整體即事物的全部，局部即事物的某一部分，從整體到局部，是觀察事物的邏輯順序，也是起草和修改文稿的一般規律。任何一篇文稿都是由主題、材料、結構、語言等基本要素組成，其中，結構是其他要素的組織形式，即我們通常所說的“框架”。框架的構建形態是邏輯思維的產物，體現的是邏輯的力量。框架穩，則一切順理成章；框架不穩，則一切顛倒錯亂。從這個意義上說，文稿的總體結構就是一個整體，各部分、各層次就是局部，處理好這二者之間的關係，對於搞好修改至關重要。這就像建造一幢房屋，首先要關注的是它的四梁八柱是否平衡協調、結實牢靠，然後才關注牆體、材料、門窗等具體方麵。
那麽，進入修改階段之後，如果發現結構上有問題，應該怎麽辦呢？首先要考慮的應該是總體結構，而不是某一層次、某一段落。比如：是不是層次安排不緊密、不連貫，造成鬆散零亂、表述不暢？是不是各層次、段落布局失當，造成不協調、不平衡？是不是主次不分，詳略不當，造成麵麵俱到、篇幅冗長？是不是各層次相互穿插、衝突，造成顛倒重複、纏夾不清？也就是說，隻有先從整體上分析把握，再來考慮局部的問題，才能改得順當。反之，如果先從局部改起，埋頭於單個段落、層次的增刪調改，等到發現與整體架構相衝突時，等於又要重改一遍，那就是自找麻煩、自討苦吃了。須知，某一個部分、一個層次、一個段落，孤立地看可能很美很精彩，但如果破壞了整體的一致性，或者遊離於整體之外，再美再精彩也是徒勞。
從修改實踐看，文稿的整體結構容易出現以下問題：
（一）結構不順當。按順序安排結構是最基本的要求，也是較為簡單、容易做到的。這同人們日常說話其實是一樣的，先說什麽、後說什麽，要合乎事理、順乎邏輯。文學作品中有順敘、倒敘、插敘手法，順敘即按照事件發生、過程、結果的順序來寫，倒敘即先寫事件結果、回頭再寫過程，插敘即在敘述過程中插入某一事件或情節、再回到主線。機關文稿與此不同，層次與段落原則上應按“順敘”的線條來設計，這是其文種性質和作用所決定的，也是人們閱讀、理解和執行所需要的。如果不是圍繞主題、按照邏輯關係來安排層次與段落順序，就會顛三倒四、語無倫次，給人以亂糟糟的感覺，影響文稿的質量與效力。
舉例說明：某篇文稿部署安排清理工業園區閑置土地工作，主題是：努力實現工業園區項目用地集約化、高效化。層次安排如下：第一，充分認識清理閑置土地的重要性、必要性；第二，讓園區土地向骨幹企業、優勢產業和高新技術項目集中，使之發揮出最大效益；第三，摸清園區閑置土地現狀，全麵細致，不留死角；第四，嚴格審批，強化監管，切實防止未批先用、批而不用、少批多用等現象的發生；第五，堅持依法辦事、分類施策，限時收回全部閑置土地。這裏的層次安排就有明顯問題，應當把第三層次調整為第二層次，第五層次調整為第三層次，第二層次調整為第四層次，第四層次調整為第五層次。這樣，各層次就是按照“提高認識→摸清現狀→依法清收→集約利用、做大產業→加強管理、以利今後”的順序依次展開、逐層深入，邏輯上就順當了。
還有因層次安排不當導致內容割裂的問題。比如一份群團工作經驗介紹材料，分措施和效果兩個部分，其中一條措施是努力爭取黨委重視，把群團工作列入黨建工作年度考評內容，但考評占多少分值呢？沒有接著說明，而出現在效果部分，“占5分”；又一條措施是整合資源、扶貧幫困，幾年來群團組織為困難群眾辦了很多好事實事，籌集了大筆幫扶資金，具體數字是多少呢？也沒有接著說明，而出現在效果部分，“辦好事實事2000餘件，幫扶資金達6000餘萬元”。為何這樣割裂開來表述？起草者的解釋是：把措施與效果分為兩個層次來寫，數字集中在一起更好看、更突出。這就人為地把前因後果拆散開了，而且難免出現文字重複。層次安排應服從內容表達的需要，而不是相反。
（二）結構不清晰。結構清晰的基本含義是，層次分明，脈絡清楚，內容安排有條不紊，讓人讀起來明白、輕鬆、不覺得累。結構不清晰有多種表現，比如：結構方式選用不當，縱式、橫式、統分結合式相互混雜，導致結構雜亂；該分段而不分段，該列項而不列項，黑壓壓、密匝匝一大片，導致眉目不清楚、條理性不強；各部分內容相互“跨界”，你中有我，我中有你，導致混雜不清。這些，都是修改中應予注意的。
舉例說明：某篇材料介紹抓農村基層黨建工作的做法與體會，層次安排是：1.堅持固本強基，嚴格落實基層黨建工作責任製；2.堅持問題導向，切實解決部分基層黨組織軟弱渙散問題；3.堅持抓班子、強隊伍，對不稱職者及時作出調整；4.堅持執政為民、全心全意為群眾辦實事、做好事、解難事；5.堅持密切聯係群眾，融洽黨群幹群關係；6.堅持真抓實幹，不斷提高基層黨組織的凝聚力、親和力、戰鬥力。這樣的層次安排，就出現了“跨界”的問題。其中，第二與第三層次、第四與第五層次，內容相互交織，不如分別合並；第六層次與前麵各層次本來是並列關係，但其語義又幾乎涵蓋了所有層次，不如取消，或者換之以更恰當的表述。看得出，按這樣的結構起草，感覺上應該是很痛苦的，同樣的內容這個層次要提到、那個層次又要提到，為了避免重複，又不得不絞盡腦汁在角度上、提法上、文字上變換花樣。如果層次設計一開始就是清晰的，這種現象就可以避免。
（三）結構不協調。結構協調，指的是層次安排與內容布局所體現出來的一種和諧美、平衡美、整體美，包括各層次的內部表達方式應保持大體一致，材料分布應按照有主有次、有重有輕、詳略得當、濃淡有致的原則來進行，防止出現失序、失衡的現象。這同樂團演奏有快有慢、有強有弱、有主旋律有和弦、有平緩有**，奏出來的音樂才會協和優美，是同樣的道理。文稿結構不協調有多種表現，比如：各層次篇幅安排失衡，長的太長，短的太短，導致有的部分顯得臃腫，有的部分又過於單薄；材料分布不科學，該詳寫的沒有詳寫，該略寫的沒有略寫，導致主次不分明，重點不突出；各層次內部結構和表達方式混亂，有的層次段落劃分較細，有的層次則較少分段或不分段，有的層次有二級小標題，有的層次應有而沒有二級小標題，有的層次較多使用序號，有的層次該用而未用序號，等等。這樣的結構，讓人一看就覺得不順眼、不舒服，表達效果肯定不好。
舉例說明：某篇講話稿部署安排工會工作改革創新，主題是“加強工會組織政治性、先進性、群眾性建設，努力開創新時期工會工作新局麵”，全文分為四個部分。第一部分小標題是“充分認識推進工會工作改革創新的重大意義”，用了三個二級小標題，包括政策解讀、理論闡述、現實分析等，花了一千多字；第二部分小標題是“落實中央、省委決策部署，精心謀劃和推進工會工作改革”，沒有用二級小標題，分三個段落表述改革工會組織形式、改革工作方式方法、改進工作作風等方麵目標任務和措施要求，花了近千字；第三部分小標題是“以改革創新為動力，全麵提升工會工作質量水平”，用了五個二級小標題，包括深入開展社會主義核心價值觀教育、全麵加強基層工會組織建設、深入開展社會主義勞動競賽、進一步做好職工維權工作、進一步做好困難職工幫扶工作，花了近三千字；第四部分小標題是“加強組織領導，確保改革創新各項任務全麵完成”，包括成立領導機構、明確職責分工、加強宣傳督導等，沒有用二級小標題，也沒有劃分段落，整個一大段寫下來，花了八百多字。不難看出，這就是結構不協調的問題。既然主題是改革創新，第一、二、四部分就是重點，應當展開寫、重點寫，而第二、四部分明顯單薄了些；第三部分多為常規性工作，與改革的關係不是太大，本來可以寫得簡約些，偏偏濃墨重彩展開寫。這樣，整個結構安排就顯得主次不分、詳略不當、比例失衡。或許，由於工會改革是一項新的工作，起草者對改革的具體內容和要求把握不全、不準、不深，覺得沒多少東西可寫，那就要通過學習有關文件、分析有關情況，予以充實、強化。另外，各層次在二級小標題的使用和段落劃分方麵也存在明顯差異，應以某種恰當的方式為主，進行統籌銜接，使之保持大體一致。
（四）結構不嚴謹。嚴謹，與前文所說順暢、清晰、協調幾方麵都有關係，這裏專指層次安排的嚴密、緊湊、渾然一體，不出現相互脫離、相互矛盾現象和多餘的東西。這就需要解決好起承轉合的問題。起承轉合原為古代詩文寫作結構章法術語，出自元代範德璣的《詩格》“作詩有四法：起要平直，承要舂容，轉要變化，合要淵永。”後泛指一切文章的結構章法。結構的嚴謹，離不開有效的起承轉合，包括銜接、過渡、照應等方麵。其中照應最為關鍵，它包括綱目照應、首尾照應、前後照應、點麵照應、虛實照應等，它所涉及的、關注的是全篇而不是局部，隻有搞好整體照應，才能達到結構嚴謹的目的。
比如綱目照應。主題是“綱”，層次是“目”，“目”必須始終圍繞、突出“綱”，包括一級、二級小標題，都不能偏離。偏離了，就散了、亂了。同時，“目”與“目”之間也要相互照應，各層次既相對獨立又密切關聯，共同為主題服務，防止任何層次或段落因相互衝突而導致“貌合神離”。
又如首尾照應。“首”開門見山、開宗明義、亮出主題，“尾”與之呼應，或歸納概括作出結論，或畫龍點睛升華主題，或緊扣主題發出號召，這樣就使全文結構顯得通透、完整。而有的文稿結尾設計不當，或者重複嘮叨，把前麵說過的某些話又搬過來再說一遍；或者節外生枝，把與主題無關或關係不大的事說上一大通；或者拖泥帶水，沒話找話，結而不止。這樣的結尾就起不到照應開頭的作用。
又如虛實照應。這種照應就是抽象的東西和具體的東西相互結合、融為一體，不可顧此失彼。我們常說文稿要有骨有肉、有說服力、有可讀性，其實都與虛實照應得緊不緊有關。比如闡釋道理，既有理論依據，又有事實印證；提出思路，既有主觀見解，又有客觀支撐；推廣經驗，既有精當概括，又有事例為證，這些都是虛實照應的表現。如果隻有虛而沒有實，或者隻有實而沒有虛，且不說內容的殘缺，首先在結構層次的安排上就是殘缺的。
再如前後照應。這是指的文稿的主體部分，前後各層次、段落的口徑和功能要保持一致、合乎邏輯。或者是前有因後有果、前有呼後有應，或者是後有結論前有依據、後有升華前有鋪墊，不能前後脫節、上下疏離。比如部署安排某項重要工作，提出思路和目標，前要有上級精神、形勢和現狀分析作依據，後要把具體做什麽、怎麽做寫清楚，這樣一環扣著一環，就顯得緊湊，邏輯性強。又如指出工作中存在的問題和不足，前麵羅列了現象，後麵要分析原因、剖析危害，進而作出結論，提出解決的辦法，這樣才能給人以完整、嚴密的印象，邏輯上才順理成章。
舉例說明：某篇扶貧工作總結材料，分做法和啟示兩大部分。做法部分分為四個層次：著力推進產業扶貧、著力改善生產生活基礎設施、著力抓好兜底保障、著力加強扶貧扶誌教育；啟示部分分三個層次：精準扶貧是關鍵、落實政策是根本、加強領導是保證。這裏就存在前後照應不夠、聯係不緊密的問題，特別是“精準扶貧是關鍵”這一條，做法部分沒有相對應的具體內容。精準扶貧指的是精確識別、精確幫扶、精確管理，解決好扶誰、誰扶、扶什麽、怎麽扶的問題，是有別於過去粗放式、“漫灌式”扶貧的科學扶貧方式。如果做法部分有這方麵的內容作鋪墊，這條啟示才是成立的。
（五）結構不“合體”。合體，指的是結構與材料相符，形式與內容統一。就像人們做衣服，首先要量身材高矮、三圍大小，量體裁衣，尺寸相符，穿起來才好看。反之，尺寸不相符，瘦個子穿寬大衣服，或者胖子穿緊身衣服，當然會顯得別扭、難看。文稿結構不合體，要害在於未能正確把握和處理形式與內容的關係，忽視內容的“高矮胖瘦”，而偏重考慮結構的所謂嚴謹、完整、勻稱，結構看上去完美無缺了，卻給內容的準確表達帶來了障礙。比如有的結構過寬過大，列出好多個層次，沒有那麽多實際內容可寫，隻好七拚八湊，使文稿變得長而空；有的結構過窄過小，裝不下實際內容，隻好削足適履，使內容表達不充分、不豐滿。特別是前一種情況較為普遍，有些同誌不管內容多少和表達需要，動不動就是一個龐大的框架，明明不需要那麽多層次而安排那麽多層次，明明不需要展開而展開，明明不應該麵麵俱到而麵麵俱到，好像架構不大、層次不多就顯示不出氣勢和分量，這就難怪某些文稿會變成“懶婆娘的裹腳布”，又長又臭。
舉例說明：某地政府就做好防汛工作發出緊急通知，這本來很簡單，把任務、目的、要求、相關注意事項講清楚就可以了。但初稿的框架拉得太大，分為提高思想認識、明確目標任務、落實領導責任、落實人力物力財力準備、及時排查隱患、落實各項防範措施、把人民群眾生命財產安全放在第一位、加強組織領導、加強督促檢查、嚴格責任追究等10個並列的層次，篇幅達到了五千餘字。有這個必要嗎？當然沒有必要，有些層次完全可以合並，直截了當、簡單明白，效果反而會更好。
再看一例：某地黨委的年度工作總結，主體部分設計了四個層次：一是以改革促發展，各項事業增添了新動能、取得了新成績；二是大力實施民生工程，群眾的幸福指數持續提高；三是堅持全麵從嚴治黨，為加快發展提供了堅強政治保證；四是宣傳思想工作、民主法治建設、信訪維穩和統戰等各項工作都取得了新的成績。這個結構設計與前例恰恰相反，太緊太窄，限製了某些內容的充分表述。黨委處於各項工作的核心領導地位，作為工作總結，主要工作應得到全麵客觀的反映，除了前三個層次外，宣傳思想工作、民主法治建設、信訪維穩和統戰這幾件關乎全局的工作應當安排合適的層次展開表述，不宜一筆帶過。否則，不僅影響總結的完整性，還會使有關分管領導和部門負責同誌有意見。或許起草者是為了減少層次、控製篇幅，但這要依據內容而定，該列多少層次就列多少層次，該搞多大框架就搞多大框架，不能強行壓縮。
（六）結構方法不靈活。這也是不少初稿存在的通病。文稿結構方法當然有一定的規律和模式可循，但並不意味著要千篇一律地固守某種套路。比如三段體、二段體或者多段體，又如先敘後議、先議後敘或者敘議結合，正所謂“文無定式”，完全可以根據內容和表達需要的不同而靈活掌握，因文製宜。固守模式的結果必然是結構的陳舊、雷同，這也是不少文稿令人生厭的重要原因。
舉例說明：某篇文稿部署安排新的一年農業農村工作，全文分為三大部分。第一部分是“充分認識做好新時期農業農村工作的重大意義”，下麵分了三個層次：做好新時期農業農村工作“是貫徹落實黨中央決策部署的迫切需要”“是全麵建成小康社會的迫切需要”“是實現農村社會和諧穩定的迫切需要”。第二部分是“全麵落實今年農業農村工作各項目標任務”，也分為三個層次：“深化農村改革，培育農業農村發展新動能”“優化農業結構，提升農業競爭力和農民收入水平”“實施鄉村振興戰略，促進農村社會全麵繁榮”。第三部分是“進一步加強對農業農村工作的領導”，還是分為三個層次：“把農業農村工作納入黨委政府重要議事日程”“動員各行各業支援農業”“加強督促檢查，確保任務落實”。這種結構方法相信讀者都熟悉，就是為許許多多機關文稿所沿用的“三段式”，大三套小三，小三裏邊還有小小三，從頭至尾都是三。“三”不是不可以用，關鍵是要視內容表達需要而用，需多少層次就安排多少個層次，不必凡文必“三”，夠不上“三”也非要擴展為“三”，超越了“三”也非要壓縮為“三”。或許，這隻是出於一種習慣，是為了結構的整齊勻稱，但完全沒有必要。在內容較多的情況下，如果老是沒完沒了地“三”，就顯得僵硬、呆板、做作，使內容表述的完整性、條理性受到破壞。像這份初稿的第二部分，農業農村工作要做的事情很多，如果三個層次能夠包容得下，當然是可以的，如果覺得包容不下，或者為了使層次劃分更清楚、更有條理，分為更多層次也是完全可以的，甚至把其中某個重要問題拉出來作為單獨一大部分也是可以的。比如“實施鄉村振興戰略”，這是新時期農業農村工作的總抓手，包含的具體內容很多，把它單獨列為一個大部分，不僅有東西可寫，還能使文稿更有時代感、新鮮感。
對文稿結構存在的種種問題，要采用不同的方法進行修改。比如：“調”，即調整，使之順當、緊湊；“補”，即增補，使之完整、協調；“變”，即改造，使之新穎、靈活；“換”，即拆除原有框架，重新構建。無論采用哪種方法，最根本的還是從整體上觀察把握，以整體涵蓋局部，以局部支撐整體，最終實現整體與局部、形式與內容的和諧統一。