接下來，我將為大家介紹幾個能夠進一步提高例會效率的工具。
為了讓項目順利進行，必須提高例會的效率。
最近由於工作方法改革，想要將所有的相關者全都聚集在一起召開會議變得非常困難。有些成員因為需要照顧老人或小孩而隻能縮短出勤時間或者幹脆在家辦公，還有的時候需要在外地或海外分公司的成員參與會議。
在這個時候，使用以下工具可以極大地提升會議的效率。
Zoom
“Zoom”是非常方便的在線視頻會議係統，可以讓身處不同地方的人一起召開會議。
隻要有電腦、平板電腦或者智能手機就可以參與會議，最多支持100人同時在線。音質和畫質比Skype更好，連接也非常穩定。
在這個係統中可以共享PPT和白板，可以一邊添加、修改內容一邊討論。
會議的參與者無須支付任何費用，隻需要管理者注冊一個賬號，每個月支付15美元即可，成本非常低。
我的公司就經常使用Zoom召開在線會議。此外，每個月一次麵向員工的英語培訓，也是通過Zoom進行的。
利用在線會議工具，就可以讓在家辦公或在外地的成員也能參與例會。在希望企業外部的搭檔或客戶參與會議時，也能更容易邀請到他們。
為了節省時間、提高項目的整體效率，請充分利用這個工具。
雲端會議室
雲端會議室是可以多人在線語音聊天、共享文件，以及對工作任務進行管理的工具。
因為具有給成員安排工作任務、確認成員是否完成任務等功能，非常適合項目經理進行工作安排。
這款工具還可以設置分組聊天，讓負責不同工作任務的成員可以在自己的分組裏進行討論和交換信息。
■ 可以進行“在線會議”的工具
Zoom http：//zoom.us/
我的公司也經常使用這個在線會議係統。音質和畫質都很優秀，連接也非常穩定，除此之外還有“支持100人同時在線”“不需登錄”“全員都可以添加和修改內容的在線白板”“畫麵共享”“一鍵錄像”等非常方便的功能。
Mural http：//mural.co/
在線共享白板係統，參與者可以自由地在白板上粘貼圖片和文檔，在成員無法聚集在一起時，可以用這個在線白板係統來召開會議。
我為什麽幾乎不用電子郵件
我最近幾乎不怎麽用電子郵件了，主要用雲端會議室和臉書的短消息來進行聯係。因為後兩者比電子郵件用起來更方便，而且反應速度快。而且由於這些工具不支持輸入太多的字符，還能夠從根本上避免內容過於冗長的問題。
現在還有很多職場將電子郵件作為最基本的交流手段，但反複用郵件進行交流非常浪費時間。所以對於自己的項目，應該要求成員“盡量縮短郵件內容，複雜的事情最好當麵或者用電話解決”。
說起來，孫社長也經常提出“不要反複用郵件交流3次以上”的要求。
■ 可以進行“在線會議”的工具
雲端會議室 http：//go.chatwork.com/ja
對於公司內部的交流來說，使用聊天工具比郵件更加有效率。我的公司常用“雲端會議室（chatwork）”這個工具。這款工具可以按照項目和工作任務設置分組聊天，讓成員在自己的分組裏進行討論和交換信息。會議記錄也可以放在這裏。
Slack http：//slack.com/intl/ja-jp
這也是非常著名的商務用聊天工具（雲端會議室是日本企業開發的，Slack是美國開發的）。順帶一提，Slack得到了軟銀集團2.5億美元的投資，所以得到了業界的關注。