企業在提倡降低成本的時候，往往隻注重大的方麵，而忽略了小的細節。這樣雖然可以節省大的開銷，但就像一個脹滿氣的氣球，如果隻是把大孔堵住，而忽略了小孔的漏洞，那麽氣球也總有一天會癟下去。
所以，企業在降低成本的時候，一定不要忽略了日常開銷中的細節，注意小的開銷，不要忽略了任何一條細流。
一、做好開支預算
企業在做下一年的開支預算時，不能隻單純地在去年的數字上添加通貨膨脹的百分比，這樣對降低成本將毫無意義。不妨在做開支預算時針對每一項開支問你和同事這樣一些問題：
(1)在不嚴重危害企業利潤率的前提下，可否將它刪除？
(2)它相對於企業的需要是否過於特殊化？可不可以減除這種“特殊”以節省開支？
(3)它的開支是否已超過了創造的利潤？
(4)是否有其他更便宜的辦法達到同樣的效果，比如改變公司程序或裝配一台新電腦等？
(5)把事情轉交給外麵的人去做並與之簽約，會不會更便宜？
(6)在不危害企業的條件下，可否降低這樣做的頻率？
(7)其他的企業如何達到同樣的效果？
(8)假設你想重新開業，你還會有這項開支嗎？
(9)是否出現了重複做功？一項任務可否與另一項相結合，而後者已經在企業的其他地方事先完成了？
(10)有沒有人對這項開支負責？他們如何愉快地履行職責？
(11)上一次拿到有競爭力的報價是在什麽時候？對供應商的選擇是不是已經出於一種習慣、方便，而不是出於經濟的考慮？
這些問題涉及企業成本開銷的每個組成部分，盡管如此，但是更明智的做法還是首先集中在最大的開支上。開支越大，有可能節省下來的也越多。
二、絕不忽略小開銷
不積小流，無以至江河。企業開支也是如此。如果你把日常的花銷集中起來，則意味著巨大的利潤潛力。通過削減日常開銷，你可以向你的企業發出如下信號：你全麵削減成本的決心是堅定的，並且這是你的經營哲學。建議在以下這些方麵削減開銷：
1．降低差旅費
企業的差旅費是可縮放程度較大的開支。當然，所有人都希望出差可以坐頭等艙的機船票，但是作為致力於成本削減的企業管理者，你應該要所有的人（包括你自己）都換到經濟艙去。因為專注工作的人在經濟艙一樣可以高效的完成工作。
降低差旅費可以從以下幾方麵考慮：
(1)真的需要出差嗎？隨著現代通訊技術的發展，出差已經不再是商務交通的唯一選擇。公司之間可以有合作但不一定非要負責人麵談，因為在很多時候，一個簡單的電話就可以解決大部分問題。另外，電子郵件和遠程電話會議更可以大大節約差旅時間和費用。通過電子郵件，你可以與世界各地的許多人交流，可以發送合同、圖表、照片和其他文件。電子郵件迅捷、方便，更省錢。而遠程電話會議，更能使企業內部駐紮在各地的員工同時領會到企業的精神，不隻節省了員工往返的時間，更為企業節約了大量的差旅開支。
(2)如何高效利用差旅時間。如果非出差不可，那麽，首先要考慮大概的出差日程安排：需要開多少個會、需要約會多少個人、需要到多少個地方，另外，還要計劃好路線，這樣才可以在規定的時間內處理更多的事情。
特別提醒
關於差旅時間的利用，還有如下建議：
·可以利用旅途時間先考慮一下開會的內容、熟悉一下報告和文件，帶上筆記本電腦會更方便；
·在出差前，提前發送所有相關的議程信息，通過電子郵件確定每一件事，讓每一個相關人員做好準備工作，可以節省更多時間；
·中轉的途中，可以與客戶或同事小聚，增加感情。
(3)關於住宿要考慮的事情。首先要考慮人員搭配，如果要兩人同行，最好讓兩位男士或兩位女士同行，這樣就可以選擇賓館的標準間，住宿費就可以減少一半。
其次，在選址時，一定要選離辦事地點較近的賓館，這樣可以節省打車往返的費用和時間。
特別提醒
以下事項將有助於你避免發生額外的住宿費用：
·如果推遲或取消預訂的房間，一定要提前通知賓館。大多數賓館都要求在入住前24小時得到通知，否則就要罰款；
·有的賓館提供很多便利服務，例如上網，免費早餐和去機場的免費班車等；
·賓館房間的小型冰箱內提供的食品和飲料是付費的，如果想節約成本，就請遠離它；
·賓館的送餐服務很貴，如果要吃飯，就移步到樓下的餐廳去吧；
·賓館房間裏的電話通常都要加收額外費用，所以，自備電話或打公話是不錯的選擇；
·結賬時應核對賬單，以免多付沒消費過的費用。
2．嚴格審查報銷單
對於員工的報銷單，最好是每個月都要核查，要麽抽查，要麽全查。當你找到某些不適宜或超量花費時，給他們寫個便條：希望你下次別再被我找到。這樣一來，相信該雇員的花費單在今後至少一兩年內不會有問題。
3．家具
凍結所有的家具開銷。在現時情況下，無論你到哪家公司，你總能從沒人用的辦公室裏找到可以用的辦公桌、書架、椅子等等。如果你睜一隻眼閉一隻眼，人們肯定會去買新的。隻要去找，在公司的某個地方，肯定會發現一些很好的，沒有用過的家具。如果某些人真的需要買新的，這一訴求必須要經過你，凍結或不凍結，由你來定。先凍結它，讓有價值的浮出水麵，而不是讓它們遊**於四周。
4．辦公用品消費
如果把辦公用品預算馬上砍掉40%，你的公司也能很輕易地扛得住。在有些公司，任由辦公用品供貨商自己到這家公司開出貨單，絕不能讓供貨商這麽做。原因是顯而易見的，供貨商會把訂單寫的盡量小，還是盡量大？結果一目了然。
5．購銷合同
終止一些維修合同或不再續簽有關複印機、電腦和其他辦公設備的所有維護合同，這些合同可能有這樣的條款：供貨商對貴公司全部的電腦以每台每年200元的價格進行維護修理。你可能會認為這樣很合理、很方便，其實這個價錢差不多夠一台電腦的終生維護了。
6．訂閱
這是一個常常被忽視的問題。你真的需要所有這些經濟類雜誌嗎？難道大家不能傳閱？重新審視企業所訂閱的報紙和期刊的品種和數量，看看它們是否有訂閱的必要，或者是否有大量訂立的必要。互聯網上有大量的新聞資訊，何不充分利用網絡資源？何況，減少報刊的訂閱品種和數量也可以減輕過刊的處理問題。你的資料庫真的需要這些雜誌嗎？這些數據？這些報告？一般而言，把訂閱砍掉約75%，不會對你的企業造成什麽問題。
7．電話和傳真
首先你要選擇低成本的長途電話服務。其次，降低電話設備的功能。真的每一個人都需要有那麽多按鍵，那麽多功能的電話嗎？大多數人根本就不需要。最後，公開個人長話記錄，然後抽查電話賬單。在你發現有人違規時，寫一個嚴肅的便條，通知他下次違規將受到嚴厲的懲處。如果有2%的雇員接到了這種便條，就會在其他98%的人群中迅速傳開。
另外，通過發短信也可以節省不少通訊費用，一般來說，在下列情況下，發短信同樣可以起到很好的溝通效果：
·與客戶確定會麵時間；
·祝賀某位客戶生日快樂；
·對某位客戶或供貨商表示感謝；
·通知客戶即將上市的新產品或即將開展的促銷活動。
傳真如果善加利用也會為企業節省不少開支：
·盡量減少圖案、粗體字、大標題和陰影麵積的數量，這樣可以減少發傳真所需要的時間。長途電話發傳真更應如此；
·不用彩頁傳真，直接用黑白複印件發傳真更能節省發傳真的時間；
·用白紙發傳真，便於發送、接收和閱讀。
8．合作合同
與供應商的合作除非不得已，盡量別簽長期（一年以上）合同。情況隨時會有變化，好的生意人（采購員和供貨商）是易變的，一紙合同會鎖定後來或許根本就不需要的成本。合同也使得你難以糾正錯誤。如果你的某一個雇員在成本上犯了錯誤（把錢花在了根本不需要的東西上），你可以停止這一花費。
三、幾種節約成本的簡易辦法
相信每一家企業都有節約成本的絕招，也就是說那些相對而言比較容易節省開支的辦法。但下麵這些做法對大多數企業都適用，如果你有興趣，不妨試一試。
1．租用辦公室
買房產作為辦公場所會占用大量資金，而租則不同。現在大片大片地空閑建築，租金降低，如果你是個好房客，那麽說不定房主還會再給你優惠的條件。
2．重複利用紙張
對於很多企業來說，複印紙和打印紙都是必不可少的耗材，也是企業一項不小的開支。而且，由於紙張的體積大，還會占用大量的儲存空間。有一些小辦法可以幫助企業減少用紙量，節省開支。
(1)雙麵利用。在打印、複印、手寫和畫圖的時候，盡量將紙的兩麵都利用到。
(2)利用垃圾郵件。當收到垃圾郵件時不要將它馬上扔掉，你可以利用這張A4廣告紙的背麵空白部分打印。
(3)利用舊物。對於一些沒用的舊文檔可以再次利用。利用那些不重要的文檔的空白麵打印或複印。
(4)高效複印。利用複印機的縮小比例複印功能，將兩頁複印在一頁上，並且在複印機上貼一個說明，告訴大家怎樣使用複印機的這一功能。
請不要嘲笑這些顯得非常小氣的做法，因為如果你認真計算過你的企業每年在辦公用紙上的開銷，你就會驚訝地發現這個措施的成本節約效果是多麽顯著。事實上，很多著名的大企業早就開始這樣做了。同樣的思路還可應用於企業的其他方麵，例如與別的企業合用辦公設備、會議室等。
特別提醒
充分利用電子郵件和互聯網來進行企業內部信息的發布和傳遞，實現無紙化辦公。以下提供幾種適合在企業內部以電子郵件的形式或者張貼在內部網站來發布的信息：
·員工的工資單；
·每周的工作報告；
·合同模板；
·產品介紹、價格表和報價；
·工作建議；
·工作申請；
·時事通訊、公告和通知等。
3．計算機硬件
在當今技術快速發展的時代，想要趕上技術發展的潮流不僅不是件容易的事，而且也沒有必要。當采購高科技辦公設備時，沒有必要一味追求最先進的性能。雖然計算機世界講究速度，但你不一定需要。你的文件是在一眨眼的工夫，還是眨眼時間的千分之一打開或保存，這對你來說並沒有太大的分別。事實上，隻有在付錢的時候你才會注意到它們之間的差別。
特別提醒
將辦公室內的所有電腦設備都連接電流保護器，可以保護電腦硬件不被燒壞。
4．計算機軟件
有一種合法的手段，可以不花或少花錢弄到成百上千有用的計算機程序。很多生產軟件的公司不願意花上千元為他們的產品做廣告。因此在推廣他們的程序時采用了“共享”方式。花一張磁盤的價錢，你就可以在一段時期內使用成打的共享程序。其中包括各種各樣的商業軟件，從文件發送和文字處理，到數據庫和財務專用軟件包。
另外，無論是隻有幾個人的小企業還是跨國大企業，都應該避免因為計算機停工而造成的生產損失。以下幾個方法有助於避免因設備發生技術故障所造成的損失。
(1)安裝殺毒軟件。在所有的電腦上都安裝殺毒軟件，並及時更新。殺毒軟件是防止網絡病毒分割的最有效的工具之一。
(2)隨時保存文件。每隔幾分鍾就保存正在編輯的文件，這樣可以防止因意外事件而導致的電腦意外關閉、文件丟失的情況發生。
(3)備份重要文件。企業裏的每名員工都應該養成每天及時備份重要工作文件的習慣。如果某項工作特別重要，那麽與該工作有關的文件備份次數應該更多一些。在硬盤和移動硬盤上同時保存是明智的做法。
(4)密碼保護。為電腦和重要機密文件設置密碼，可以限製別人的訪問。設置權限密碼，限製訪問權限，可以有效提高計算機的安全性。
5．外援
現代企業除了自己的核心業務和資源以外，隻要符合經濟合理性，很多附屬、支持業務都可交給外部人員來做。如果在你的幫助和鼓勵下，甚至可以讓公司內的這部分人組建自己的公司並投標這項合同。這樣安排可以使你在仍舊享用專業服務的同時降低成本。你的員工也由此獲得擺脫失業陰影的機會，組建他們自己的企業。
四、電腦真的有用嗎
現在，電腦雖然漸漸普及，但許多管理者都是在個人電腦普及之前接受的教育，而且他們被超酷的電腦功能搞得暈頭轉向，甚至因此而放棄了對電腦采購的監管，把購置電腦的決定權統統交給了信息或采購部門的主管和具體的電腦使用者。這樣一來，對電腦的開支就失去了控製。
當然，許多電腦的購置是合理的，但更多的卻不是。一個好的、追求利潤最大化的主管必須對此負起責任。另一個巨大的成本問題是你的電腦係統的利用率，尤其是個人電腦。現如今，在我們身邊的很多大企業和小公司，所有雇員每人守著一台電腦，有些雇員經常用這些電腦，他們需要，但其實更多的人都不是必需的。
五、把錢用在刀刃上
俗話說：“好鋼要用在刀刃上”。我們辦企業時，也要本著這一原則，把錢用在最有效果的地方。
每提出一項開支的申請或預案，都要問如下幾個問題：
(1)這筆錢花出去有什麽效果？
(2)由誰花？
(3)怎麽確保效果？
(4)達不到效果追究誰的責任7
．如果回答是這筆錢不產生效果，或是產生了企業不需要的效果，那麽企業管理者就不應該批準這項支出。
在問上述問題的同時，管理者還應該考慮：能不能用其他方式來達到同樣的效果，如果能，哪一種方式才更能節省支出？
沒有充分的理由、良好的控製、明確的責任和量化的結果，就不要隨便花一筆錢。因為錢一旦花出去了，再想追回來是不太可能的。所以，企業在支出成本時一定要追究：是不是按規劃中的時間和數額實現了回報。這種回報必須在價值上超出成本，並對企業的目標有利。你的目標應該很明確：不斷鞏固和發展在行業中的領先地位，獲取更多的優質資源，以此為手段為投資者創造盡量多的利潤，至於花錢擺闊、獲取虛名，絕對不應該被允許。
六、精細的財務管理
作為企業的管理者，你不但要隨時知道公司花出了多少錢，花在什麽地方，誰在花，還要知道非常細節的方麵。所有產生支出的項目都已被財務人員整理好，如人工成本、房租成本、折舊成本、辦公成本、采購成本等。隻要你想了解某人一年來用了多少紙，或是公司一年來每個星期的“打車”費用，在五分鍾內財務就能送來資料。不合常規的瞞報虛報，都能在資料上顯示出來。
因此，公司對所有產生支出的項目要做到逐項控製，避免了想削減成本卻無從下手的無奈。
逐項控製的原理誰都懂，但想了不做的人很多，實際上這主要是建立體係和執行的問題。沒有非要建立這個體係的決心，非要請專業財務人員的意識，自然就無法做到。
在周圍企業都沒有這一體係的時候，你也許沒有壓力。但是一旦你的企業有了這一體係，就產生了完全不同的競爭力。總有一天，市場競爭會逼得企業不得不認真地逐項控製成本，但早日動手，能獲得更可觀的利潤。
七、刻薄地審核你的資本支出
資本（工廠、資產、設備）是實實在在的錢。就好像其他開銷一樣，它們也需要認真的管理。
企業管理者在投資時計較收益率同在企業內部削減成本一樣的重要。資本是實實在在的錢，數額巨大，認真而刻薄地審核你的資本預算，那麽你的贏利底線就會增加更多。
特別提醒
從細節處節省成本可以參考如下幾點：
·通過流程細分來節省；
·細分工作，明晰責任；
·調查廣告效果。
八、隨時隨地節約能源
培養企業員工的節能意識，隨時隨地為企業節省能源。一般來講可以從以下幾方麵著手。
1．購買節能的辦公設備
當購買或替換辦公設備時，注意比較不同類型和品牌產品的節能性能。將節能視為選擇新設備的主要性能指標之一，雖然可能不會立竿見影，但從長期來講大多數節能產品會替企業節省不少能源開支。
2．在照明方麵節省能源
一般來說，照明既是大多數企業最耗電的部分，同時也是最容易節省能源開支的部分。在照明方麵要降低開支，我們有如下建議：
(1)使用節能燈泡。雖然節能燈泡比一般的普通燈光要貴，但節省下的照明費用要比價格差價多得多。
(2)增加照明開關。有的企業辦公室是一個總開關控製著所有的照明設備，包括那些隔開的辦公室和會議室。這就意味著，隻要辦公室裏有一個地方還需要照明，所有的燈就都需要開著。這樣會浪費能源和金錢。分區域地設置照明開關，不僅有利於節能，還可以有效控製照明費用。
(3)減少照明設備。減少非辦公區域的照明設備的數量，例如過道的照明設備減半等。
(4)采取聲控照明。聲控照明特別適用於那些人們總是忘記關燈的房間，便如儲藏室、廁所、會議室等。
(5)保持照明設備的清潔。及時清除照明設備上的灰塵和汙垢有助於提高照明效果。
(6)采取局部照明。局部照明是指隻給實際需要燈光的區域提供特定穩定的光源。配置較低瓦數的台燈可以減少天花板的照明設備的數量。
(7)安裝長效燈泡。對於平時難以觸及的地方采用長效燈泡。這類燈泡常用於天花板較高的倉庫、大堂等地方的照明，因為這些地方更換燈光很麻煩。
(8)使用自然光。盡量使辦公室具有良好的采光，這不僅有利於眼睛的保健，而且可以有效節約能源。可以將辦公桌和工作區域安置在靠近窗戶的地方。
3．降低空調的能耗
空調的耗電量相當大，掌握一些降低空調能耗的方法是很有必要的。
(1)保證空調的溫度調節裝置正常工作；
(2)及時請物業或保潔員清理空調的過濾網，以提高其運行效率，保持通風；
(3)安裝空調的房間最好避免陽光直射；
(4)注意空調房間的密封性。
4．適當的安排維修頻率
對辦公設備以及能耗設備的維修是必不可少的工作，推遲沒有必要的維修工作可以減輕付款壓力，可是如果推遲的時間太長，反而會產生極高的維修或更換成本。不要因為缺乏資金而不及時進行維修，要製定一個適度的維修頻率。
特別提醒
一定要將各項維修工作錯開，並將維修安排在不辦公的時候，以避免影響正常業務的開展。另外，讓大家從一個正在施工的地方走過也有可能發生事故。