親愛的朋友:

你若沒有在生意場合進行交際很少有想不出詞兒的時候,為什麽在當你坐到辦公桌前麵起草再簡單不過的便箋時，卻常常有江郎才盡之感呢?為了讓你克服畏懼心理，輕鬆下筆成文給你的幾條建議,我想對你會很有幫助的。

①做好最充分的準備再動筆。邊想邊寫，這樣隻會使事情更糟。如果是沒有要求立刻完成的文稿件，用筆記下想要表達的要點比把寬限的時間花在擔心上要有益處的多。要點準備好了，有了基礎結構，就可以很容易的展開了。

如果是重要報告，時間要求的很嚴格，那就把要點擴展成有一定內容的提綱。把每個要點寫在一張卡片上，在隨後的幾天裏把萌芽的想法追加到相應的卡片上。

正如一個一係列商務和職業訓練暢銷書的作者所說：“我喜歡按重要程度把卡片排序，在了解清楚之前，我已經有了—份草稿，——旦掌握情況就馬上——鼓作氣寫下來。”

②連貫寫稿。多數人有一個寫作的壞習慣，就是不肯放過每一個措詞。老是反複推敲琢磨，生怕不妥，花一個鍾頭弄出一個完美無缺的句子。作詩可以這樣，寫文章難道就不能寫完後再改？不要擔心開頭部分不夠有力，你要做的是使馬達加速前進。你要做的是：動筆先寫，以後再整理修改。

在你寫完很多篇報告後就會發現，動筆寫的過程幫你把頭腦裏雜亂的想法有條有理地落在紙上，便函或報告在第三、四段才真正開了頭。於是修改就是把在形成思路過程中寫下的尚不明確的部分去掉使得文章頭緒清楚、條理分明。

③用筆交談。你需要把詞典收走，藏起來。一旦停下來查以前沒有用過的詞，思路就會出軌，在某種意義上來說這是浪費時間。寫作顧問埃德·貝利說：“商界人土總是抱怨寫作如何如何困難，但從來沒有聽他們說起過交談有什麽困難。坐下來寫東西，其實就是在用手運筆交談。”沒有人會去看要查詞典才能弄明白的便函。貝利說： “高層經理往往善於運用普通的詞語，越接觸高層，就越容易見到簡單而直接的語言”

④短小精悍。曆史上凡是令人難忘的警句都很短。在學校，老師不厭其煩地為學生解釋各種情況，這種像搭積木一樣，漸進式、學術化的東西在文學課上可以得優，但在商務交往中隻能得差了。你已經告別學校了，要時時刻刻地提醒自己，寫報告不是寫作文，沒有了“最少字數，沒有了開始，結尾，**的要求。你要想讓首席行政總監和總裁們對你留有印象，就需要寫簡潔的文字，因為他們都把時間看得非常寶貴。可是一些年輕員工們往往以為噦哩噦嗦的廢話可以博得上司的好感。

⑤積累資料。這是一個常識：信件、便函、報告都遵循某種反複使用的固定格式。如果你想以正確的格式，並且提高寫做效率的話，請保存以往的信件或便函。這樣，一旦需要快速起草一份東西，身邊就有與手頭任務接近的資料，有的稍加修改就正適合眼下的要求。這就是減少麻煩的秘訣。

一個成功的企業管理者