很多人都會受到行動效率低的困擾。這裏有一個方法，幫助你提高行動效率。通過這個方法，我發現自己的行動效率更上了一層樓。
“外包”大腦
每天當我們拿起手機的時候，就會有千百條來自互聯網和各個軟件的信息映入眼簾。可能隨便打開一個軟件，一轉眼大半天工夫就過去了。當你放下手機，空虛感湧上心頭，才會發現，原來時間已經過去了這麽久。
過量的信息輸入搶奪了我們的專注力，造成了巨大的內耗。於是，我們總是丟三落四，計劃好一件事等到了時間又忘記自己該做什麽。同時，我們也會倍感焦慮，總覺得自己的努力跟不上時代發展的節奏。
在丹尼爾·列維汀的著作《有序》中，作者把這種信息爆炸時代的迷茫與焦慮的狀況稱為“心智失序”。而這本書就是解決這個問題的。
《有序》一書中提到了一個重要的觀點：把能“外包”的信息“外包”，讓“雲盤”幫你記憶。為什麽很多高層管理人員都需要秘書？因為他們每天要處理的信息實在是太多了，不僅僅要批複各種各樣的文件，還要開會和見客戶。如果這些信息全都用大腦記憶，很容易丟三落四，一不小心就會錯過重要的事情。而且我們大腦短時記憶的容量是有限的，記住這些瑣事會讓人感到心煩意亂，必然影響對重要事件的決策。所以，秘書會幫那些高層管理人員安排好工作、生活中的瑣事，幫他們預訂出差住的酒店，提醒他們幾點鍾要會客。這樣，他們就可以專心做重要的工作了。
想想看，你在學習和工作的時候，是不是經常被各種瑣事打擾？比如你剛到自習室想要看會兒書，結果室友就通過微信詢問你關於課後作業的事情；你正在撰寫重要的工作報告，結果同事來找你複印文件。等到他複印完，你已經忘記了自己剛剛的思路。
這些事情看起來沒占用多少時間，其實消耗了你非常多的精力。它們把整塊的時間切割成了細小的碎片，讓你無法全情投入，行動的效率也大打折扣。
每個人都需要一個幫自己安排工作、生活，告訴自己今天要做什麽事的秘書，也就是說，我們需要“外包”大腦。
GTD時間管理法
“外包”大腦的意思就是把需要腦子記住的事情讓其他東西幫你記住，相當於請了一個私人秘書。那麽怎樣才能把瑣事“外包”，騰空大腦，從而可以去做更重要的事呢？這裏，我給大家介紹GTD和番茄時鍾兩種時間管理法，配合時間管理軟件一起使用。
GTD是“Getting Things Done”的縮寫，意義“把任務完成”。它的核心觀點是在任何時候都要做到既高效又輕鬆。
我們平時感覺到焦慮，並不是因為工作量太大，而是因為大腦中想要做但是卻沒做的事情越來越多。往往這個時候你會為這些事情感到煩躁和焦頭爛額。解決的辦法就是清空大腦，把清空的東西“外包”出去。通過清空大腦，讓我們的大腦用來思考，而不是用來記事。清空大腦的方法如下。
1.收集
第一步是建立收集清單，對大腦中所有未完成的事情進行收集。任何想法，任何可能要做的事情，一旦出現，都先記錄下來。
2.存放
第二步是存放，把所有的事情都放在一個地方。GTD時間管理法的收集清單和普通的時間管理清單不同，它是完全收集所有要做但還未做的事情，無論大事還是小事，統統記在清單裏。這裏我通常會借助時間管理軟件來完成。
3.下一步行動
此時你存有很多煩瑣的事情，需要把這些事變成下一步行動。因為完成一件事往往需要很多步驟，而下一步行動就是你接下來要做的步驟。
比如說，如果“寫項目報告”是你的任務，下一步行動可能會是“發郵件，準備開個簡短會議”“詢問報告的要求”之類的事情。雖然要完成這些事項可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有需要你第一個去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在下一步行動的列表上。
比較好的做法就是把這些事項根據被完成的“情境”整理分類，例如“在辦公室”“用電話”“在商場”等。然後你可以把這些事情再分成哪些是必須要做的，哪些是可以不做的；哪些是必須要由本人完成的，哪些是可以由他人代辦的。你要給必須要做的任務一個期限，把它們寫在你的清單裏。
4.回顧
回顧，就是每隔一段時間，你需要反思自己的工作和生活，查漏補缺。每完成一件事，你就去看一眼時間管理清單，知道自己下一件事該做什麽。每天結束的時候，你可以對這一天的工作內容進行反思總結，看看哪裏的效率可以提升，哪些任務自己明明完成不了卻安排了。這樣你就會對自己完成任務的能力有一個係統的評估。等到下一次製訂計劃的時候，你就能做出相應的動態調整。
時間管理軟件
GTD時間管理法是原理，而時間管理軟件是幫助使用GTD時間管理法的有效工具。比如我負責好幾個工作項目，同時也有我私人的事情，我就把它們通過時間管理軟件分別建在不同的項目組中。每個項目又可以根據不同業務類型建立子模塊。在第一步的收集過程中，我們已經把所有的事都收集起來了，這時候再經過項目、子模塊兩次分類，就能做到不重不漏。然後在時間管理軟件的工作列表裏，就可以看到自己當天要完成的所有事情了。
隨著管理的項目越來越多，我需要打交道的人也變得越來越多，每天都被一大堆信息轟炸。這個時候，時間管理軟件的優越性就體現出來了。把所有事情“外包”以後，我的焦慮感也會降低。自從我開始不完全依靠大腦記事後，工作狀態也變得越來越專注。
記錄自己的時間
記錄自己的時間這種方法適合用在你還沒習慣管理時間的時候使用。剛開始列清單、定計劃的時候，其實你也不知道自己一天能做多少事，結果就會出現要麽安排的任務太少，要麽無法完成任務的情況。前者會導致你的時間白白荒廢，後者會讓你產生很強的挫敗感。遇到這些情況都很正常。我剛開始使用時間管理軟件也花了一些時間去適應。到現在有時候我還會出現任務量完不成、能力誤判的情況。
一開始的時候，你可能覺得自己完成某個任務隻需要兩個小時，就又給自己加了額外的兩個任務，結果第一項任務做了整整八個小時才完成。這時候你就需要記錄時間了。你可以用手機便簽記下自己從早上起床到晚上睡覺期間每一分鍾是怎麽度過的，每一段時間都做了什麽事情。通過這一過程，你就能夠發現自己的時間浪費在哪裏。
當你堅持用這種方法實踐一段時間後，就會發現自己的做事效率越來越高了。你不會再為沒完成任務而產生內疚感，因為你已經清晰地知道自己做每件事要花多長時間，每天有限的時間可以完成幾件事。到最後你可以精確地、高質量地完成清單上的所有任務。
番茄時鍾法
簡單來說，番茄時鍾法就是你準備好一個鬧鍾，定好25分鍾的時間。然後在這25分鍾裏，你不回郵件、不回信息、不和別人聊天、不玩手機，專心致誌地去做一件事。在這個過程中你什麽都不想，僅僅專注於眼前的事。等到25分鍾一到，你就休息5分鍾，然後再開始下一次專心工作。
而經過我改良的進階版番茄時鍾法，就是把番茄時鍾法和GTD時間管理法結合使用。在GTD時間管理法中，你已經知道了自己今天必須要完成的任務，然後預估每個任務要花的番茄鍾時間，以25分鍾的番茄鍾作為時間單位進行統計。
以番茄鍾作為時間單位有兩個好處：一是把大任務拆解為番茄鍾，這樣就成了一些小任務，可以有效緩解任務堆積帶來的焦慮感；二是以一個標準的番茄鍾計時，能建立起完成一個任務所花費的時間概念，也能讓你對自己的能力有一個係統性的評估。
番茄時鍾法著重強調要保證在25分鍾的時間內專注做同一件事情。這個時候你要給自己斷網，排除任何外界幹擾，然後戴上降噪耳機，讓自己進入一個無人打擾的專注世界。
但需要注意的是，我們平常除了一些簡單的、輕鬆的任務之外，還要做一些較為複雜的工作。就拿我來說，讀書是一個比較輕鬆的工作，但寫文章、寫項目計劃書、寫月報、帶團隊複盤等工作都很複雜。如果我寫完文章接著寫月報，將兩個複雜的任務安排在一起，可能哪一項任務完成的質量都不會很高。為了讓每一件事都能夠做得比較好，我就會選擇在複雜工作之後安排一些其他簡單的工作。
真正能夠提高效率的番茄時鍾法，不僅僅是簡單的“每工作25分鍾休息5分鍾”的執行步驟，還要配合GTD時間管理法的工作規劃，將複雜工作和簡單工作交替進行，才能夠達成最好的效果。