的紙張大小和顏色來分類擺放，那樣對提高效率沒有任何幫助。
整理的目的是為工作提供便利，因此，我們要在對資料進行分類的基礎上，按照資料的重要性、時間性等標準有序疊放，便於尋找和使用，這才是有效的整理。
比如，把最新的資料放在最上麵，把最舊的資料放在最下麵，這樣找資料時就有明確的依據了，很快能夠找到自己所需的東西，也不至於把文件都翻亂。
·善於用小工具整理物品
整理離不開工具，如文件櫃、文件袋、文件夾、裝訂工具、筆筒、名片夾等，看似很簡單的東西，如果能夠巧妙利用，可以起到很大的作用。
比如，把現在用得到的文件放在文件夾裏，將來可能用到的文件裝到文件袋裏，把永遠不會用的文件丟棄，或是暫時放在文件櫃裏。各種辦公筆放在筆筒裏，把散落在抽屜裏的、辦公桌上的名片，都放進名片夾裏。這樣一來，得到的不僅是一個幹淨整潔的辦公區域，還能夠快速地尋找到自己所需的資料和工具，效率會高很多。