機關公文有廣義和狹義之分。廣義的公文包括法定公文和其他各類應用文，狹義的公文僅指法定公文。大量的應用文如領導講話、調研文章、議論文、經驗介紹材料等，沒有固定的格式，隻是寫作上有些共同的特點、規律、方式方法可循。而法定公文則有相對固定的格式。所謂格式，即公文擬製和處理的規則、法度、樣式。對此，中辦、國辦印發的《黨政機關公文處理工作條例》和國務院公布的《國家行政機關公文處理辦法》均作了明確規定，這些都是在長期公文寫作實踐中探索總結出來的規範化、標準化要求，是必須遵循、不可逾越的規矩。這裏僅從修改的角度，談談容易出現的幾方麵問題：

（一）關於文種使用的問題。法定公文種類包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批複、議案、函、紀要15種。也就是說，各級機關的公文不應出現除此之外的其他文種，否則有損公文的嚴肅性，也有損發文機關的權威和聲譽。這方麵容易出現的問題有：

一是混用文種。比如誤將“決定”當“決議”，或者誤將“決議”當“決定”。二者均用於表述重大決策或重要部署，不同之處在於，“決議”須經某種會議討論、並由多個主體表決通過，“決定”既可由會議討論通過，也可由一級黨政組織作出，二者不能混用。又如，有些初稿把適用於對重要問題提出見解和處理辦法的“意見”作為“決定”來寫，或者把適用於發布、傳達下級機關執行或周知事項的“通知”作為“意見”“決定”來寫，都是不恰當的。

二是錯用文種。比如這樣的標題“關於××××的請示報告”，這就是明顯的錯誤。“請示”適用於向上級機關請求指示或批準某一事項，“報告”適用於向上級機關匯報工作或反映情況，是作用截然不同的兩個文種。前者需要上級機關作出批複，後者則不需要批複，若把兩個文種混為一談，上級機關究竟批還是不批呢？或許，有些同誌的本意是以“報告”二字表示對上級的尊敬，但作為正式公文毫無必要。還有如“公告”“通告”“通報”等幾個文種，都是適用於在一定範圍內告知某一事項，但內容和作用各不相同，也應防止錯用。

三是生造文種。比如“關於要求增加我局領導班子職數的申請”“關於製止亂占耕地建房的指示”。沒有“申請”“指示”這兩個文種，不能生造。又如“關於開展××××專項行動的實施方案”“局機關財務管理細則”，“方案”“細則”不能作為文種直接下發，而應以“通知”名義印發。

（二）關於格式方麵的問題。格式包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、發文機關、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等，此外還有版式、用紙幅麵等諸多細節問題，稍不留心就容易出錯。比如字體字號方麵，有的不合乎規範要求；數字使用和成文日期方麵，有的把阿拉伯數字和中文數字混用；密級和緊急程度方麵，有的沒有標記，有的雖然標記了但不夠準確。這些問題的出現，都有損公文的嚴肅性。

（三）層次序數方麵的問題。序數的作用是使文稿層次分明、條理性強，使用時須合乎規範。《國家行政機關公文處理辦法》對此有明確規定：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。請注意：“一”後麵是頓號，“1”後麵是小圓點，“（一）”和“（1）”後麵不加標點符號。另外，文中用“首先”“其次”“再次”或“第一”“第二”“第三”表示順序時，應在其後邊分別用逗號；用“一是”“二是”“三是”表示順序時，可以分別用逗號，也可以直接連接下文；用“一要”“二要”“三要”表示順序時，後麵不用標點符號。

序數使用方麵常見的問題，首先是混用，比如“首先”“其次”“第三”“第四”，這用在口語體文稿中未嚐不可，用在正式公文中則應統一；其次是錯用，比如先“（一）”後“一”，或者先“（1）”後“1”，把層次顛倒了；再次是標點符號使用不當，比如在“（一）”“（1）”後麵加逗號或頓號，在“1”後麵用逗號或頓號而不是小圓點，在“第一”“第二”“第三”後麵用頓號而不是逗號，在“一”後麵用逗號而不是頓號。這些都是細微的差別，稍不留心就容易出錯。

（四）行文規則方麵的問題。行文應體現方向性、目的性，合乎特定的行文關係。上行文必須尊重上級機關的職責、權力和地位，做到語言得體、語氣謙敬；必須準確把握上下級機關的職能範圍、權限和層次，所報告的內容、請示的事項、提出的意見要與其緊密對應；必須做到一事一文，單頭主送。下行文要把握普發與非普發的界限，凡非普發的要明確主送受理機關，根據需要抄送相關機關；要把握行文機關職能界定，按照職能範圍行文；凡涉及多個部門職權範圍內的事務，須征得相關部門一致同意，不得由某一部門單獨行文；凡屬施治性下行文，還須體現權威性、指導性、目的性，做到表述準確、科學可行，不產生疑義和歧義。平行文作為平行機關、同級單位之間處理公務、聯係工作、溝通情況、協調關係的行文，必須尊重對方或有關各方的職責權利，必須以協商、禮貌、理解的口吻表達意見，必須明確表示各自的態度。

行文規則方麵也有不少容易出現的問題，比如不合乎隸屬關係，黨組織向行政組織行文、行政組織向黨組織行文、以組織名義向上級領導個人行文；黨政辦公室未經黨委、政府授權，或者文中未注明經黨委、政府同意，向下級黨委、政府發布指令性公文或在文中提出指令性要求；還有如越級行文、多頭主送，等等。

總之，文種格式事關公文的規範性、嚴肅性、權威性，修改時應一絲不苟，不出差錯。