所謂功能，即文稿的實用價值。前麵有關章節已經討論過文稿功能的重要性，這裏重點談談在修改階段對功能缺失問題應該怎樣認識和處理。從特定意義上講，文稿的功能先於一切、重於一切，如果功能性存在嚴重缺失，主題、結構、內容改得再好，也未必能使文稿具有較高實用價值，也就是說，功能性方麵的修改往往是帶有顛覆性的、決定性的。比如以下幾方麵的常見問題：
決策部署表述不全麵、不好操作的問題。決策部署性文稿是傳達政令、指導實踐、推動發展的重要文種，使用頻率高、涉及範圍廣，其重點內容的表述是否全麵、準確、可操作，事關文稿效力和作用的發揮。表述不全麵，即沒有全麵領會和把握領導決策意圖及決策內容，表述時有的方麵寫到了，有的方麵沒有寫到，或者核心內容寫到了，相關配套的方麵沒有寫到，顯得殘缺不全，不好操作執行。如某篇文稿部署安排城鎮困難群眾扶貧救助工作，目的意義、目標任務、扶持政策、實施步驟等方麵都表述清楚了，但誰來落實呢？則表述得較為籠統、含糊。因為這項工作涉及民政、工會、殘聯、扶貧辦、社保醫保、國資委等多個部門，如果不細化任務職責，各部門不各盡其責、合力而為，那麽，有再好的政策也難以落實下去，文件就會變成一紙空文。
對策建議表述缺乏可行性的問題。這方麵問題較多出現在調研文章和問題探討、規劃論證類文章中。這類文稿的作用，就是通過了解掌握有關情況，在分析研究的基礎上提出相應的意見建議，供領導決策參考，而意見建議的表述是否科學可行，就決定了它是否能為領導決策所采納。如某調研小組針對當地部分農村大量耕地撂荒的情況進行調研，提出了調動農民種糧積極性、限期恢複種植、對長期撂荒土地一律強製收回等幾條對策建議。但領導閱稿後認為不周全、不可行，既不符合土地承包經營政策長期不變的大原則，也不符合農村大量青壯勞力外出務工的實際情況，弄不好還會影響農村穩定。按照領導要求，調研組經過深入思考，對原來的表述作了修正，並增補了推進土地流轉和適度規模經營、建立經濟合作組織開展互幫互助等幾條切合實際的辦法建議，最終得到了領導采納並形成文件下發，有效推動了這項工作順利開展。
敘事說理方麵的表述缺乏說服力的問題。文稿寫作離不開敘事說理，或以事說理，或由理敘事，目的都是為了讓受文對象接受自己的觀點、見解或某種希望要求，從而達到預定的目的。這裏的關鍵是所說的“理”是否有說服力，如果缺乏說服力，談認識問題就不足以統一人們的思想，表達新思路、新理念就不足以讓人們理解和信服，向上級請求解決某個問題就不足以被認可和批準。這些都是初稿中容易出現的問題。如某市政府抓住高鐵開通的機遇，計劃建立高鐵經濟試驗區，起草了一份給省政府的請示。文中首先闡述建立該試驗區的背景和目的意義，然後陳述“三年見成效、五年成規模、八年大跨越”的總體發展目標，最後是請求省政府在規劃審批、土地利用、行政區劃調整、項目和政策等方麵給予支持。這裏就存在內容表述不充分的問題。這類請示的正文部分通常包括請示的事由和背景、請示事項的依據及具體內容、請求解決的事項等幾個基本層次，此文的問題就出在第二部分的內容顯得單薄了一些。建設高鐵經濟區是一件大事、好事，要想獲得省政府審批和支持，就必須把具體的設想、安排寫進去，包括規劃範圍、發展定位、實施重點、主要政策措施等都寫得明明白白、清清楚楚，使之具有說服力、可行性，這樣才有獲得上級審批和支持的可能。光有一個看似宏偉、實則空洞的目標，上級看不出你具體想做什麽、怎麽做，這份請示或許就被擱淺了。經過修改，對這部分的內容表述進行了充實：一是細化了規劃範圍，明確提出建設高鐵新區、物流新區、產業園區這三大功能區；二是明確了戰略定位，提出把高鐵經濟試驗區建設成為交通樞紐中心、產城融合中心、高新產業中心、旅遊集散中心、物流服務中心。這樣，內容就更完整，全文理由充分、設想清晰、措施具體、請求明確，最終得到了省政府的高度認可和有力支持。
坐而論道、脫離實際的問題。比如有些文稿習慣了凡事必談理論，旁征博引，海闊天空，大道理一套又一套，新概念、新名詞一串又一串，重要性必要性迫切性一層又一層，看上去說得很深刻、很透徹、甚至很精彩，但看完讓人覺得雲裏霧裏，思想認識上的問題並沒有得到真正解決。思想認識問題不是不可以談，關鍵是要切合實際、有的放矢地談，尤其當人們對某一新情況、新事物認識不一致的時候，更要用足筆墨把它談深談透，以解疑釋惑，促成共識。這就需要把理論與實踐掛起鉤來，認真分析工作運行中和人們的思想認識上存在哪些實際問題，通過擺事實來講道理，說服力就會大為增強。那種空洞抽象的大道理、人雲亦雲的舊道理、脫離實際的空道理、強詞奪理的蠻道理，還是不說、少說為好。
因循守舊、創造性不強的問題。比如有些文稿從主題到觀點、從措施辦法到語言文字都缺乏新意，或者照抄照搬上級文件和領導講話中的東西，或者照抄照搬書籍報刊和網絡上的東西，或者重複自己過去寫過、用過的東西，這樣的文稿有什麽功能性可言？我們知道，任何事業的發展進步都離不開創新，文稿寫作同樣離不開創新。特別是決策部署性文稿，由於其特定的引領、指導、推動、促進作用，它是否具有創新精神，能否提出有創意的新理念、新觀點、新方法，很大程度上決定著實踐能否創新，各項工作能否在創新中創特色、創高效。如果因循守舊，唯書唯上，滿篇陳詞濫調，不僅於工作無益，反而貽誤發展。這就需要強化創新意識，善於審時度勢，敢於獨立思考，敢說真話實話，把那些不中用的空語套話、正確的廢話砍掉，使文稿多一些創造性。
蒼白無力、推動力不強的問題。比如有些動員部署性文稿，主旨不明，舉措不力，氣勢不足，缺乏鼓動性和號召力，難以打動人心、凝聚力量；有些揭露問題的文稿，閃爍其詞，不痛不癢，難以取得教育警示效果；有些規製性文稿，針對性不強，措施不細、不硬，難以起到加強約束、規範行為、解決問題的作用。須知，推動力是衡量這類文稿功能性的重要標準，如果缺乏推動力，人們就不會感到有壓力和動力，工作就難以順利開展，再好的目標也難以達到。為什麽人們在閱讀某些文件、聆聽某些領導講話之後，會產生一種有壓力、坐不住的感覺，會主動自覺地想辦法、盡努力把事情辦好，這就是文稿的推動力在起作用。這種推動力當然不是指那種單純的語風潑辣、措辭嚴厲，更不是那種單純的發號施令、強逼硬趕，而是基於對現實問題的敏銳洞察、精準把握所展示出來的思想鋒芒和邏輯力量，以及字裏行間所蘊含的內在剛性與力度。這就需要打破為寫文章而寫文章的理念和習慣，堅持從實際出發看問題、想事情、提要求，祛“文”氣，接地氣，添銳氣，使文稿真正發揮推動實踐、促進發展的作用。
除了上述方麵，還有涉及文稿功能性的其他方麵，修改時都應考慮到。由此我還想到，無論起草還是修改，起草者不僅要發揮“寫手”的作用，還應發揮“謀士”的作用。這是因為，要增強文稿的功能，就離不開對現實問題的細致觀察和深入思考，就必然要著眼於“有用”“管用”而提出思路、措施和辦法，實際上這就是“謀”。寫的過程應該也是“謀”的過程，以“謀”促寫，以寫述“謀”，“謀”到才能“功”成。如果隻寫不“謀”，單純追求表現形式的完美無缺和語言文字的無懈可擊，就提不出有見地、有價值的思想見解和辦法主張，文稿的功能就無從體現。從這一點說，到了修改階段，更應注意通過“謀”來彌補功能性方麵的不足。