“逝者如斯夫。”通常我們把時間比做流水,因為二者的確有諸多相似之處:永遠向前流動,流走了便不可能回來;主要沿著一個方向或路徑縱向流動,主要以長度而非寬度來計量。這就涉及本節要提出的“縱向”和“橫向”兩個時間維度。所謂“縱向”時間,就是時間從過去延續到現在直至將來,像單行道一般向前流動。而另一方麵,在相同的時刻裏時間在空間上向各個方向擴展,充滿在世界各處,這就是“橫向”時間。
“橫向”時間擁有強大的擴張力,從我們每個人的周圍到遙遠的邊際都被它充滿。因此,如果我們善於將時間向橫的方向推展,那麽“縱向”上被限製的時間便會大幅度地擴張開來。這便是“橫向”開發時間的一種策略。那麽我們可以怎麽做呢?
第一個方麵,是積極挑戰不同的世界。不同的世界並不就是指外國,也不隻限於場所。諸如自己不知道或未曾到過的場所,自己涉獵不多的某些知識領域,自己聽說但不了解的某個群體,性質完全不同的工作,行業完全不相關的人,未曾讀過的書,未曾做過的遊戲,第一次嚐到的菜肴……這些都算是不同的世界。
跟不同的世界接觸時得到的全新體驗會給我們帶來強烈的刺激。這種刺激就像一絲絲清爽的風,吹過平靜的心,吹落蒙在眼上的翳障,它將讓凝滯的時間重新活躍起來。同樣的一個小時、一天將因此而燦爛,讓人煥發活力與充實感。曾經受過挫折的人,不灰心,不沮喪,置身於另一個新天地,在那兒一切從頭開始,最後,終於獲得成功。像這種事情,在現實社會中經常發生。有些人為什麽能夠在新天地裏成功發達呢?不隻是靠意誌和決心。在新天地裏,舊時間流走,新時間開始。新時間使他們複生、改變,進而引導他們邁向成功。像這樣,出現在新的場所,進行新的接觸,品嚐新的體驗等,都能夠擴張時間、開發時間。
第二個方麵,是團隊精神。如果能夠好好運用“團隊精神”這種專門技術,管理者所能活用的橫向時間,便會飛躍性地擴張。在一個團隊中,針對不同職位的人所采取時間管理方式不同,隻有將團隊成員的優勢結合起來,團隊效率才能獲得整體提升。江先生是某電信公司湖北分公司的一位營銷總經理。以前他早晨是這樣開展工作的:上班後打開電子信箱查看要做的工作事項,然後對工作事項進行分類。需要直接執行的,就在緊接而來的晨會上布置給對應的人;而不需直接執行的,他就先考慮一下,隨後與老總商討一番再作安排。
這些任務是當天一早或頭天晚上北京營銷總部下達的。根據傳統的製度規定,一般是老總找營銷總經理談話,同時分派任務給他。在營銷總經理與老總探討的過程中,營銷部門下麵的員工隻能是等待。就是說,早晨上班後,因為任務沒安排下來,大家手頭無事可做,於是談談天、說說地,完全沒有進入狀態。
而經過製度調整後,現在的情況是,江先生可以在得到上級指令後,立即開始製訂具體計劃,指派下屬著手執行,然後再向老總匯報並作商討。以前下屬們的空白時段這下完全被利用起來了。時間就是從這些流程的細節中摳出來的。要搞好團隊時間管理,絕不是團隊領導或成員都去讀時間管理方麵的書就可以做到,它靠的是團隊績效的整體推進。在團隊或組織中,處於越高職位的管理者越應該注重對自身時間的管理。這不僅僅是因為管理層級受監控的環節更少,更在於管理層級要走出誤區:時間管理是針對下屬的,而不是自己。
時間作為一個無形的紐帶將整個團隊或組織聯係在一起,計劃是團隊時間管理的衡量標尺。如果你在計劃中僅僅提到“營銷經理在出發前安排好業務員的時間”,但沒有在計劃中安排讓業務員拿著一張“當日流程表”去照辦,他還是有60%以上的可能忘記預先安排好的時間。這樣的現象每天都發生在我們營銷組織的各個層級。同時,在執行過程中采用一些工具是保證時間管理的有效手段。如果你想替自己和下屬省時間,在執行中一定要準備一些工具性的東西,像剛才說的“當日流程表”就是,再比如一些市場分析工具或其他管理表格,這些日常性的管理工具能夠幫助我們的管理者真正地在執行過程中有效地監控整個團隊的時間利用的有效性。另外,應對迅速變化的環境,給靈活應變留出充足的時間,甚至是人力、物力上的資源,才能促使任務提前完成。
一個優秀的管理人員,在對團隊進行時間管理時,一定要充分估計可能遇到的意外,並提前製訂應變的計劃或方案,同時預留解決問題的時間並預留一些可控資源。相對於資源的預留,時間預留可控性相對較弱。最佳的時間預留有兩種方式:一是提前完成計劃中可控部分;二是為整體計劃做一定時間的預留。當然,這樣的預留,一定是管理者的事情,而不是要告知團隊整體人員的,這樣可以避免你的下屬在執行過程中有所依賴。時間、資源上在做計劃之初就有所預留,最終能夠讓你的團隊更具備靈活性,以提高團隊對環境變化的應對能力。
第三個方麵,善用時間工具。當今科技發達是可以利用的優勢,盡量多采用便利的機器、工具,讓時間橫向擴張。如電話、複印機、電腦、傳真機、微博、照片、視頻等。越來越先進的工具會大大縮短縱向時間(鍾表計時),像利用電話,就可以很快地跟不同的世界或相隔很遠的人通話,利用複印機,就可以讓更多的人同時閱讀到拷貝的文件或信息,還可以做為開發橫向時間的硬件設備。管理者應善用這些工具。