不管在立項和計劃階段準備得多麽周全，在實際的執行階段都可能出現延遲的情況。

而且就算沒有延遲，有時候也可能會發現“無論如何都無法按期完成任務”。畢竟項目做的是之前從未做過的工作，所以出現意料之外的情況也是理所當然的。

為了不讓“延遲”影響到項目的整體時間表，項目經理必須及時采取應對措施。尤其是避免讓關鍵路徑所需的時間延長。

一旦出現延遲的情況，首先可以試著將出現問題的工作任務進一步分解。

如果是與關鍵路徑相關的工作任務，可以參照“計劃④”的內容，思考是否能夠對“依賴關係”進行拆分。

比如，在這個工作任務之中，A部分與下一項工序存在依賴關係，必須盡快完成。而B部分與下一項工序沒有關係，可以將截止日期延遲。所以先將資源都集中在A部分，爭取盡快完成。

正如第三章中的那個例子一樣，麵對“服務仕樣書沒做好，就不能開始網站設計工作”的狀況，隻要將“製作服務仕樣書”的工作進行分解，先完成“確定申請頁麵輸入項目的數量”這項工序，就可以開始網站設計的工作。

我的公司是如何實現“加班基本為零”的

將工作任務分解之後，還可以考慮將分解後的工作任務安排給時間比較充裕的成員。

因為項目的目標需要整個團隊一起完成。

所以，工作任務的延遲並不隻是一個人的問題，而是需要大家來一起共同承擔的問題。

不管多麽繁忙的項目，也不可能所有成員都在同一時間滿負荷運轉。

如果在相同的時間裏，A的工作任務是120%，而B的工作任務是80%，那麽將A多出來的20%工作分給B，就可以使兩人更加合理地安排工作時間。

這樣做不但能夠讓成員按時完成任務，還能使整個團隊的生產效率提升到最大。

我在經營的TORAIZ公司，會要求所有成員在早會上說明自己當天的工作安排。

如果有人的工作負擔較重，我就會將他的工作任務分一些給時間有富餘的人。有空閑的人也會主動申請幫他人分擔工作。

“我今天下午3點開始有半小時的空閑時間，我來負責會議準備的工作。”

■　工作任務出現延遲時的應對方法

“我下午4點的預約取消了，我可以去接待顧客。”

…………

早會還給大家提供了一個集思廣益的平台，可以讓大家一起想辦法解決那些獨自一人沒辦法解決的問題。

比如有人說：“顧客提出了這樣的問題，我不知道應該如何解決。”

於是就會有人告訴他：“以前我也遇到過類似的情況，隻要這樣回答就好。”像上麵這樣，將團隊成員的時間和智慧平均化，盡可能讓每個人都100%地運轉起來，就可以提高整個團隊的工作效率。

通過這些方法，我的公司基本上實現了“零加班”。

去年TORAIZ中心的加班時間為平均每個月4.08小時。以每個月工作20天來算，平均到每天的加班時間隻有12分鍾。

要想減少加班，“齊心合力”比“個人努力”更重要

最近在“工作方法改革”的呼聲下，很多企業都提出“減少加班”的口號。但絕大多數的人都隻想著“如何盡快做完自己的工作”，至於他人的工作，則認為是別人的責任，與自己無關。

個人的努力是有極限的。就算一個人拚命努力，能夠將原本需要10分鍾的輸入工作縮短到8分鍾，但要想讓他“在1分鍾之內做完”，是無論如何都不可能的。可如果將同樣的工作任務分配給10個人去做，就能夠在1分鍾之內完成。

真正的工作方法改革，不是依賴於個人的努力，而是通過對工作機製和資源分配的調整來提高工作效率。

在項目之中，項目經理就要發揮這樣的作用，促進成員間的相互合作，建立起有助於成員共同努力完成工作的環境和機製。

當然，就像我在“執行②”中提到過的那樣，有時候工作的延遲完全是個人的問題所導致的，必須具體問題具體分析。