在對項目的時間表進行管理時，最常用的工具是“甘特圖”。
甘特圖原本是工廠對生產活動進行管理時使用的圖表，它的橫軸表示時間，縱軸表示工作任務及負責人，使用它可以使各工序的進展情況一目了然。
不過我並不推薦使用甘特圖來進行時間表管理。
因為甘特圖雖然看上去一目了然，但在實際使用時卻非常麻煩。
在立項階段對工作任務進行整理，思考資源的分配方法時，用甘特圖確實比較方便。而在項目執行的過程中，用甘特圖對項目的進展情況進行管理則存在著許多的問題。
因為在實際的項目現場，總是會出現意料之外的情況。
比如原本以為隻有一個工作任務，但在實際作業的過程中卻分成了兩個工作任務，或者原本以為完全沒有關係的兩個工作任務，實際上卻存在著依賴關係，結果在實際執行的過程中就要經常對作業內容進行修改。
而甘特圖無法將這些實際的改動及時地反映出來。
雖然各項作業的負責人能夠第一時間修正自己工序的數據，但用甘特圖對整體數據進行管理卻要花費相當多的時間和精力。
甚至有些大規模的項目需要安排專門的負責人對甘特圖進行管理。
但這樣的項目畢竟數量不多，而且對於日常的“項目化工作”來說，本來就沒有使用甘特圖的必要。
那麽，有沒有更易於管理和修改的項目管理工具呢？
答案是肯定的，那就是“項目管理表”。
請看下麵的示例圖，項目管理表的結構非常簡單。
隻需要在“工作任務名稱”“成果”“完工時間”“負責人”各欄目中如實填寫上內容即可。需要注意的是，“成果”一欄要寫“名詞”，“負責人”一欄必須寫“姓名”。
對於項目經理來說，使用這個表格最大的好處就是可以節省時間和精力。
■ 項目管理表的示例圖
［管理係統升級項目］
製作時間：2018年8月21日 製作人：山田太郎
工作任務名稱成果完工時間負責人
管理係統谘詢谘詢對象與谘詢項目列表9月5日中村
總結報告9月12日中村
選擇係統公司候選企業名單9月19日木村
決定升級內容候選升級內容列表9月19日田中
總部長決策提案書得到總部長認可9月26日山田
確定仕樣書得到內部認可的仕樣書10月3日大澤
如果在每周的例會上都更新這個表格，並且將內容與所有人共享，那麽對於“誰，到什麽時候，做什麽”的最新狀況就能一目了然。
在每周一次的例會上更新表格，並且以表格上的時間為基準提交成果。然後在下一周的例會上繼續更新表格，再以表格上的時間為基準提交成果……隻要不斷進行這樣的循環，就可以使項目順利地向前推進。
由此可見，項目管理表具有讓成員行動起來的推進力。
將工作任務分解到“能夠在一周之內完成”的程度
可能很多人都不知道應該如何對工作任務進行細分和管理。
我的答案是，“以一周為單位進行細分和管理”。
為了讓所有的成員都能夠按時完成自己的工作任務，使項目能夠順利進展，就必須將工作任務分解到任何人都能夠切實完成的程度。
如果將大量的工作任務一下子分配出去，告訴成員“在一個月之內做完”，肯定會有人因為不善於製訂工作計劃，導致沒能按時完成。
但如果將工作任務分解到一周就能做完的程度再安排下去，基本上所有人都能按時完成。
即便是缺乏工作經驗的新人，也能夠將一周的工作任務安排得井井有條，比如“這份資料下周一要提交上去，所以要在周三之前收集信息，周四開始製作，周五完工”。
這就好像大鳥喂小鳥食物一樣，要先用嘴將食物咬碎再喂到小鳥的口中。項目經理為了讓工作能夠順利完成，也必須根據對方的能力和經驗來分配相應的工作任務。
是否應該給時間表留有餘地
還有一點非常關鍵。
那就是，“不要給時間表留有餘地”。
如果留有餘地，就會讓人失去努力的動力。
軟銀的傳統就是在最短時間內完成工作，所以從不考慮留餘地的事情。
孫社長自己就總是在100%地全速運轉。
不知道為什麽很多人都認為“應該給時間表留有餘地以防萬一”，如果留有餘地，最後肯定會將留出來的時間也全部用掉。
“服務在4月1日上線，為了留有餘地，將係統完成的截止日期定在3月15日。”
如果這樣說的話，肯定會有人認為“雖然說是3月15日截止，但隻要在3月31日之前完成就來得及”。
如果帶著這種“完全來得及”的心態工作，萬一在過了原定的截止日期之後又出現意料之外的問題導致返工，項目就很容易陷入死亡衝鋒的局麵。
為了避免出現這種情況，就必須杜絕“稍微推遲一點也沒關係”的鬆懈想法。
當然，可能也有些項目無論如何都需要留有餘地。但我個人認為，在絕大多數情況下，都不應該給時間表留有餘地。