如前麵所述,計劃產出目標與策略,組織配置好人力與資源,領導須做出激勵與執行,而控製就要做到檢核與修正。所謂檢核,就是要比較目標與執行的差異,而修正就是找出差異的原因,並做出因應的對策,逐步修正,直到達成目標為止。

關於控製,有兩大法則,就是目標法則和時間法則。

一、目標法則:目標板管理

控製的第一要件,就是檢核比對計劃、目標及執行進度或結果的差異。在外企工作多年,我最常使用的就是目標板(KPI Dashboard),KPI就是關鍵績效指標(Key Performance Indicator),Dashboard就是儀表板,簡單地說,目標板就是一個隨時可拿來檢視目標達成進度的表格。

目標板範例如下:

●第一欄為員工:在此可寫上員工的姓名。

●第二欄為衡量三指標:一般分為財務、質量、項目。財務是指業績數字的目標;質量是指庫存、市占率或促銷報酬等操作指標;項目是指主管對員工另外指派的特殊任務,亦可說是一種Assignment(指派),它也是一種栽培(Development)員工的方式。

●第三欄為控製五步驟:放上目標,填上績效,比對差距,找出原因,提供對策。找出原因及提供對策是針對進度落後或沒達成目標才需要填的項目。

二、時間法則

1.輕重緩急四管理

大家或許對時間管理已經有一定程度的了解,在此我隻做架構性的重點提醒。我們可以用緊急程度跟重要程度將時間分為四大象限,進行輕重緩急四管理。我特別放上排序,是想要表達應該多花些時間做未來的事情(重要而不緊急),才能一直走在別人前麵。一樣的時間,隻是分配方式不一樣,結果就大不同。當你今天把明天的事做完,到了明天,除了事情早已在昨天完成之外,今天就是再檢查有沒有哪些地方要補強,多出時間便可再拿來做後天的事,這樣的良性循環及推演,要不成功也很難。

職場曆練多年,放眼望去,大多數人都把時間放在緊急的事,不管它重不重要,反正就是急……也難怪成功的人不多。所以說,人分三等人:上等人,明日事,今日畢;中等人,今日事,今日畢;下等人,昨日事,今日畢。

2.NLP時間線

在NLP神經語言程序學裏,有一種時間線的技巧,大意是說我們可以通過想象讓自己在時間線上自由移動。我們可以回到過去,找到一段充滿活力自信的自己,重溫放大那個感覺,然後把那股正麵力量帶回現在。當然也可以回到未來,找到一段想要的美好未來,倒推今天的自己該如何好好努力實現。

不管是時間管理或是時間線技巧,都是屬於一種控製,所以我把它歸在控製這個章節。NLP時間線在職場的應用有兩大技巧,一個是目標設定,一個是執行計劃。

①目標設定

不知道各位是否看過《回到未來》這部電影?片中男主角不小心搭乘時光機回到30年前,巧遇他的母親與父親,在陰差陽錯下,把30年前懦弱的父親變得很勇敢,再回到現代,他的父親已經完全變了一個人,變得既自信又有錢。而如果沒有時光機,又該如何來改變父親呢?

答案是30年前的父親應該要自己知道,如果再不改變懦弱的自己,那麽30年後一定還是很無能,所以應該把自己站在30年後,想象出一個30年後滿意的自己,然後倒推回今天,告訴今天的自己應該要做什麽,才能達到30年後滿意的自己。

如下圖,有三個口訣:1.回到未來,2.設定目標,3.改變現在。如果今天的狀況是X,自己也不想改變,那未來就是X1了;而如果你想要未來是Y1,那你一定要把自己從X先改變到Y,這樣Y1才有機會達到。職場也一樣,要先大膽勇敢地去想象未來的目標(假設想要年薪達到200萬元Y1),然後告訴現在的自己(年薪60萬元X),要好好努力做好準備(理想狀態Y),這樣將來才能順利達到Y1。

②執行計劃

接續上一個目標設定。當回到未來,設定了目標,也有意願改變現在,然後呢?有了意願還不夠,還要有一連串的執行計劃。

在職場上,NLP時間線執行計劃的口訣是:倒果為因,以終為始。也就是先把未來想要達到的目標設好,然後一段段倒著鋪陳,執行計劃,推估出每一個裏程碑該做的事。

如以下例子,我們希望在6月要達成新產品銷售目標,那麽從今天(1月到6月之間)便可倒著設立出每個階段的執行計劃(Action items),如果在2月沒做到招募渠道,我們就可大膽斷定6月的業績恐難達成。換句話說,若要如期在6月達成,那麽1到5月的子目標務必是使命必達。