親愛的朋友：

你一定認為電話已經是生活的一部分了，但是如何讓它為你提供方便而不是幹擾你呢？

電話是一個為方便生活而發明的科技奇跡，但現在卻好像專門擺在桌子上控製你，它欺侮你，毫不尊重你的感情，有時電話讓你感覺自己權大無比，有時又讓自己覺得力不從心。電話鈴聲一響，差不多所有經理都覺得非接不可，有些電話就像不速之客，令人惱火，還會降低工作效率，侵占空間，蠶食時間。結果思路被打斷，這一天不得不重新安排。電話——接起來，就好比敞開大門讓不速之客闖進屋。電話搗亂煩人本事之大，難怪人們說電話也許是造成精神緊張、誤解、糾紛、效率低下的主要原因。

那麽怎樣才能不再讓電話專製發展下去了呢？我覺的可以有下麵幾條

①盡量不接打電話。你當然希望有盡可能多的時間用於工作，所以電話必須適應工作安排，而不能讓工作去適應電話。每次電話鈴響，你必須克製住馬上去接的念頭。否則，一整天就全讓它給霸占了。有些電話是你根本不想理會的人打來的，有的人雖然你正想同他聯係，但時候不對。還可以要求手下的人采用同樣方式。告訴他們什麽時候不要打擾你，以及讓他們轉告來電人什麽時候你有空，請來電人那個時候再打過來，或者請他們先留下話。要是同事把聽筒遞過來，你一定要堅決。譬如可以說：今天上午我很忙，下午兩點以前不接任何電話。然後堅決拒絕接電話。應當訓練接電話的人，讓他們學會正確記下留言，做到詳細、清楚，不遺漏任何相關信息。不會因為讓受過培訓的人代接電話而漏掉重要事情。最糟不過的做法是再打電話核實一下細節。比較理想的情況是，你已經掌握了足夠的信息，無須再打電話就能處理了。

讓跟你有聯係的人知道隻有在某些時間內才能給你本人打電話，而你起碼要留出兩塊接電話的時間，一塊在工作時間內，另一塊在辦公時間以外。這樣做也能方便別的、同樣忙得要命的經理安排他們時間，同時還能增加他們對你的尊重。在工作時間以外接電話，白天安排起來就更加自如了。在辦公室裏，最不能容忍別人因為“不知道該轉給誰”而把電話轉給你。要想駕馭自己的工作時間，就不能允許這種現象存在。要給接線員或秘書一份名單，列清各個部門、負責人及其簡要職責，隻查一下名單就知道電話最該轉給誰。要很堅決地告訴接電話人，不是指名打給你的電話一概不接。

②對來電心中有數。了解了何時有人會來電話，就等於駕馭電話、讓它適應工作安排做到了一半，因為隻要料到哪些人會來電話，你就有點兒譜了。比如，喬治總在星期四午飯後來電話，因為他那時要跟你核對訂貨。知道喬治會來電話，你手頭就能準備好必要的材料，從而節省不少時間。把定時打來的電話列出來，就能找出規律。知道了某時會有電話打來，你就能事先做些準備。要是讓員工代接電話，就應該提醒他們誰有可能來電話，讓他們也做好相應的準備，講清楚哪些電話應該怎樣答複，哪些電話要你親自接。

有些人來電話純粹是漫天閑扯，浪費時間，也有一些人在你還不想做出決定的時候百般催逼，這類電話最不招人喜歡。這些可能是雖討厭卻又不得不與之談話的人，也可能是打電話推銷的業務員。對付這類電話，語氣一定要堅決，把握住談話。在電話裏，堅定有助於你控製談話，從而得到理想的結果。這要做到四件事：

一、語氣堅決。要充滿自信，說話果斷。這樣對方會感到你在掌握全局，最好依從你的願望，記住，他們看不見你，就算你在瑟瑟發抖，但隻要講話果斷，誰又會知道呢?

二、準備很重要，想說的話一定要想好，要是覺著怎麽處理一件事情還沒想好，就請對方在你考慮好之後再來電話，不要被迫在還沒準備好時接電話。

三、學會說“不”。先說“不”再說能做什麽。要是在不恰當的時候，對不合適的人，不應該的事說太多“是”，什麽企業也搞不好。隻要不夠堅決，你就會使自己攬下一堆費力不討好的事。

四、學會說“再見”。有些人說起話來沒完沒了，好像要道別了，卻又撿起另一話題。你可能覺得很難刹住話頭，因為覺得太突兀無禮。但要沒完沒了浪費別人的時間更加無禮。如果你打電話，適時結束就是你的責任。該講的話講完了就說：“好吧，謝謝您，再見。”然後放下話筒：對方—定會為能去做其他事而舒了—口氣。如果你在接電話，而對方沒有結束的意思，你就說：“我們都談好了吧。我會跟你聯係，再見。”等對方說了再見就放下聽筒。不要停頓看對方有沒有什麽要補充。隻要你停頓，對方一定還會有話講，就會使你分心更久。若對方不說再見，你幹脆再說—遍，然後放下話筒。

有幾種方式可以說再見，比如：“占用您的時間，多謝。知道你很忙，就不多打擾了”； “很高興與您通話，下次再會”；“我還有點急事”；“我會發傳真確認我們談話的內容。”等等。

③不打無準備電話。打電話前應該問問自己，真的非打電話不可嗎?發傳真、寫信會不會更好?決定有必要打電話之後，不站起來就打，需要花點時間計劃一下。拿起話筒前想一想，會省掉後邊不少時間和麻煩。要是你打電話時容易緊張，就更應該花—點時間考慮如何打電話了。

打電話前要弄清楚你想說什麽，還要想希望得到什麽，而且把它們記下來。寫清楚些，省得湊到紙上去仔細辨認。還想希望得到什麽結果，是想在電話上做出決定嗎?還是想要對方做出承諾?隻有自始至終清楚自己想要達到的目的，才能把談話朝這個方向引導，並且提出恰當的問題。打電話時做一份電話記錄，寫下打電話的日期、時間。通話人、想談的內容，以及談話得到的重要線索。記錄應該存檔，以備下次給同事打電話時參考。

④事後做筆記。這樣不僅能記住談話內容，還可供日後參考。記下你許諾的事情及完成期限，然後采取相應的行動。

一個成功企業管理者