無論是電子郵件，還是其它形式的書麵信函，可讀性都是至關重要的。
同學們可以遙控信息迅速地穿過光電網絡，可以通過印好的信紙發送信函，還可以使用校園櫥窗宣傳欄將自己的信息發布出去。然而，無論你最終選擇了哪種傳遞方式，你的信息本身都必須是可讀的。離開了可讀性，傳送方式再美妙，接收者都難以通暢地領會你的涵義，也不會對你的信息留下正麵的印象。
書寫郵件時心裏要有讀者，要考慮到他們的立場，信件的書寫要吻合他們的領會能力。盡量為讀者提供方便，同學要知道，你的讀者和你一樣，都是學習繁忙的人。所以你應該“KISS”你的信息：使之簡短而直白、言簡意駭。
◆信的開頭
同學們在寫信時，首先要在“給誰發信”(TO)欄中寫下收信人的名字或電子郵箱地址。同學們還可以在“抄送”或“暗送”欄裏添加一些名字(兩者的區別在於：“暗送”接收者的名字或地址不出現在“抄送”和“送達”接收者的郵件裏)。在你按下“發送”之前，再仔細檢查各欄目兩遍，以防你將本應該發給某人的信件發給另外一個人。
如果你想給地址簿或通訊欄裏的郵件地址發送信件，你必須確定這個地址是常用的。如果你時常需要用電子郵件傳遞一些重要信息，要注意加密，要防止郵件在未被對方看到之前就有人“捷足先登”了。
再來看看“主題欄”。就像報紙的大標題一樣。它是用來傳遞主題和信息要點的，同時也起到了吸引對方注意力的作用。當你所送達的接收者是多人時，盡量使主題的表述符合對方的口味。
如果你所傳遞的信息很緊急，最好做出標注。這時你可以在標題前注明“優先級”或“緊急”字眼。值得注意的是，你在使用這些標注時一定要慎之又慎。如果你的每一封信件都注明了“緊急”字樣，那麽你就會像傳說中那個喊“狼來了!”的孩子一樣，終將失去同學們的信任。當信息真的很緊急時，接收者也不會特別加以關注。還有一種可能，頻繁地使用“緊急”字眼還會使別人覺得你總是身處困境之中。尤其作為一名學生，不要讓人覺得無一是處。
別外，可以省略正式的稱謂，例如“敬愛的……”。盡管用親切地稱呼某人的名字作為開頭是一種禮貌的表示，但在這裏同學們完全沒有必要如此正式。盡量使用自己平時和他們講話時用的稱呼方式，這會使對方感到輕鬆。
◆信件的主體
將每封郵件限定於一個主題。下麵將介紹這樣做的理由。
假設同學們需要通知某人三個主題。
通知某人一次即將進行的一次夏令營。
他的反應：迅速地回複你。
詢問關於期末考試的相關情況。
他們的反應：將這條信息轉發給知道相關情況的人。
回答朋友關於學習方法的提問。
他們的反應：將信息複印下來並作為文件妥善保管。
如果同學們將以上三個主題都整合到一條信息中，那將會給接收者準確分離各項主題並有針對性地采取行動製造很大的麻煩。如果同學們將各項主題分開傳遞，那麽接收者回複起來就變得容易多了。同時，他們對各主題的回複也將分開傳遞，這反過來又會使自己的閱覽工作變得更加方便快捷。
所以，在同學們書寫一封電子郵件時，盡量使內容“先主後次”。這是由於我們往往習慣於記住我們讀到的第一句話和最後一句。所以盡量把最為重要的內容放在第一段。在接下來的段落裏，按著由重及輕的順序展開細節。在最後，要首尾呼應，將最重要的內容再用簡潔的語言重新強調一遍。
當你要求接收者采取某些行動時：
如果信件的長度適合，不致於超過一屏，那麽就把你的要求在結尾加以注明。
對於較長的信件，最好將你的要求在信的開頭就提出來。
關於這個問題，我們的解釋是：讀者們往往都希望在第一屏文字中就能把握信息所要傳達的全部要旨。他們往往不願意閱讀兩頁以上的長信件。如果你信件較長，可以考慮使用附件。
涉及到日期和時間問題，同學們的表述一定要確切。同學們自己可能非常清楚“星期一”或“下個月”是什麽意思，但這並不意味著每位同學都清楚。到底是哪一個星期一呢?你最好加上日期：“4月25日，星期一”對於“下個月”，同學們到底是指從明天開始算起的那個月份，還是指明天開始的月份之後的那個月?為了消除歧義，所以最好詳細加以說明。
◆結尾
省略正式的結束語。盡可能用一種禮貌的表達方式，例如“此致”或“謝謝你”、“再見”。
為對方回複自己的信件提供方便。傳統的備忘錄表格和信頭上都寫著方便讀者聯係自己的信息。然而在電子郵件上，惟一明顯的聯係信息就是你的郵件地址。但是如果接收者希望通過電話和你聯係呢?如果他們想給你發一件隔夜快遞呢?如果他們想把相關資料放在信箱裏呢?
如果同學們信件的接收者沒有自己的聯係方式，那麽就應該在信件結尾處注明自己的相關信息。這些信息應該包括電話號碼、分機號碼、傳真號碼以及詳細地址並注明你的街道地址，因為快遞服務機構並不會將物件投放到郵政物件箱中。你可以使用電子郵件程序自帶的簽名文件，非常容易地自動添加自己的聯係方式。
◆電郵格式優化
對於現今學習任務繁重，功課繁忙的學生來說，他們很少會逐字逐句地去閱讀任何形式的信件。大多數同學隻不過是大體地瀏覽一下信件的內容。因此，你的信件格式，必須能夠方便讀者迅速地找到幾個要點。
簡化每一段落。隻有一句話的段落可不可行呢?完全可行。
段與段之間要留出兩行的空隙。沒有這些段間空隙，對方就會很難區分出不同的要點。同時，它也充當了對方的視覺緩衝區。
使用圓點以區分不同的要點。
句首字母有時大寫，有時小寫。如果打字不是你的強項，那麽這樣做可能會減慢你的輸入速度。但是它確實使文章變得更加易讀。
不要通篇用大寫字體。大寫字體寫成的文章會使人讀起來非常累，而且會給人留下大聲叫喊的印象。對方會很奇怪，為什麽要對我這麽叫囂呢？!
不要將各句首字母都用小寫。這樣做會減慢讀者的閱讀速度。不同的句子會有堆集在一起的感覺，這會給閱讀帶來不必要的麻煩。它還能反映出你的粗心大意(或懶散的工作作風)。
限製使用粗體、斜體、下劃線或者根本就不使用它們。如果你過多地使用特殊效果，它們也就不再特殊；它們會使你的字跡看起來雜亂無章，防礙內容的清晰度。而且，有一些效果也並非在任何文體中都適合。
選用整潔、傳統的字體，如果你所選用的字體恰好是人們所熟悉的報紙或雜誌所采用的，那麽這篇文章的可讀性就會大大提高。如果你青睞一些怪異的字體，那就把它們留作你個人信件的選擇好了。
字號大小的選擇盡量不要小於十磅，最好是選十二磅。別人需要從各種閃爍狀況的計算機屏幕上讀取你的信件，如果你輸入的字號太小，別人看起來就會十分不便；字號太大，又會占用過多的空間。
將每行的字數控製在40到50之間。這是由於每行的字數越少，讀者瀏覽起來就越迅速。而且，由於讀者在閱讀時目光要從左邊的頁白處掃到右邊頁白處，這時每行越短，讀者掃視起來就越省眼睛。這可是長時間麵對計算機熒屏時需要考慮的一個重要因素。
當一封信件足以充滿兩屏或多屏時，你可以考慮用一張表格將其內容歸納進來——隻要這表格符合你的主題要求。把這個表格置於起始行的下麵。為了節省空間，將原來縱向排列的內容橫向排列。