時間管理中，隻要把日常工作格式化，就可以防止工作的錯誤與疏忽。為了使工作有效率地進行，最好把各種常規工作格式化，即把來自經驗的訣竅格式化。這麽做的話，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。這種工作格式化的思路和做法，在職場管理者和普通員工之間運用得較為普遍。不過格式化對高難度或者複雜的工作情況，則比較難以開展。
在日常工作中，有些管理者認為可以大幅度地活用格式化。實際上，由於下屬對業務不熟悉不明白，難免引起錯誤及疏忽，不僅限於專業工作，就是日常的工作也不能例外。例如，你在辦公室忙於緊急事務，委托別人替你聽電話，並要求記錄下電話的內容。如果等你看到記錄的內容後，不明白來電話者的意思，你就得去請教代勞者。類似的情況如果在一天裏發生幾次的話，你在時間管理上的損失就很驚人了。就算你能夠責備代勞者，也無法解決問題。但是，假如事前你提醒代勞者注意一下記錄電話的格式，那結果會是另外一種情況。在管理者的辦公室裏，從專業的審查書類的寫法，到電話的應答、郵件的處理等日常業務，都有規範的格式要求，而且全部的工作人員都應懂得其中的訣竅。每當有新職員進入公司，都必須弄懂所謂的“格式”。在決定格式之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待完整。不管期待如何的完整，仍然會發生意外的事情。因此，必須在這種情形下規定格式，經過實際運用後，再不斷地添加內容。
在格式規定上，不妨添加進一些平常不易注意到的細節信息。比如，對於某類要出門去辦的事，在格式上可以做出以下備注：走哪條路線最近，大約需要多少時間，哪個時段乘車去比較不擁擠，哪個受理窗口服務態度比較好等。這些看似不重要的信息，對順利、高效地辦理事情效果非常好。有些時候，由於忽略了某個細節信息而導致白跑一趟的事情也會發生，那樣的話豈不是對時間與精力的白白浪費？而若運用格式進行備忘的話，就如畫出了一幅指示到達某個目的地的地圖。為了讓人看得明白，必須像地圖上的標注那樣進行詳細說明。
另一方麵，對於經常重複的工作，隻要敢於懷疑，提出新的工作方法，就可以提高效率。很多人經常抱怨，上班所做的工作老是千篇一律，實在叫人提不起精神。依照上司的命令，遵照流程，我們大多人所從事的工作都是周而複始的，確實難以天天保持熱情高漲。不過，對於重複性工作，隻要不盲從一貫的做法，自己積極開動大腦想出一些新點子，工作也能夠使你感到趣味盎然。
還有，除了凡是有一定工作經驗的職場人，都應該清楚自己的精力能夠集中到什麽限度，才可以有針對性地提高效率。幹勁十足當然是好事，然而一個人能夠集中精力做事的時間總是有限度的。如果無視這點，隻一心一意地麵對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷地降低。你應該清楚自己在哪些時間段最能夠集中精力，然後將重點工作安排在這些時段，以便高效完成。
一般來說，一個人能夠持續集中注意力做一件事的時間，平均約為90分鍾。遵循此規律，學校的課堂時間，一部電影的放映時間都設定在90分鍾左右。當然，電影比較特殊，單部時間長度一般超過90分鍾。同時，根據工作內容和個人興趣的不同，每個人能夠集中精神的時間也存在差異。一個顯而易見的道理，對自己感興趣的事情，一般人都能做到集中精神兩三個小時。反之，越是自己不感興趣的東西便越不能對其全神貫注。無論興趣的有無，人在工作時總難免受環境影響，比如窗外突然響起的劇烈噪聲。
因此，我們要做的最重要的一件事，就是要學會從經驗中找到自己的精力活躍曲線。如果你認為自己集中精神的限度為60分鍾，那就全力投入於60分鍾的工作。工作一小時後就休息一會兒，待精力適度恢複之後，再集中精神接著工作，這樣，工作效率會在無形中得到提高。