◆回複

電子郵件使用者們認為，隻要他們一按“發送”，他們的信件就被發送出去了。所以他們望穿秋水般地等待著答複。但是信件被發送並不意味著信件被閱讀——得等到接收者將信件從郵箱裏拾起。在這一讀一回複的過程中，可能要經曆好長一段時間。

在某種程度上，對郵件回複的拖延實際上是對郵件使用初衷的一種極度無禮。養成每天查看兩遍郵箱的好習慣，早上起床時瀏覽一遍，晚上睡覺時瀏覽一遍，迅速地回複與有關的各種信件。

當發送人所要求的信息恰恰是你現在沒有的，同學們應該迅速地回複並確認你已經接收到他的要求。同時你還應該讓發信人知道最早在什麽時候你可以回複他所要求的信息。如果你沒有對他的第一封信表示確認，那麽他可能會失去等待的耐心或求助於其他人。

當使用“回複”選項回複發信人的信件時，請遵照下麵的指引：

將主題欄的內容保持原樣，不要去做任何改變。因為這個主題是發信人頭腦中留下的，便於他在接到你的回信時進行查證。

要想為你回複的要點寫上標題，可以使用正文區域頂端的“Re：”欄。

如果你隻打算先回複一部分，那就注明什麽時候你將回複其餘的部分。例如：

來自發信人：主題：明天課程安排表

你的回複：Re：第一部分

周明：

附件“SYSTESTS”大體介紹了課程表的第一部分內容。

9月17日，星期三，你將能收到第二部分。

把你的回複內容置於你先前接收到的內容之前。(你的電子郵件程序會自動完成這項工作。)不要將你的回複內容寫在發信人所寫內容之內。

維持原主題不變，如果你想就另外一個主題與發信人進行交流，那麽最好另發一封郵件。

◆傳真

隨著電子郵件使用量的增加，傳真的使用量不斷下降。但是傳真仍不失為一種普遍的溝通方式。由於係統的不兼容性而不便或不能使用電子郵件發送的規則列表和多頁文件，常常使用傳真來發送。同時也有一部分人對傳真情有獨鍾。

當你發送傳真時，可以遵照下麵的指示。

檢查一下文件的打印質量和字跡清晰度。用傳真發送對比度強烈的圖形要比發送彩圖或有陰影的圖形效果更好，發送白色背影下的黑色字體最為清晰。

如果你想使自己的傳真文件得到迅速的關注，最好事先給接收者打一個電話，禮貌地提示對方留意一下即將發送的傳真。

節約紙張。如果你所發送的信息恰好一頁，可以將“To／From”信息用方框框起來置於頁麵頂端。你要發送的信息位於它的下方。這樣就沒有必要再單獨使用一張印有“傳真”字樣的封麵。