電腦改稿，用形象的話說，就像醫生對患者實施“外科手術”和“內科診療”，有著方式方法和難易程度的不同。
“外科手術”是指利用電腦對公文外觀進行修改，即版麵版式的修改，目的是使之更具規範性、標準性。由國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化委員會製定頒布的《黨政機關公文格式》，對公文通用紙張、排版和印刷裝訂要求、公文格式各要素編排規則等，規定了統一的標準，是黨政機關公文電腦排版的根本遵循。公文排版是否合乎規範，一般由專門部門負責把關，起草者僅負責基本格式的修改，主要包括兩個方麵。一是字體的修改。公文適用字體一般為黑體、宋體、仿宋、楷體，其中又有字形和字號之分。字形應為常規字體，酌情運用常規加粗字體，禁用斜體字和其他字體；字號的運用，一般性文件（A4紙）標題應用二號字體，正文應用三號字體。在字體運用方麵，為使標題醒目，一般用黑體、楷體或宋體加粗，如果一個部分中有幾級小標題，則用不同的字體以示區別；有時，為使某些重點內容、關鍵性表述引人注目，也會運用到這幾種字體，不過它不宜出現在正式文件中，而出現在講話稿、調研文章、政論文章等應用文中。二是版麵觀感方麵的修改。包括文本前後距離是否適中，兩端距離是否對齊，段距、行距、字距是否勻稱，總標題是否對中，落款位置是否準確等，都是必須關注的細節；此外還有頁麵布局，包括紙張大小、紙張方向、頁邊距、頁麵分欄等，都應合乎規範。上述方麵都屬於外觀修正，隻要認真細致，一般不會出現明顯差錯。
相對於“外科手術”，“內科診療”就不是那麽簡單了。前者“病症”明了，治療方式也直接，斷骨則接骨，破皮則縫針，長瘤則切除；後者則“病症”複雜，先要準確診斷是心血管疾病、消化係統疾病、神經係統疾病還是其他方麵的疾病，再對症施治，難度當然要大得多。也就是說，“內科診療”針對的是主題、材料、結構、文字等方麵存在的“疾病”，自然要多花心思、多下功夫。反映在電腦修改上就要用到它的幾種基本功能。比如複製粘貼功能，這是使用最多、也最受歡迎的功能。因為它可以將整個段落或句子，整篇文稿中相同的詞組、字、標點符號進行調整更換，從而大大節省時間和精力，提高修改效率。又如“查找和替換”功能，有些文稿篇幅較長，需要“一攬子”修改相同的字、詞、句乃至標點符號，使用Word或WPS軟件按CTRL+F鍵，在彈出的對話框中輸入要找的內容，就能一舉發現並改正全部錯誤，同樣省時省力。再如網絡查詢功能，是很管用的功能，網上信息資源有如無所不包的“百科全書”，百度一搜，應有盡有，包括修改中需參照的文件、文章和有關資料，需引用的經典論述、格言警句和有關專業知識，需核對的有關規範性提法和政策法律條文，需查詢並運用的詞、詞組、成語以及遣詞造句、詞義辨別方麵的知識，等等，可以說是有問必答、有求必應，快捷而又方便。還有收藏功能，把有價值的資料通過優盤儲存起來，形成一個寫作資料庫，一旦有需要就可接入電腦搜索取用，省去臨時查找資料的許多麻煩。
當然，光會熟練操作上述功能還不夠，這畢竟隻是技術層麵的東西，更重要的還在於通過思考發現問題、解決問題。這種思考，有時體現在起草與修改同步進行，即邊寫邊想邊改，一次次地添加、刪除、插入和粘貼，寫完了也就改完了。但前提是，修改量不是太大，或者起草者文思敏捷、胸有成竹，且技術熟練，可以手、腦並用。另一種情況就是先一口氣寫完，再回過頭來檢查修改。這時又有兩種方式，或在電腦上直接改，或先在紙質稿上用筆改好，再到電腦上改。若修改量較大，一般提倡采用後者，因為用筆改稿較為從容、自由，可以集中精力深入思考、反複斟酌，修改得更為全麵、準確、完善，以免電腦上直接修改可能帶來思考的倉促、跳躍和“短路”。
上述幾方麵，其實不說大家也知道，因為這些事情我們每天都在做，基本的操作要領每天都在用。的確，有了電腦這位“良師益友”的熱心幫助，可借鑒利用的材料更多了，修改速度明顯加快了，字樣和版麵也非常美觀了，但為什麽有些文稿的內在質量卻並沒有得到明顯提高呢？尤為嚴重的是，為什麽某些文稿變得麵目雷同、千篇一律、缺乏特色、毫無生氣了呢？
這就說明，對這些文稿的“內科診療”沒有到位，說到底還是因為電腦利用走入了誤區。