標點符號本來也是書麵語言的有機組成部分，是文字表達不可缺少的輔助工具，為了說得更明白些，這裏就分開來說了。標點符號的作用就是標明句讀和語氣，其重要性不言而喻。大家都知道那個著名的例句：“下雨天留客天留我不留”，加上標點可表達七層意思：一是“下雨天留客，天留我不留”；二是“下雨天留客，天留我？不留”；三是“下雨天留客，天留我不？留”；四是“下雨，天留客，天留我不留”；五是“下雨天，留客天，留我？不留”；六是“下雨天，留客天；留我不？留”；七是“下雨天，留客天，留我不留”。一個小小的標點符號竟能把一句話變出這麽多意思，可見其作用之大。
為了規範標點符號使用，有關職能部門於1995年專門頒布《標點符號用法》，並將其編成便於誦讀和記憶的歌訣。這裏不妨抄錄一段，叫“標點符號順口溜”：
文章若要好，意明很重要。
停頓分清楚，語氣莫混淆。
標點使用好，句順意明了。
小不點兒妙，此歌請記牢。
引文特殊詞，豆芽上下掀。[“”引號]
文中要注解，彎彎兩半月。[（）括號]
意思還沒完，六點緊相連。[……省略號]
轉折或解釋，一橫添後邊。[——破折號]
起止與聯係，短橫插中間。[-連接號]
前後有分界，中間加圓點。[·間隔號]
書報和篇名，曲角鑲邊沿。[《》書名號]
特別強調處，圓點字下粘。[?著重號]
說完一句話，莫忘畫小圈。[。句號]
疑問與發問，耳下垂小圈。[？問號]
句中有停頓，豆芽跟後邊。[，逗號]
並列詞語間，點上瓜子點。[、頓號]
並列句子間，豆芽頂圓點。[；分號]
總括與提示，點兒上下疊。[：冒號]
命令與歡呼，滴水下屋簷。[！驚歎號]
還有一段更簡潔的，叫“標點符號歌”：
標點符號很重要，組成文章不可少，
該用哪種小符號，都要認真來思考。
話未說完用逗號，一句說完用句號，
喜怒哀樂感歎號，提出問題用問號，
並列詞語用頓號，並列分句用分號，
提示下文用冒號，對話引用加引號，
注釋進層破折號，書文名稱書名號，
意思省略省略號，表示注釋加括號。
真該感謝專家學者們的精心編撰和諄諄教誨。如果我們連標點符號都用不好，那真是愧對他們了。
但標點符號這“小不點兒”又偏偏容易被忽視。有些同誌以為，隻要文字好，標點符號怎麽用都沒關係，於是亂點亂戳，隨意為之。但“小不點兒”也不是那麽好惹的，你瞧不起它，它會冷不丁給你點顏色瞧瞧。有這樣一個例子：某同誌起草一份會議紀要，會議內容是研究老幹部局提出的有關事項，參會人員中有市委某副書記和三位退下來的老同誌。紀要寫道：“參加會議的有市委副書記××、××、××、××等老同誌這樣就把他們的身份搞混了這不是把三位老同誌又拉回一線當副書記了嗎？而真正的副書記明明還在位，怎麽又變成老同誌了？這就是標點符號亂用的結果，應將第一個頓號改為逗號或“和”字，就不會混淆了。
機關文稿中，省略號、破折號較少用到，容易用錯和亂用的標點符號有以下幾種：
逗號，它的作用是表示句中停頓。有些文稿該用逗號而不用，把句子拉得太長，如“事實證明不講政治遲早要出大問題”，“證明”和“政治”後麵應有逗號；有的不該用逗號又亂用，造成語氣不連貫，如“造成農民負擔過重，原因是，近幾年來，少數基層幹部，不注意學習和掌握黨的農村政策”，好像上氣不接下氣似的，第一個逗號可改為“的”字，第四個逗號可以不用。還有的把逗號與其他符號混用，如“不斷增強領導班子科學決策，駕馭困難複雜局麵，開拓創新，攻堅克難，綜合協調和組織管理的能力”，前麵幾個分句是作為定語修飾“能力”的，它們是並列關係，中間不能用逗號而應用頓號。又如“解放思想、真抓實幹、攻堅克難，為全麵完成今年經濟社會發展各項任務而努力奮鬥”，前三個短語不是並列關係而隻是句中停頓，不應用頓號而應用逗號。
頓號，它的作用是表示句中並列的詞或詞組間的停頓。這方麵最突出的問題是與逗號混用。如“勤勞，樸實，善良的中國人民”，3個形容詞之間是並列關係，應用頓號而不是逗號。又如“縣委常委、副縣長、人大正、副主任、政協正、副主席都要分別掛鉤聯係一個鄉鎮”，這簡直亂七八糟了，所有這些能成為並列關係嗎？“人大正”“政協正”怎麽解釋？應該把縣委常委、副縣長、副主任後麵的頓號改為逗號，這樣才可以區別開來。另外還有一個比較普遍的現象：凡帶引號並列的詞或短語，中間不應用頓號而用頓號，如“新長征路上，需要穿越新的‘雪山’、‘草地’，需要征服新的‘婁山關’、‘臘子口’，”引號已經把幾個詞斷開，頓號就是多餘的。並列的書名號之間也是如此，中間不需加頓號。
分號，它的作用是表示幾句話或幾層意思間的並列關係。這一點最容易與頓號、逗號的運用相混淆。如“處理好扶貧攻堅與全麵小康的關係；扶貧攻堅與區域經濟發展的關係；扶貧開發與農業綜合開發的關係”，這裏是一句話中幾層意思並列，用分號等於把意思割斷了，所以隻能用頓號或逗號。另外，有的該用分號而用了逗號，如“加強學習，才能增長知識，說到做到，才能取信於民，廉潔自律，才能樹立良好形象”，這裏本來是三層意思，每兩個短語表示一層意思，中間應該用分號，用逗號，意思的層次性就不明朗了。
句號，它的作用是表示一句話已經說完，下邊另起一句。但有些文稿該用句號時不用句號，如“要加強財源建設，千方百計做大財政蛋糕，積極實施科教興縣戰略，提高經濟增長的科技貢獻率”，前兩個分句是一層意思，這句話說完了，後麵應該用句號或分號而不是逗號。有的不該用句號又用了句號，如“要把工作重點放在抓改革上。以改革增活力、促發展”，這本來是同一句話，中間不應“句”斷，應改成逗號。另外，不少文件的“帽子”部分都出現這樣的句式：“為了……。現提出如下工作意見”，或者“根據……。特作如下決定”，這是一種介詞結構，句中不應用句號而應用逗號，因為話到此處還沒有說完。
引號，它的作用是引用某人、某篇文章的原話，或用於表示某個專用名詞。這方麵存在的問題是，有的該用引號而不用引號，如己所不欲，勿施於人；學而不思則罔，思而不學則殆，這是古人名言，引用時沒有引號。又如三嚴三實、兩學一做，都是特定的名詞簡稱，不用引號，既有失嚴肅，也容易讓人誤解。再如有些文稿中稱謂五老，其主流含義是指老幹部、老戰士、老專家、老教師、老勞模，不加引號，就容易產生歧義。與此相反，有的不該用引號而用了引號，如“大力實施‘民生工程’”“堅持‘實事求是’的思想路線”，中心語的意思人們都明白，不需用引號。
驚歎號，它的作用是加重語氣或表達某種強烈感情。機關文稿中用得較少，而且多半是結尾段發出號召、進行鼓動時用，如：“……不忘初心，牢記使命，繼續前進，為實現中華民族偉大複興中國夢而努力奮鬥！”領導講話中發出某種感歎、表達某種意誌或者抒發某種感情時，也偶爾會用到，如：“這種精神是何等的高尚！”“隻要我們敢幹、肯幹、能幹，就沒有幹不成的事業、過不去的難關！”除此之外，一般常用公文不宜用驚歎號，如工作請示的最後一句“以上請示當否，請批複！”好像在向上級下命令似的，這顯然不妥。又如工作通知中的一句話“全麵落實安全生產責任製，嚴防類似事件再次發生！”好像在那裏咬牙切齒似的。因為這類文稿不宜帶有感情色彩或鼓動性、號召性，用句號就可以，用驚歎號純屬“浪費表情”。
還有其他一些問題，如該用冒號而用逗號、該用書名號而用引號、該用疑問號而用驚歎號，等等。一句話，標點符號小而不小，當小心待之。