當企業想檢查係統或資本支出時，一定會有許多成本會抵抗你對它的檢查，並拚命證實其存在的合理性；但是企業還是要堅定不移地、持之以恒地努力去削減所遇到的每一項成本。
一個很有效的辦法就是，對現存的每一項成本，你都應該假定為不合理開支，你要發問：“如果我削減這一成本，真的會影響收入或利潤嗎？它是怎樣並且是在哪裏產生這一影響的？”如果你找不出答案，那麽你就應該確定企業現在不需要這一成本。
每一項成本都有削減的餘地，這是毋庸置疑的。那麽，如何抓住每一項成本，使之不白白地外流呢？如何使削減成本順利進行，而不引起員工的反感呢？
一、先斬後奏的逆向思維
先斬後奏，如果針對的是人，那麽人將無法複活。而成本則不同，如果我們削減的成本在企業運營中被證明是錯誤的，我們可以恢複這項成本的開支，以保證企業的正常運營。
所以，企業的經營者們不必在削減成本時過於小心，也不必非要有絕對把握之後才削減成本。在削減成本之前，不妨先做這樣一個逆向思維：“除非絕對必要，否則就先去掉這一成本再說”。
砍掉成本之後，如果出現了問題證明你做錯了，總會有人告訴你，你再把它加回去就是了。在企業經營中，壓力通常來自於增加成本。如果一個部門要求招聘8個人，你隻給他4個，他們如果人手不夠肯定會繼續申請，並且告訴你他們是如何超負荷工作的；一個部門要求添購10台電腦，而你隻買8台，他們實在不夠用的話，就會找你要那另外2台。超大幅度地削減成本，即使你錯了，還是會有許多機會糾正錯誤。相反，如果大幅度地花錢，錢就流失了，你根本沒有糾正錯誤的機會。所以必須改變企業的觀念，從自己做起，堅信這一點，多砍，少花。削減成本與增加成本像兩個對衝的浪潮，哪一方更為堅定，力量更大，另一方就會退卻。
二、把支出的程序複雜化
這是削減成本的一個竅門。
通知所有可能接觸成本支出的人，在支出之前一定要與老板取得聯係，要當麵征得老板的同意或取得老板的簽字之後方可支出。這一通知沒有具體限製，甚至可以包括企業所有支出，哪怕是換新家具、增添新員工，補充辦公用品，等等。
如果有員工給你寫報告，與你爭論，向你說明他們為什麽需要這些錢和人員或設備，那麽你可以視其合理性，同意他們合理的要求。但這種情況極少，大多數情況是沒人來找你，那麽這些錢也就可以省下了。如果不是必須的，沒人會硬著頭皮找老板要這筆錢，因為任何員工都不願給老板留下大手大腳的印象。
特別提醒
一定要把員工支出的手續複雜化，手續越複雜，那麽你降低成本的可能性越大。一定要堅持用仔細與挑剔的眼光看待每一項支出，並盡可能地拒絕他們的要求。甚至可以在他們要求支出的報告上簽上：降低成本=增加利潤！
當然，並不是所有企業的老板都有時間親自監督成本的開支，如果支出是由財務部門來簽發，那麽作為企業管理者，你一定要親自審核所有的支出，雖然還是由財務部門負責，但你可以和出納員一起，約定每半個月見一麵，出納負責解釋每一筆錢支出的原因或目的，你來確定是否簽發。即使你的業務量很大，你沒有時間去審核所有的支出，那麽你至少可以每個月簽一半，25%或10%，隻要你去做了，就一定可以節省更多的成本。
三、絕不放過細節開支
沒有什麽成本是可以忽略不計的，那麽你在讓員工知道你關心大錢的同時，還要讓他們意識到，你不隻是關心大錢，也關心小錢，沒有什麽成本是在你考慮之外的。認真審核每一項成本，你傳達的信息就會被認真對待。此外，削減所謂的微小成本，你會賺取令人吃驚的利潤，因為這些成本從來就沒被人認真地對待過。
堅持，每一項成本都有其價值！
四、節省開支的主管受人尊敬
有一些主管做事謹慎，在縮減成本上，擔心采用激烈的手段削減成本會失去周圍的人及雇員的支持。其實這些擔心是完全沒必要的，如果你把事情做好，所有人都仍然會很尊敬你。
嚴厲加能幹隻會贏得人們對你的尊敬，而不是憎恨。隻有嚴厲而平庸、無能的主管才會令人憎恨。所以，如果你有能力，人們就會接受你的嚴厲。
出乎意料的是大多數主管都很能幹，但他們卻沒有認識到這一點。專注於削減成本、增加利潤，是一種對意誌力要求很強的行為。如果你堅持去做，成為一個獲取最大利潤的好主管其實並不難：問題僅僅是你的思路是否正確，你能否全身心地投入。如果你能解決好問題，就是好的主管，尊敬你的人遠多於憎恨者，這些尊敬會使你變得更加嚴厲和更好，也正如心理學家所說，你就會置身於非常有效的“正態反饋循環”之中。
五、給雇員養成節儉的習慣
你在削減成本之初會遇到很多阻礙，比如會有人對你說：“你別指望雇員們會接受你這一套。”但在實施幾個月後，你會發現，根本就沒人會記起以前是什麽樣。雇員們會很快接受所有這些新東西，習慣是靠養成的。
當雇員懶散慣了的時候，讓他們接受製約是一件很難的事。同樣的道理，當雇員們形成節儉的習慣，自覺地縮減成本時，他們就不會認為這是一件不堪忍受的事情。細節33 如何通過改變不良習慣降低成本
任何一個企業中都有大量的需要改變的日常習慣，而其中每一項習慣都可能涉及到削減成本。改變一些不良的習慣有助於建立起一種行為導向、利潤至上的企業文化，由此消除官僚和浮誇的作風是一件很有意義的事。
一、節約從一張打印紙做起
企業不應該提倡一定要以打印的文件進行溝通。是的，隨手寫個便條或短箋，一樣可以起到交流溝通的作用。誰說一個辦公的主管一定要秘書打印好材料才能與在隔壁的主管溝通？手寫便條或短箋會迫使他把自己的意圖表達得簡短而明了。同時可以節約秘書的工作量（還包括辦公設備和材料）。你可能會認為這樣節約不了錢，理由是“反正秘書坐在那兒，還不如讓她打印點什麽”。可是大量減少打印工作後，就逐步砍掉了秘書不必要的工作，這樣你就可以裁退以前的一半秘書。
在減少打印工作的同時，你也在向你的企業傳達出一種信息：我們不做無用工，我們沒有時間做噱頭；我很忙，我要見客戶，要賺錢，沒有時間浪費在打印上。這是一種很正麵、傳播極快的信息。當下屬意識到你的這種意識之後，他們會很自然地照做。
二、停止無謂的文件流動
在所有的企業中，就內部報告、成本計算報告、數據報表及複印件而言，有75%都是不必要的，都是在浪費金錢。仔細地推敲，沒發現哪家企業是例外的。
實際上你算不清你的企業究竟有多少報表，因為其中大多數是你和其他決策人從來就不看的。當然，你需要一些報表交給國稅局和工商等部門。但事實是，你企業中的各種報表的實際數量要比國稅局和工商部門所要求的報表多出了許多。這些本來都是你根本就不需要的，那麽砍掉這些多餘的報表吧。不但可以省去許多紙張費用，還可以省下做報表的大把時間，當然，說不定因此你又會發現過剩的人員，從而為企業又減少一項開支。
還有一個問題，那就是企業管理者對精確數字的盲目追求。絕大多數企業決策應根據直覺、判斷和大概數字做出。依據精確的、詳盡的成本核算文件堆積而做出決策是少之又少的事。所以，你有必要重新確定報表的輕重緩急，確定你都需要哪些數據作為你決策的依據。
在企業裏停止不必要的文件流動，可以確保人們把時間花在提高利潤基線上，而不是互相通知來通知去，彼此打擾，耗費時間和精力。
特別提醒
在企業裏，當然也有些報告是必不可少的。如果遇到這類文件，那麽告訴你的下屬，請他們隻講他們想說的事，而不要去歌頌大好形勢，咬文嚼字，報告隻要直截了當，內容充實就是最好的。
三、消除係統損耗
所謂係統損耗，是指在企業係統、規則和指導方針建立起來以後，沒有將它們持續貫徹到實際行動而產生的與預期之間的差異。消除這種損耗是明顯提高企業業績的一種有效途徑。
比如，公司製度規定對所有的來電都要認真記錄，並在24小時之內予以分類處理。但實際上，你的接線員或者相關負責人員未必真的如規定所說。
係統損耗的原因有很多，他們會找到很多理由來解釋他們的損耗：
(1)我們沒有適時的監督和審查係統；
(2)我們沒有安排新員工的人職培訓，沒人教他們正確的使用係統；
(3)我們（管理者）不了解係統的使用情況，即使有人不遵守規則，而我們也以為係統得到了正確的使用；
(4)我們這個部門每個人都有自己的工作方式，等等。
使用和不使用係統你可能會覺得沒有明顯的差異。但要切記：政策和實踐之間不可避免地存在著差距。
如果企業的規則或係統不能得到始終如一的貫徹，企業的業績就達不到高效的發展和預期的效果。時間久了，你就會聽到客戶的抱怨：“你們根本就不在乎我們，對我們的建議似乎無動於衷。”或者是“我們下一次不再和你們合作了，，要另換一家公司”。
消除係統損耗可以提高企業的利潤、服務水平以及工作效率。事實上，很多企業由於係統損耗而導致了成本不斷增加，從而造成大量的浪費，其數額甚至不少於企業每年的淨利潤。
四、避免無效會議
所有人都有過開會的經曆，大會小會，有些企業甚至不論什麽事都要開會解決。而往往很多時候，會開完了，事情不審懸而未決，時間就在你一言我一語中浪費掉了。而往往很多人為了開會，要把自己正在做的事放在一邊，這樣一來，嚴重影響企業的運營效率，而且無聊的文山會海會降低士氣，給企業帶來不良影響。
如果你的企業會務過多，又看不到開會的成績，那麽幾乎可以肯定是你的通訊係統運用不得當。電話和互聯網可用來替代很多會議。及時打電話或者通過互聯網溝通可以把問題消滅在萌芽狀態，用不著等到它已經成為問題了再去召開會議。
如果你認為的確需要麵對麵的會議，那就站著開吧。因為不大舒服，站著開會不會讓人們感到不愉快，因為他們知道會開不長，不會覺得時間被浪費掉了，反而會熱情地參與。鼓勵這種**，站著開會能產生更好的決議。
當然，還可以製定一些會議原則，比如：
(1)盡可能地在一間屋子裏，以盡量少的人數做出決定。絕對不要出於禮貌或對其頭銜的尊重而請什麽人參加會議。
(2)開短會。30分鍾一般就足夠了。即便幾個月也用不著開3小時的會，高級主管應該有能力在30分鍾內把會開完。
(3)絕不要開會討論什麽事情，開會隻用來決定什麽事。
簡單地說就是不要隻為開會而開會。每天的時間完全可以用來做決定，給客戶打電話，把削減成本付諸行動。如果你需要其他什麽人參加會議，沒問題，但要直指要點，砍掉不必要的討論，節省決定時間。
五、減少外出聚會
離開公司去聚會，絕少是有必要的。它浪費錢財，將有價值的人員驅離於關注客戶、產生利潤的活動之外，更糟糕的是，對於企業的目標，它傳達了一種不嚴肅、不緊迫的信息。
這些聚會根本不會像所宣稱的那樣會激勵士氣，其實許多人寧願呆在家裏與家人在一起，而不願意把時間浪費在路上。士氣是重要的，但是，既然有更好、更直接的方法去激勵，幹嗎去搞這種分散精力，浪費錢財的外出聚會呢？
六、削減辦公麵積
有些企業為了講排場，要在好的地段辦公，要有又寬敞、又漂亮、又氣派的辦公場所，每個主管都要有大大的辦公室……我們身邊的好多企業、公司的辦公麵積都有富餘，尤其是高級領導和各級主管的辦公麵積。因為這裏有很多人每周要外出2~3天辦理業務，企業裏很多人沒有必要有自己的辦公室，就算需要也沒有必要用那麽大的麵積。
其實，總經理的辦公室再大再豪華，對增長利潤都並沒有什麽幫助；各級主管的辦公室再漂亮再舒適，也和提升業務量沒有關係。你的客戶要的是你的產品或服務的質量和效率，他們才不會在乎你的辦公麵積有多大。
在現今的中國大城市裏，早已經是寸土寸金。好的房產當然需要好的開支，而且為了使一個大麵積的辦公室看上去更舒服些，你會買更多的物品來裝飾它，沙發、茶幾、書櫃，大的魚缸、名人字畫、各種小擺設……這樣一來，開支就在不知不覺間一點一點地流了出去。
所以，為了節省開支，你可以在選擇辦公地點的時候遵守以下原則：
(1)選擇在低成本的城市遠郊做辦公地；
(2)盡可能地控製擁有辦公室的人數，並將必須有辦公室的麵積最大限度地縮小；
(3)盡量使公共辦公室（多人使用的）的人數增加，改善空間格局，去掉沒用的“中間地帶”。
辦公室的作用是功能性的，而不是追求豪華的地方。在嚴肅緊張的環境下工作，往往更能提高員工的工作效率。