使用時間記事表是控製時間最有效的工具之一。不要把填寫這種表當作例行公事，它也是一種自我診斷與自我指導的方法，每隔幾個月，特別是當辦事效率減退時，更要采用這種方法來提高自己的辦事能力。使用這種記事表要比看起來容易得多。

製一張每日時間記事表，根據你自己的狀況不斷加以修正。這種表可以包括兩類：一類是“活動事項”，另一類是“業務功能”（活動目的）。把一天的辦公時間分為每15分鍾一個時間段，然後在上麵打兩個記號，每一類下麵各一個，並且按照需要，在“附注”欄中注明你確實做了些什麽。

你可以把這張表放在一邊的架子上，不使用的時候就看不到它，然後每半個小時左右（不超過1個小時）填寫一次。一天積累下來，填寫這張表大概隻要三四分鍾，但是它產生的效果卻極為驚人。

你會發現以前根本說不清楚時間究竟都用到哪裏去了，記憶力在這方麵是不可靠的，因為我們往往隻記得一天中最重要的事情——也就是我們完成了某些事情的時刻——而忽略掉我們浪費或未能有效利用的時間。那些瑣碎的事項，小小的分心都不太重要，所以我們也記不住。但這些正是我們最需要辨明並加以修正之處。

填寫這個表兩三天之後，就會驚訝地發現，有很多地方可以改進。例如，你可能會發現你以前並不知道你竟然花了那麽多的時間用於閱讀貿易刊物、報紙、報告等等，因此想找出一個辦法來減少用於這方麵的時間。也可能會驚訝地發現，你竟然花了那麽多時間用在赴約的路上，因此想辦法改進行程表，一次去幾個地方或多利用電話。你也可能會發現你把計劃15分鍾的喝咖啡、休息時間竟延長到40分鍾（從辦公桌到咖啡店的來回）。花40分鍾或許是值得的，但是隻有在你從文字記錄中確實看出你究竟用了多少時間之後，你才能夠判定它是不是值得花那麽多時間。

不過最重要的是，你會更驚訝地發現，你實際上隻用了一點點時間做你認為是最優先的事。而和你東奔西走地處理那些次優先的事務相比，你用於計劃、預估時間、探尋和利用機會，以及努力達到目標等等的時間真是太少了。時間記事表具有把冷水潑在頭上的效用，雖然一時間會感到不愉快，卻能使人清醒過來，並且重新振作起來。

我們每個人都需要自律，就應該學會繪製或填寫時間記事表。當真正做到之後，保證會出現一些驚喜的效果：在幾天以內，隻需用遠比自己想像中的時間少得多的時間來填寫記事表，它一定會為你使用時間指出重要的改進途徑。

今天就開始製定一張時間記事表吧！