常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方麵帶來負麵的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位職場同仁，不妨書寫一下自己的行動記錄，即記下幾點幾分到幾點幾分做了些什麽。以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”，即以每6分鍾為一單位，記錄各自的工作。實際做這種記錄的時候，你會發現可以獲得許多的額外信息，對於提高工作效率、有效地利用時間以及休息都非常有幫助。

善於抓住工作間隙或與人會麵前後的空當時間，日積月累之後便是可觀的幾十、甚至幾百小時，有效地運用這些時間很有用處。這類空當時間大致可分為前段空當時間、中段空當時間和後段空當時間3種。

前段空當時間一般是指與人約會、參加集會、出席會議、觀看戲劇或運動競賽等，應在約定時間前半小時到一小時之內到達目的地，而這段時間，就是所謂的“前段空當時間”。提前到達後，可到咖啡廳或其他安靜的休閑場所，趁機處理一些工作上的事，係統整理筆記本裏的文檔、看看書、思考新方案等。活用零碎時間至少有3項好處：提早出門，萬一遇到交通擁擠等情況時，仍能在約定時間前到達目的地，不會產生讓對方空等的尷尬；提早到達目的地，心情會較為悠閑輕鬆，可以自在地利用前段空當時間做事。

後段空當時間則是指在預定時刻前完成某項工作而出現的空閑時間。比方說，與人會談時，若言不及義、喋喋不休，再多的時間也浪費了，如能把握談話要領，言談簡要切題，就可將預定的會議時間節省半小時到一小時，而節省下來的時間，就成為自己的時間，可自由有效地運用。

前、後段空當時間，都是在有意識的計劃下產生的，而中段空當時間卻往往是偶然發生的。許多人常因事情尚未告一段落，情緒不穩，以致白白浪費了中段空當時間。因此，現在建議管理者可運用這段時間作情緒上的調整，或思考新的構想等。

利用空當時間的實質是：不要讓時間來支配你，而是做到你去支配時間。樹立這種積極意識後，必能將時間作有效的計劃分配，完成一些有意義的工作。在這方麵，有以下方法可供參考。

並列運籌法。即在某項鬆散活動進行期間同時開展另一項活動。例如著名電影藝術家夏衍在看一部片子之前，先把影片說明書拿來，對故事梗概先做個了解，然後設想，假使這個本子叫我來編，我該怎樣介紹人物，怎樣介紹時代背景，怎樣展開情節，怎樣表現人物性格，心裏打下一個腹稿。而在電影開演之後，他會一邊進行藝術欣賞，一邊進行學習。青年編輯王國憶，利用點滴時間勤奮學習多門外語，甚至碰到說話囉嗦的人就在心裏思考著如何將此人的空話譯成外語。辛勤付出自有收獲，他熟練地掌握了10多門外語。

交叉輪作法。即借鑒農業耕作中交叉輪作以提高產量的方法，把一天的活動內容交錯進行安排，以提高工作效率。人的大腦細胞長時間接受同一種信息刺激、長期持續同一個活動內容，會導致工作效率降低。如果將不同內容和方式的活動互相穿插起來，大腦中原有的興奮被抑製後，其他部位會出現新的興奮區，繼而讓我們重新煥發活力。為此，注意及時變換學習內容是必要的。例如，馬克思寫作時從來不是整天無休止地持續下去。當他寫累了，就做一會兒數學演算題，或到戶外散散步，或背誦一段莎士比亞劇本中的人物對話，或讀一會兒巴爾紮克的名著，再或者和孩子們玩上一會兒，然後繼續精力充沛地投入寫作。

定期盤點法。倉庫管理過程中，為了使貨物擺放更有秩序需要定期進行盤點。為了使時間使用更趨合理，我們也需定期對時間進行盤點，盤點始於計劃。外國時間利用專家指出，製訂計劃有兩種情況：一種是漫不經心的，比如業餘攝影愛好者捕捉了幾個大有希望的鏡頭就匆忙衝洗，可結果往往使他沮喪；另一種是嚴肅認真的，如同專業攝影師，不但事前認真選擇鏡頭，而且衝洗後還要仔細研究，經過剪接、曝光等一係列試驗，從中選出幾張最好的，再作加工，終於成為獲獎照片。有了計劃之後，就要盤點可以投入的時間，確定行事次序，規定完成的最後期限。每隔一段時間，對計劃進行重新評價，對投入的時間進行盤點。

遇事三問法。這種方法的要旨是以盡可能少的時間辦盡可能多的事情，從時間中節約時間。具體方法是，對除正當工作或學習內容以外的事情提出3個問題。一是能不能取消它？首先考慮做了這件事有多大價值，是否做了純粹就是浪費時間，是否有助於自己的核心目標和職業生涯的發展。如果不做這些事也不會對工作產生根本影響，那麽可以立刻停止它。二是能不能與別的事情進行合並？就是把能夠合並起來的事盡量合並起來辦。三是能不能以別的事情或方式取代它？用費時少的辦法代替費時多的辦法而同樣能達到目的，這才是上佳方案。德國化學家李比希有次去英國考察，到一家工廠參觀繪畫顏料“柏林藍”的配製過程。他見工人們先用藥水煮動物的血和皮，調製成“柏林藍”的原料，然後把原料溶液放在鐵鍋裏煮，用鐵棍長時間攪拌，邊攪邊把鐵鍋搗得哢哢響。李比希覺得很奇怪，一個工頭向他解釋道：“鍋裏的溶液在煮時，一定要用鐵棍使勁攪動，聲音越大說明‘柏林藍’的質量越好。”李比希不禁笑著跟他說：“其實這樣做完全沒必要，你隻要在‘柏林藍’原料裏加點含鐵的化合物就行了。你用鐵棍使勁攪拌，無非是想把鍋上的鐵屑磨下來，使它與原料化合成‘柏林藍’。這樣雖然能達到目的，但太費時啦！”工人們因為沒有開動腦筋，未對工序的必要性多問幾個為什麽，所以無形中白白浪費了大把時間。由此看來，遇事三問，從而采取正確的工作方法，改變不科學的工作程序，實在是從時間中節約時間，從時間中找時間的妙法。

集中思維法。“用誌不分，乃凝於神”。不管什麽事情，必須集中精力專心一誌才能做好。18世紀，法國啟蒙思想家、《百科全書》的組織者和主編狄德羅，在每次開始動筆寫作時，他的思想高度集中，有時甚至達到頭腦發熱的程度。由於他工作效率很高，從1746年正式接受編纂任務算起，至1780年發行最末一卷，在這30多年中，他不僅為《百科全書》承擔了大量的組織、編輯、審校工作，而且親自為該書的曆史、哲學、倫理、美學，尤其是應用科學撰寫了1000多篇文章和條文，監製了3000多幅插圖。與此同時，他還在哲學理論、文藝批評、戲劇藝術以及小說創作方麵留下了不少傑出的成果。

抓住最適點法。什麽是學習最適點呢？主要由一個人每天的學習時間與學習收效的關係而定。在一天之內，花費了一小時的學習時間就有一定收效，花了兩小時，就能學到更多的東西。但如果一天學20個小時，那麽你就會筋疲力盡，收效甚微。並非不停用功就是好事，要經常琢磨一下你的效率係數到底高不高，因為有用功等於時間乘效率係數。經常開夜車，死拚時間，到夜半三更頭昏眼花時還不睡覺，大腦的使用功率就快接近於零了，卻還堅持寫方案或做其他，能有效率嗎？中外成功者運籌時間的訣竅就在於使自己一天的工作、學習盡量接近最佳適度點。

一箭雙雕法。哲學家艾思奇，早年在日本留學時，除了鑽研他最喜歡的哲學功課外，還抽空努力學習日文課程，即使手不釋卷，他仍感到時間不夠用。怎樣才能提高學習效率，學到更多的知識呢？他創造了一種一箭雙雕的讀書方法。他買了一本日文版的《反杜林論》，一邊學日文，一邊學哲學，而後，又買了德文版的《反杜林論》。這樣，哲學、日文、德文3個方麵齊頭並進，既把《反杜林論》這本書讀透了，日文和德文同時也有了顯著提高。憑著獨特的時間利用技巧，他24歲就寫出了膾炙人口的《大眾哲學》，後來又著有《哲學與生活》這本影響頗深的哲學書。

按質用能法。俄國著名地理學家奧勃魯契夫，他在時間利用上也很有獨創性，他把自己的每個工作日的時間都分成“三天”。“第一天”是從早晨到下午2點，他認為這是最寶貴的時間，用來安排最重要的工作。“第二天”是從下午2點到晚上6點，在這段時間做比較輕鬆的工作，如寫書評或做各種筆記等。“第三天”是從晚上6點到夜裏12點，用來參加會議、看書等。奧勃魯契夫的“按質用能法”啟示我們，提高單位時間利用率，不應顧此失彼，而應以珍惜全部時間為前提。在學習和工作中，每個人都會有低效的時候。怎麽度過它？任它消耗或者坐等高效時間的到來都不可取，而是要像奧勃魯契夫那樣按質用能，合理組織時間能量利用過程，做到既提高單位時間利用率，又最大限度地開發時間能源。

“欲得必失法”。橋梁專家茅以升有個說法是“8不如2+6”，意思是說，如果每天能從8小時中花2小時用於學習新知識或自我提高，那麽“2＋6”的價值大於整個的“8”。1916年他考上清華大學後到美國康奈爾大學學習，一年後獲碩士學位。然後他到匹茲堡橋梁公司當工人，工作的同時每天晚上去加利基理工學院夜校學習。1919年，他從夜校畢業，成為這個學校曆史上第一個工學博士。茅老關於“8不如2＋6”的理論告訴我們一個運籌時間的哲理：學習沒忘工作實踐，工作實踐是提高學習效率的風帆；工作實踐中沒忘學習，學習又是提高工作效率的翅膀。

提高單位時間利用率的方法還很多，諸如掌握自己的生物時鍾，利用最佳時間法；轉換工作學習內容，爭取最佳效果法；掌握科學方法，取得最佳效率法；進行積極休息，贏得時間質量與數量的雙重優勢法等。

但是，沒有遠大的理想和明確的生活目標，即使你手裏掌握著運籌時間、提高時間效率的尖端技術，也會讓時間付之東流。

一位法國哲學家說過一句頗有哲理的話：“實際上，大多數人的幸福或不幸，主要在於這10個或12個小時使用是否巧妙。（指工作、學習時間）”讓我們學會巧妙運籌時間，向效率要時間吧！