（“能夠立即展開行動的會議”的5個技巧）
即便在例會上對工作任務的分配進行了調整，大家一起集思廣益地想辦法，有時候仍然會遇到無論如何都無法解決的課題。
這些課題屬於“項目經理權限內無法解決的問題”。
因此，應該立即與擁有解決問題權限的人進行交涉。既然僅憑項目經理一個人的力量無法改變現狀，那就應該盡快采取行動。
比如信息係統部門成員負責的工作任務出現了延遲。
在這種情況下，需要與信息係統部門的負責人進行交涉，讓他繼續增派人手支援項目。
如果對方說無法繼續增派人手，那就拜托他用部門的預算將一部分業務外包出去。
如果對方繼續說預算也不夠，那這個問題就屬於連職能部門負責人的權限也無法解決的問題。因此，必須找到擁有更多權限的項目負責人說明情況，尋找解決的辦法。
在這個時候，關鍵在於分清品質、期限、成本的優先順序。
“如果追加預算將係統開發的工作外包出去，就能夠在期限之內完成項目。如果不追加預算的話，就要將期限延長一個月。這個項目應該優先哪一個呢？”
像這樣將情況介紹清楚，接下來就要等待項目負責人做出判斷了。正如我在第二章中提到過的那樣，如何在品質、期限、成本三者之間找到平衡，最終是由項目負責人決定的。
如果負責人說“期限延長一些也沒關係，控製在預算之內”，那就照他說的做。
凡是項目經理權限之外的問題，都要找擁有相應權限的人做出決定。這是最基本的解決問題的方法。
除了像上述這樣隻需要找個別職能部門的負責人進行交涉就能解決的問題之外，還有需要將許多人召集到一起通過會議討論才能做出決策的問題。
比如，某個問題存在多個擁有權限的人，或者必須邀請企業外部的人來提供建議才能做出判斷等，都屬於這種情況。
在這種情況下，務必要在會議上當場得出結論，並且在會議結束之後立即開始行動。
日本的企業經常召開討論了半天卻沒有做出任何決定的、浪費時間的會議，一定要避免出現這種情況。
接下來，我就將為大家介紹“能夠立即展開行動的會議”的5個技巧。
這些技巧當然也能應用在例會上。
能夠立即展開行動的會議的技巧
1 召集所有擁有決策所需“權限”和“信息”的參與者
2 明確會議的議題，事先與參與者共享
3 將會議內容分為“報告”“決定”“待定”
4 明確“誰”“到什麽時候為止”“做什麽”
5 在會議的最後，全員共享會議記錄
（在會議記錄上寫明“分發對象”“出席者”“製作者”“製作日期”）
能夠立即展開行動的會議的技巧①
召集所有擁有決策所需“權限”和“信息”的參與者
做決策需要“權限”，而做出判斷則需要“信息”。
因此，要想在一次會議上當場得出結論，就必須讓擁有必要權限和信息的人都出席會議。
也就是說，讓“什麽人出席會議”是會議的關鍵。
“關於這件事，必須讓信息係統部門、營業部門、合規部門的負責人全部到場才能做出判斷。”
“關於這件事，必須找外包公司獲取信息才能做出判斷。”
這樣思考是為了找到得出結論需要的權限和信息，然後逆推出應該邀請哪些人出席會議。
如果必要的人物沒能出席會議，就無法在這次會議上當場得出結論，需要再次召開會議，白白浪費時間。為了避免出現這種情況，務必認真地進行會議準備。
能夠立即展開行動的會議的技巧②
明確會議的議題，事先與參與者共享
在召開會議之前，務必明確“這次會議要討論什麽議題”，並且事先告知出席者。
在會議的一開場，同樣要開門見山地提出會議的議題。
因為日本人都習慣了那種“沒有明確主題，莫名其妙結束”的會議，所以項目經理作為會議的舉辦者必須非常明確地將“在會議上務必針對這個主題得出結論”的信息傳達給所有人。
能夠立即展開行動的會議的技巧③
將會議內容分為“報告”“決定”“待定”
因為在會議上會提出各種各樣的意見，很容易出現信息混亂的情況。即便是同一件事，每個人的理解也可能是不同的。
有的部門認為已經“決定”的事項並開始行動，其他的部門卻認為“還沒有正式決定”“負責人沒有正式宣布OK”，而遲遲沒有開始行動。這樣的情況在任何企業中都十分常見。
一旦出現這種理解上的偏差，就很容易導致返工。
為了防止出現這種情況，項目經理應該將會議上提出的內容分為“報告”“決定”“待定”進行整理。
在製作會議記錄的時候，需要標明各個項目屬於上述三種的哪一種。
報告：期間限定的促銷活動獲得新顧客1.8萬人
決定：延長促銷時間（到今年6月30日為止）
待定：批準延長促銷時間的預算
當然，也要盡快召開將“待定”變為“決定”的會議。
能夠立即展開行動的會議的技巧④
明確“誰”“到什麽時候為止”“做什麽”
項目經理必須明確最終由“誰”“到什麽時候為止”“做什麽”。這件事不但要在每次的例會上進行確認，在召開其他會議的時候也要進行確認。
此外，在會議記錄上也要和項目管理表上一樣，將“成果”“負責人”“截止日期”都明確地寫出來。因為如果不明確上述內容，就無法促使人采取行動，所以不管任何會議都應該盡可能地落實到紙麵上，實現可視化。
能夠立即展開行動的會議的技巧⑤
在會議的最後，全員共享會議記錄
可能有人認為“會議記錄應該在會議結束之後製作，然後再發給出席者”，但為了讓會議上做出的決定能夠立即執行，會議記錄也必須在會議進行的過程中同步完成。
現在有很多可以即時製作會議記錄的工具，所以要想實現這一點並不困難。
如果有投影儀能夠將會議記錄的內容顯示在白板上，項目經理就可以在會議進行的過程中與全員共同確認決定的內容，保證所有人都達成一致之後，將會議記錄打印出來。
還有一種更簡單的信息共享方法，那就是用手機將白板上的內容拍攝下來，然後直接將照片發送給各個成員即可。
此外，項目經理也可以將精力都放在主持會議上，將製作會議記錄的工作交給其他人來完成，最後由全體成員對內容進行確認。
總之不管采取上述哪種方法，都要保證在會議結束時能夠將會議記錄的內容與全員共享。
在會議記錄上，需要寫明“分發對象”“出席者”“製作者”“製作日期”等內容。
會議上決定的內容是隻有出席者知道，還是包括項目負責人和職能部門的負責人在內都知道？在這兩種不同的情況下，出席者的工作態度也會發生不同的改變。
比如在後者的情況下，出席者會認為“既然負責人也知道，那我一定要按時完成任務”，所以在製作會議記錄的時候，一定要將分發對象寫清楚。
其次是寫明“出席者”的姓名，這樣有助於確認會議的決定是基於哪些權限和信息做出的。
當相關部門的負責人說“我沒聽說過這件事”的時候，還可以出示會議記錄告訴對方“課長代替部長出席會議時說了沒問題”，保證會議的決定都能夠順利地執行下去。
“製作者”的姓名和“製作日期”是為了明確職責所在而必須記錄的內容。雖然這是製作會議記錄時基本中的基本，但卻經常遭到忽視，所以請一定注意。